Comment organiser des évènements 'coronaproof' ?

Les présidents des syndicats s'expriment lors d'une rencontre sectorielle

Au début de l'épidémie de coronavirus dans notre pays, un certain nombre de syndicats ont uni leurs forces pour la première fois afin de défendre le secteur de l'événementiel. C'est ainsi qu'est née l'Alliance des Fédérations Belges de l'Événementiel. Au cours des derniers mois, l'Alliance a très souvent travaillé dans l'ombre et parfois sous les feux de la rampe. Afin de donner un aperçu de ce qui a été réalisé au cours des derniers mois et d'examiner les projets futurs, les présidents se sont réunis pour donner s'expliquer. Ils ont également donné de nombreux conseils pour organiser des évènements 'coronaproof'.

Participants
Emile de Cartier - président Febelux & Confederation Events 
Tom Bilsen - président BESA
Steven Droogers - président BECAS
Arnaud Tabéry - président UPT
Bert Knuts - président ACC Expert center Event Marketing

Nouvelles

Trop différencié

L'industrie admet volontiers que "nous avons été trop divisés et trop différenciés pour parler d'une seule et même voix. Par conséquent, le monde politique ne sait pas exactement quel secteur est concerné. En effet, même si le soudeur n'aura pas l'occasion de nous aider à monter un village de chapiteaux cette année, il pourra toujours exercer son métier ailleurs. Quiconque est actif dans ce secteur sait que la législation est extrêmement différente. L'ACC fait pression depuis plus longtemps qu'aujourd'hui pour élaborer une CCT distincte. Après tout, le code belge du travail n'est toujours pas adapté au secteur de l'événementiel. En Belgique, il existe une inégalité particulièrement importante entre les différents secteurs. Selon le secteur dans lequel vous souhaitez déployer votre personnel, vous devez tenir compte de différentes législations."

Nouvelle super-alliance

En outre, le gouvernement veut un interlocuteur unique avec lequel des accords peuvent être conclus pour l'ensemble du secteur, comme Horeca Vlaanderen ou Bouwunie. Toutefois, cela n'existe pas dans le secteur des manifestations et des réunions professionnelles. Pas encore. Sous la devise "ne jamais gaspiller une bonne crise", les spécialistes des salons professionnels, les organisateurs d'événements, les traiteurs et les professionnels de l'audiovisuel, entre autres, ont uni leurs forces. L'Alliance Belgian Event Federations (www.welovelive.eu) s'est tenue au-dessus de la police en pleine première vague corona pour défendre les intérêts communs et aider à trouver des solutions rapides. Après tout, le bon fonctionnement du secteur des évènements et des réunions est un bon baromètre de la reprise de l'économie (inter)nationale. Les fédérations suivantes sont immédiatement devenues membres :

-ACC Belgium: Association of Communication Companies (organisation faîtière qui regroupe les agences d'événements)
-BECA : Belgian Event Catering Association 
-BESA: Belgian Event Suppliers Association (chapiteaux, AV, mobilier, électricité, sécurité, etc.)
-Febelux : Association for the Live Communication Industry (secteur des salons et congrès)
-UPT : Union Professionnelle des Traiteurs

L'ambition de cette Event Alliance 2.0 est de devenir l'union des syndicats, et en ce sens la crise de la couronne est déjà un bon remède contre la fragmentation excessive qui a fait que pendant des décennies ce secteur n'a pas ou peu de poids dans l'échelle du lobbying. Cela va maintenant changer.

relachez doucement le frein à main

Pendant ce temps, la deuxième vague diminue également en poids, et les mesures se détendent à nouveau lentement mais sûrement. Le plus grand changement depuis le 1er septembre est que les évènements peuvent se dérouler en extérieur pour 400 personnes au lieu de 200, et en intérieur pour 200 personnes au lieu de 100. Une bonne nouvelle, surtout pour les grands halls, les salles de manifestations, les complexes d'exposition... Mais au final, la décision revient au bourgmestre. Ce qui est autorisé à Anvers peut être interdit à Bruxelles. D'autre part, les autorités locales peuvent également autoriser un plus grand nombre de personnes. En outre, depuis le 1er septembre, il n'est plus obligatoire de garder une distance d'un mètre et demi dans les centres culturels. Un accord a été conclu sur une distance d'environ 1 mètre dans tout le pays. En pratique, de nombreux centres culturels ne devront plus laisser qu'une seule place entre les spectateurs ou groupes de spectateurs, au lieu de deux.

