De nieuwe spelregels voor eventorganisatie in 2026

Waarom de juiste keuzes in technologie, beleving en locatie cruciaal zijn

Het internationale trendrapport What’s Trending 2026 van BCD Meetings & Events schetst een duidelijke richting voor de eventindustrie: efficiëntie, beleving en strategische keuzes zijn geen nice-to-haves meer, maar een absolute noodzaak. In een tijd van geopolitieke onzekerheid, economische druk en snel veranderende verwachtingen bij deelnemers moeten eventmanagers meer dan ooit het verschil maken.

1. Méér doen met minder

“Doing more with less” wordt wereldwijd het nieuwe mantra voor planners. Ook in België voelen bedrijven de impact van stijgende loonkosten, dure catering en hogere zaalhuur. Toch blijven evenementen essentieel, mits ze een duidelijke businessimpact aantonen.

ROI (Return on Investment) én ROE (Return on Experience) worden de nieuwe KPI’s. Events die bijdragen aan klantretentie, sales of merkversterking krijgen prioriteit. Generieke interne meetings verdwijnen of worden compacter georganiseerd in eigen kantoorruimtes.

Wat dit betekent voor planners:

• Bundel meerdere meetings rond een centraal eventmoment om reiskosten te drukken.
• Herbekijk je eventkalender kritisch: welke formats leveren écht iets op?

2. De opmars van hyperpersonalisatie

In 2026 is een event pas geslaagd als het een persoonlijke, memorabele ervaring biedt. Deelnemers verwachten een programma dat op maat gemaakt is, met netwerkkansen, storytelling en betekenisvolle interacties.

Technologie maakt dit mogelijk: AI-tools kunnen deelnemers koppelen op basis van interesses, gepersonaliseerde agenda’s opstellen en content aanbevelen. Denk aan:

• Een welkomstvideo op naam in de eventapp.
• Networking-pods op basis van matchingcriteria.
• Creatieve, onverwachte omkaderingen zoals silent disco-breakouts of wellnesszones.

In België kunnen verrassende locaties zoals een abdij, wijndomein of erfgoedsite hier perfect op inspelen.

3. Venue sourcing: méér dan een zaal boeken

Volgens het rapport verandert locatiekeuze fundamenteel. Planners zoeken naar “money can’t buy”-ervaringen en zetten in op beleving en duurzaamheid. Er is een duidelijke shift naar:

• Secundaire steden: minder druk en vaak betere prijs-kwaliteit (denk aan Mechelen, Luik of Kortrijk).
• Resort-achtige omgevingen: voor intensieve meerdaagse retreats.
• Locaties met ESG (Environmental, Social and Governance) en ethisch leveranciersbeleid: steeds belangrijker voor procurement-afdelingen.

AI-tools helpen bij deze zoektocht door realtime te filteren op stijl, duurzaamheidscertificaten en beschikbaarheid.

Tip: Combineer digitale tools met menselijke expertise via lokale venue finders of DMC’s om de perfecte match te vinden.

4. Tech & AI: niet hype, wel hefboom

Technologie verandert de rol van de eventplanner ingrijpend. AI gaat veel verder dan alleen agenda’s opstellen: het neemt repetitieve taken over en laat planners focussen op strategie en creatie. Denk aan:

• Automatische check-in via gezichtsherkenning.
• AI-chatbots die vragen beantwoorden voor én tijdens het event.
• Inzichten uit data-analyse over engagement en flow.

Maar de menselijke touch blijft essentieel: AI ondersteunt, maar vervangt geen creativiteit of empathie.

5. Evenementen worden strategische assets

In steeds meer bedrijven wordt de MICE-strategie (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) besproken op directieniveau. Events worden gezien als katalysator voor groei, cultuurverandering en klantrelaties. Dit leidt tot:

• Meer betrokkenheid van procurement, marketing en HR.
• Consolidatie van leveranciers.
• Meer aandacht voor risicobeheer, contractuele flexibiliteit en duurzaamheid.

Voor organisaties betekent dit dat events geïntegreerd moeten worden in bredere bedrijfsdoelstellingen — niet als kostenpost, maar als investering.

Van events naar impact

2026 wordt geen jaar van standaardisatie, maar van transformatie. Eventprofessionals die inzetten op strategisch denken, hyperpersonalisatie en slimme technologie, maken het verschil. Niet door groter te gaan, maar door bewuster te organiseren.

Checklist voor eventplanners in 2026:
-Meet je impact: gebruik ROI/ROE-parameters.
-Zet technologie in waar het versterkt, niet vervangt.
-Kies locaties met belevingswaarde én duurzaamheidslabel.
-Herbekijk je formats: focus op interactie en netwerk.
-Betrek andere afdelingen (procurement, HR, marketing).
-Denk langer vooruit: plan strategisch, niet ad hoc.