6 raisons de faire appel à une agence événementielle

S'en charger soi-même ou externaliser? C'est la grande question que se posent beaucoup d'entreprises lorsqu'elles décident de communiquer leur message par le biais d'un événement. Quelle valeur ajoutée les agences événementielles offrent-elles par rapport à une approche DIY?

des ÉVÉNEMENTS AVEC du CONTENU

Alors qu'autrefois, les clients se contentaient d'une fête bien organisée, aujourd'hui, les agences événementielles doivent ajouter beaucoup plus de contenu à l'événement. Education et information, les participants à l'événement doivent savoir vers quoi se dirige l'entreprise, ce que l'on attend d'eux, quel rôle ils jouent et comment ils peuvent contribuer à atteindre les objectifs fixés.

Le personnel doit également pouvoir s'identifier à l'entreprise. S'il croit en l'histoire, il sera plus motivé pour atteindre ces objectifs. Une agence événementielle possède les connaissances nécessaires pour façonner tous les sous-aspects d'un événement dans le cadre de cet ou ces objectifs.

touche créative

Une agence événementielle apporte également la touche créative nécessaire. Grâce à son expérience et à son expertise, elle peut raconter une histoire forte afin que les invités rentrent chez eux convaincus. Les agences événementielles ont une parfaite empathie avec l'univers des clients. Une coopération à long terme présente donc des avantages pour le client.

Une agence événementielle connaît les tenants et aboutissants de l'entreprise, ses sensibilités, ses besoins, ses attentes et ses obstacles. Quelle est la position du client? Vers où veut-il aller et que faut-il faire pour y parvenir? Trouver les bonnes réponses et les transformer en un bel événement, riche en contenu et créatif, voilà la spécialité des agences événementielles d'aujourd'hui.

Certains clients sont ouverts à une longue relation, surtout qu'ils ne disposent plus des ressources nécessaires en interne.

suivre de près ce qui se passe dans le secteur

Bien entendu, cette connaissance de l'entreprise est également disponible en interne. Mais l'organisation d'un événement ne se limite pas à déterminer son contenu. Les agences événementielles ont de bons contacts avec les fournisseurs de divers secteurs: traiteurs, agences d'artistes, hôtels, salles de spectacle, spécialistes de l'audiovisuel, décorateurs...

Grâce à ces bonnes relations, établies depuis de nombreuses années, elles peuvent proposer à leurs clients une offre correcte, elles savent ce qui est possible dans cet hôtel ou ce lieu et elles disposent également d'informations sur les innovations ou les développements dans ces sous-secteurs. Quelles sont les dernières techniques en matière d'enregistrement, de présentation, d'éclairage, de vidéo et de son? Quelles sont les options si vous souhaitez rendre votre événement hybride? Les agences événementielles suivent de près ce qui se passe dans le secteur.  

Les agences événementielles connaissent également toutes les réglementations gouvernementales, petites et grandes. TVA, administration, GDPR, contrats, normes de ventilation... êtes-vous au courant de tout, jusque dans les moindres détails? Les agences événementielles qui sont membres d'une association professionnelle sont constamment informées en interne.

rapidité

Les agences événementielles consultent également les autorités locales et les services de sécurité pour s'assurer qu'aucun problème inattendu ne survienne le jour de l'événement. Cette relation étroite avec tous les acteurs leur permet d'arriver à réunir toutes ces parties rapidement.

TIME IS MONEY

On ne monte pas un bon événement en claquant des doigts. Si vous souhaitez garder l'organisation en interne, vous devez savoir que vous ne pourrez pas affecter un ou plusieurs membres du personnel à d'autres tâches pendant plusieurs heures, voire plusieurs jours. Cela aussi coûte de l'argent.

durabilité

Aujourd'hui, la durabilité joue un rôle très important. De nouvelles règles de durabilité sont imposées par le gouvernement, mais l'opinion publique a également changé et est devenue sensible, par exemple, au gaspillage alimentaire et à l'utilisation du plastique. Vis-à-vis des parties prenantes et de leur propre personnel, les entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre de nier cette nouvelle réalité.

CommToZero

Dans le secteur du marketing et des communications (ACC), le projet CommToZero a déjà été lancé, en coopération avec les annonceurs et les médias. Ces lignes directrices 'Zéro Greenwashing' (le greenwashing consiste à fixer des objectifs de durabilité trompeurs) ont été élaborées par la World Federation of Advertisers (WFA) en conformité avec l'accord de Paris et le 'Green Deal' européen, afin d'encourager les bonnes pratiques à tous les stades de la chaîne de valeur du marketing.

Les lignes directrices sont adaptées à la Belgique en tant que membre de la plateforme ComToZero, une alliance des plus grands acteurs du secteur des communications. L'objectif est de promouvoir un comportement plus durable des consommateurs en exploitant le pouvoir du marketing comme catalyseur de changements positifs, tant en interne qu'auprès des consommateurs.

Deuxièmement, le but est de créer un environnement marketing de confiance, où les allégations de durabilité peuvent être facilement justifiées, de manière à ce que les consommateurs puissent faire confiance aux messages marketing qui leur parviennent.

Enfin, les émissions de carbone du secteur doivent être réduites. A terme, cette initiative sera également déployée dans le secteur de l'événementiel.

Plus d'informations: commtozero

Avec la collaboration de Cum Laude Events, d-side group, JADA Events et The Outsider