des évènements Coronaproof

Comment organiser une réunion pour un petit groupe maintenant et dans les mois à venir ? Ou un grand évènement en plein air pour 400 personnes ? Comment commencer et que devez-vous prendre en compte ? Quelles sont les dispositions supplémentaires nécessaires pour rendre un évènement coronaportable ? Le modèle du CERM, Covid Event Risk Model, a été élaboré par la nouvelle Event Alliance et est soutenu par Toerisme Vlaanderen et la ministre flamande du tourisme Zuhal Demir. Les règles de base sont les suivantes :

Mesures d'hygiène : distanciation sociale, possibilités suffisantes de se laver et de se désinfecter les mains, disponibilité de masques buccaux si l'on ne peut respecter une distance de 1,5 mètre. Et évitez les accolades, les poignées de main et les bises.

Un maximum d'air frais à l'intérieur. Votre évènement est soumis une obligation de signalement : intérieur (200 p. max), extérieur (400 p. max). Pour les évènements en salle, il est préférable de veiller à un assainissement suffisant de l'air. Fournir autant d'air frais que possible. Vous pouvez ainsi minimiser ou éliminer les germes des surfaces et des bâtiments infectés. Cela implique un plus grand volume possible d'air extérieur. L'OMS (Organisation mondiale de la santé) recommande une fréquence de 6 à 12 changements d'air par heure. Un taux de renouvellement de l'air de 2,5 par heure garantit déjà l'élimination de 90% des virus présents dans l'air. En cas d'utilisation de la climatisation, il est recommandé d'activer le mode d'extraction. Évitez surtout la recirculation de l'air. Dans les petites pièces (vestiaires, toilettes, vestiaires, etc.), il est préférable d'éteindre les ventilo-convecteurs.

Prenez des précautions supplémentaires pour les personnes à risque : les personnes de plus de 65 ans, les diabétiques de type 2, les personnes obèses ou souffrant de problèmes pulmonaires, cardiaques ou rénaux et enfin les personnes dont le système immunitaire est affaibli.

Cela signifie qu'un petit cours de formation pour une vingtaine de personnes dans une petite salle de réunion est parfaitement possible, à condition de tenir compte de la distance d'un mètre et demi et des mesures d'hygiène. En d'autres termes, il faudra faire quelques calculs. Si vous savez combien de personnes participent, vous savez quelle doit être la taille de votre salle.

Modèle CERM

Si vous souhaitez organiser un évènement public ou d'entreprise de plus grande envergure aujourd'hui, vous pouvez faire scanner votre évènement à l'avance pour détecter les risques potentiels COVID 19 grâce au modèle CERM (www.coventeventriskmodel.be). Le modèle s'applique au tourisme, aux sports, aux évènements culturels et aux entreprises en Flandre, en Wallonie et à Bruxelles. Les organisateurs d'évènements scannent leur propre évènement à l'aide d'un simple questionnaire. Les risques sont déterminés par 20 paramètres connus qui réduisent ou augmentent le risque de propagation du virus. Ce modèle vous permet de déterminer le risque pour la sécurité de chaque événement, quels que soient le type, la taille, le nombre de participants ou l'organisateur. Si le résultat est négatif, l'organisateur peut prendre des mesures supplémentaires. Vous pouvez également consulter un code de conduite (COC) sur le site Web du CERM. Il contient de nombreuses directives qui aident à respecter les règles de sécurité.

Paramètres

Un exemple de ces paramètres est la densité d'une pièce. La densité est le nombre de personnes par zone, généralement exprimé en moyenne par mètre carré. Si vous devez garder une distance de 1,5 mètre, vos calculs s'emmêleront rapidement. Dans le modèle du CERM, cela devient 2 mètres sur 2, soit 4m². Mais cet espace de 4m² est-il toujours nécessaire ? Dans un couloir ou le long d'un mur dans le contexte de COVID-19, ce n'est pas le cas. Il suffit de prévoir une distance de 20 cm par rapport à un mur ou un obstacle. Si nous avons un itinéraire de marche à deux sens ou s'il est recommandé de marcher à deux le long de l'itinéraire, une largeur minimale de 2,90 mètres est suffisante, à moins qu'une séparation physique ne soit prévue jusqu'au dessus du niveau des yeux.

