6 REDENEN OM EEN EVENTBUREAU in te schakelen

Zelf doen of uitbesteden? Dat is de hamvraag die heel veel bedrijven zich stellen als ze beslissen hun boodschap via een evenement te communiceren. Welke meerwaarde bieden eventbureaus tegenover een doe-het-zelfaanpak? 

EVENTS MET INHOUD               

Terwijl klanten vroeger tevreden waren met een goed georganiseerd feestje, moeten eventbureaus vandaag veel meer inhoud toevoegen aan het verhaal. Educatie en informatie, deelnemers aan een evenement moeten weten waar het bedrijf naartoe gaat, wat er van hen verwacht wordt, welke rol zij daarin spelen en hoe ze kunnen bijdragen aan het bereiken van vooropgestelde doelstellingen.

Het personeel moet zich ook kunnen vereenzelvigen met de firma, als ze geloven in het verhaal zullen ze ook gemotiveerder zijn om die doelstellingen te halen. Een eventbureau heeft de kennis in huis om alle deelaspecten van een evenement in het kader van die doelstelling(en) vorm te geven.

CREATIEve toets

Een eventbureau zorgt ook voor de nodige creatieve toets. Door haar ervaring en vakkennis, kan ze een sterk verhaal afleveren zodat de genodigden overtuigd huiswaarts keren. Eventbureaus kunnen zich perfect inleven in de leefwereld van de klanten. Een jarenlange samenwerking heeft dan ook zijn voordelen voor de klant.

Een eventbureau kent in dat geval het reilen en zeilen binnen de firma, de gevoeligheden, de noden, de verwachtingen en de obstakels. Waar staat de klant? Waar willen ze naartoe en wat is daarvoor nodig? Het vinden van de juiste antwoorden en die omzetten naar een mooi, inhoudelijk en creatief evenement is waar eventbureaus vandaag in gespecialiseerd zijn.

Sommige klanten staan zeker open voor zo’n langere relatie, zeker omdat ze intern niet langer de resources hebben. 

VINGER AAN DE POLS

Uiteraard is die kennis van het bedrijf ook intern aanwezig. Maar bij de organisatie van een evenement komt meer kijken dan alleen het bepalen van de inhoud. Eventbureaus hebben goede contacten met leveranciers uit diverse sectoren: cateraars, artiestenbureaus, hotels, venues, AV-specialisten, decorateurs … 

Door die goede, jarenlang opgebouwde relaties kunnen zij hun klanten ook een correcte offerte voorleggen, weten zij wat mogelijk is in dit hotel of die venue en hebben zij ook informatie over vernieuwingen of evoluties binnen die deelsectoren. Wat zijn de allernieuwste technieken op het vlak van registratie, presentatie, licht, video en geluid? Wat zijn de mogelijkheden als je je event hybride wilt maken? Eventbureaus houden de vinger aan de pols.

Eventbureaus hebben ook weet van alle kleine en grotere overheidsregels. Btw, administratie, GDPR, contracten, ventilatienormen … Bent u van alle grote en kleinere lettertjes op de hoogte? Eventbureaus die lid zijn van een vakvereniging worden intern voortdurend op de hoogte gehouden.

SNEL SCHAKELEN

Eventbureaus overleggen ook met plaatselijke overheden en veiligheidsdiensten om zeker te zijn dat er op de dag van het event geen onverwachtse problemen opduiken. Die nauwe band met alle spelers zorgt er ook voor dat ze die partijen snel bij elkaar kunnen brengen.

TIME IS MONEY

Tot slot, tijd! Een goed evenement steek je niet op 1-2-3 in elkaar. Wie dit toch intern wil houden, moet beseffen dat je één of zelfs meerdere personeelsleden voor meerdere uren, zelfs dagen niet zal kunnen inzetten voor andere taken. Ook dat kost geld.

duurzaamheid

Vandaag speelt duurzaamheid een heel belangrijke rol. Nieuwe duurzaamheidsregels worden opgelegd door de overheid, maar ook de publieke opinie is veranderd en gevoelig geworden voor bijvoorbeeld voedselverspilling en het gebruik van plastiek. Naar de stakeholders en het eigen personeel toe, kunnen bedrijven het zich vandaag ook gewoon niet meer permitteren om geen rekening te houden met deze nieuwe realiteit.

CommToZero

Binnen de marketing- en communicatiesector (ACC) werd alvast het CommToZeroproject opgestart, in samenwerking met de adverteerders en media. Deze Zero Greenwashing-richtlijnen (greenwashing is het stellen van misleidende duurzaamheidsdoelstellingen) zijn opgesteld door de World Federation of Advertisers (WFA) in overeenstemming met het Akkoord van Parijs en de Europese Green Deal, om best practices aan te moedigen in alle fases van de marketingwaardeketen.

De richtlijnen zijn aangepast aan België als lid van het ComToZeroplatform, een alliantie van de grootste spelers in de marcomsector. Het doel is een duurzamer consumentengedrag bevorderen, door de kracht van marketing als een katalysator voor positieve verandering te benutten, zowel intern als met de consument.

In tweede instantie wil men een betrouwbare marketingomgeving creëren, waar duurzaamheidsclaims eenvoudig onderbouwd kunnen worden zodat consumenten kunnen vertrouwen op de marketingboodschappen die hen bereiken.

En ten slotte moeten de koolstofemissies van de sector verminderd worden. Op termijn zal dit initiatief ook uitgerold worden in de eventsector.

Meer info: commtozero

Met medewerking van Cum Laude Events, d-side group, JADA Events en The Outsider