L'organisateur est responsable de la distanciation physique. Cela peut être fait par :
- Fournir un espace suffisant, ou
- Limiter le nombre de personnes.

La distance physique est assurée par :
- La sensibilisation et l'information par des hôtes formés
- La supervision et l'intervention des agents de sécurité privés

Les lieux où se déroule l'interaction avec d'autres personnes méritent une attention supplémentaire. C'est le cas pour :
- les endroits ou les sens de circulation se croisent
- les endroits où les sens de circulation convergent
- les endroits où les sens de circulation se font face
- tous les points où un service est fourni, tels que la réception, le contrôle de sécurité, l'enregistrement, les vestiaires, les installations sanitaires, les points de restauration ...

Chaque lieu doit donc être adapté à l'espace personnel de 4m². Non pas au moyen d'une moyenne, mais au moyen d'une enquête détaillée par sous-domaine de l'événement.

Quelle est la capacité de la salle ? Si nous connaissons la densité et l'espace de la pièce, nous devons nous assurer que la capacité de la pièce n'est jamais dépassée. Si vous le faites, vous devez alors éviter de mélanger ces groupes dans le temps et l'espace les uns avec les autres.

Un autre point est la restauration. La distribution de nourriture et de boissons se fait de préférence par service et non en libre-service. Seul le libre-service au moyen de distributeurs automatiques est possible. Les buffets sont à éviter, de même que la création de réseaux quelques instants après. Les entrées et les plats doivent être individuels. Le partage de la vaisselle est exclu. L'opérateur se lave et se désinfecte constamment les mains et porte un masque buccal. Désinfectez toujours les mains entre le moment où vous débarrassez les assiettes et celui où vous servez les plats préparés. Lorsque vous vous asseyez pour dîner, les précautions suivantes doivent être prises en compte :
- Les tables doivent être disposées de telle sorte que la distance entre les tables soit de 1,5 mètre. Le nombre de tableaux doit être adapté en conséquence.
- Un maximum de 10 personnes peuvent s'asseoir ensemble à une table.
- Pas de pots de beurre, de tonneaux de sel et de poivre, d'huile et de vinaigre, de bouteilles de ketchup, de paniers à pain, d'objets de décoration... La préférence doit être donnée aux portions emballées individuellement.
- Ne pas mettre de cartes de menu et de boissons qui peuvent être prises dans les mains des différents invités.
- Le débarrassage des tables doit être effectué de préférence par un membre permanent du personnel qui ne s'occupera que de cette tâche.

D'où viennent nos invités et qui sont-ils ? Les invités locaux posent moins de problèmes que les invités internationaux. Les groupes à risque en termes de santé doivent également être clairement identifiés.

Pendant un événement, il y a aussi beaucoup de mouvement. Comment organisez-vous votre gestion des foules ? Vous pouvez déterminer à l'avance quels sont vos points chauds, par exemple le bar, et créer vos itinéraires de circulation sur cette base.

L'enregistrement est peut-être devenu l'une des préoccupations les plus importantes. En effet, en cas de contamination, le système de suivi et de traçabilité entre en action ... Cela est également important pour pouvoir identifier la personne responsable de la contamination par la suite. Il ne doit pas nécessairement s'agir de l'organisateur. Nous savons qui étaient nos invités et nous pouvons les contacter. Il est nécessaire de disposer d'une base de données de tous les visiteurs et des membres de l'équipe. L'objectif est d'informer et de sensibiliser individuellement toutes les personnes sur les mesures prises avant, pendant et après l'événement. En outre, la pré-inscription est importante pour pouvoir s'adapter au nombre de visiteurs et ainsi appliquer une analyse de risque ciblée et une gestion de la foule.

Le modèle du CERM comprend également un certain nombre de choses pratiques, comme un protocole de nettoyage qui exige un nettoyage régulier non seulement avant mais aussi pendant l'événement. Les surfaces de contact doivent être désinfectées régulièrement.

Vert, orange ou rouge

Après avoir rempli vos paramètres en ligne, vous obtiendrez un score. Le vert est sûr, l'orange signifie que vous avez encore un certain nombre de mesures à prendre, le rouge signifie qu'il y a encore beaucoup de travail à faire. Si vous obtenez un score orange ou rouge, il est préférable d'ajouter les règles du COC. Ils vous guideront vers un score vert. Le COC décrit les risques et situations possibles avant, pendant et après un évènement dans le contexte spécifique de COVID-19. Il donne un aperçu des solutions et des réponses pour permettre aux évènements d'avoir lieu sous certaines conditions. Il s'agit d'un manuel qui établit un équilibre entre les principes théoriques et les conseils pratiques. Les principes, les mesures proposées et les meilleures pratiques du présent code de conduite ne sont pas tous directement et intégralement applicables à chaque événement. Le lieu, la conception du lieu ou du site, le type de visiteur, la nature de l'événement... jouent un rôle crucial. Les circonstances et les risques liés à un séminaire ou à une présentation de produit dans un hôtel sont très différents de ceux liés à une fête ou à un concert en plein air.

Sécurité, responsabilité, signalisation, communication

Un évènement totalement sans risque est une utopie. Ni dans les circonstances habituelles, ni dans cette réalité COVID-19. Toutefois, il faut envisager la réalité d'évènements présentant un "risque accepté". En utilisant le modèle CERM, tous les risques liés à COVID-19 peuvent être identifiés et les mesures du présent code de conduite peuvent être appliquées autant que possible pour minimiser et contrôler ces risques. Un évènement où des mesures suffisantes et correctes sont prises aura une image positive. Le visiteur est ainsi invité à profiter au maximum l'esprit tranquille.

Sécurité et responsabilité. Ce sont les 2 piliers centraux. De plus, il s'agit d'une responsabilité partagée. Il n'y a pas que l'organisateur qui doit prendre des mesures. Le visiteur, l'artiste ou le participant est également responsable. Il doit suivre les règlements imposés par le gouvernement. Toutefois, il est important que l'organisateur sensibilise clairement les visiteurs et leur rappelle leurs responsabilités. Une communication claire et ouverte avant et pendant l'évènement joue un rôle important à cet égard.

Enfin, la signalisation doit être claire et universelle ; cela s'applique plus que jamais. Elle doit informer et sensibiliser. Se laver les mains, porter un masque buccal, garder ses distances, circulation à sens unique, hygiène personnelle, etc. Toutes les règles doivent être correctement marquées. Les panneaux standard sont souvent déjà présents dans les lieux existants. Afin d'établir une distinction claire avec la signalisation temporaire COVID-19, un paquet de signalisation des évènements a été élaboré à cette fin, avec des pictogrammes reconnaissables et clairs, mais avec un style et une couleur uniformes, de sorte qu'il soit reconnaissable pour tous les événements. Les deux panneaux/écrans d'information et les autocollants au sol fonctionnent très bien.

Avenir

En attendant, bien sûr, le mal est fait, même si tôt ou tard, il y aura un vaccin. Les évènements internationaux sont exclus pour le moment. D'ailleurs, les entreprises ne permettent pas à leur personnel de voyager. Pour les évènements régionaux et nationaux, il faudra encore surmonter une fameuse vague de frilosité, tant de la part du public, pensez à la visite d'un salon dans une salle surpeuplée, que des organisateurs. Les évènements hybrides et numériques feront donc définitivement partie du secteur. Les outils technologiques nécessaires à cette fin sont plus que jamais disponibles. Toutefois, cela ne signifie pas que les évènements en direct sont hors de question. Au contraire. L'homme est un être social et a besoin de contacts. Le jour où les mesures de restauration ont été assouplies après la première vague, vous l'avez immédiatement vu. De plus, les évènements en direct peuvent faire beaucoup plus pour les visiteurs que leurs frères numériques. Dans le second cas, les évènements en direct peuvent charmer les visiteurs plus longtemps, au bout d'une heure et demie, un visiteur est généralement fatigué. Mais un bon mélange des deux attirera déjà plus d'invités qu'auparavant. De plus, le besoin de communication n'a jamais été aussi grand qu'aujourd'hui. Avec les employés ainsi qu'avec les clients et les fournisseurs. Le monde a changé irrévocablement.

Ce qui est également inévitable pour le moment, c'est l'augmentation du coût total. Si moins de personnes sont autorisées à assister à un évènement et que les coûts fixes restent inchangés, le coût par personne sera forcément plus élevé. Mais selon les porte-parole de l'Event Alliance, les prix ne subissent pas trop de pression pour le moment.