Hoe coronaproof events organiseren?

Voorzitters van vakverenigingen eventsector aan het woord

Bij het begin van de uitbraak van het coronavirus in ons land hebben enkele vakverenigingen voor het eerst de handen in elkaar geslagen om de eventsector te verdedigen. Zo werd de Alliantie van Belgische Eventfederaties geboren. Gedurende de voorbije maanden heeft de Alliantie heel vaak vanuit de schaduw gewerkt en soms in de schijnwerpers. Om inzicht te geven in wat er de voorbije maanden gerealiseerd is en een blik te werpen op de plannen voor de toekomst verzamelden de voorzitters om toelichting te geven. Hierbij werden ook heel wat tips aangereikt om coronaproof events te organiseren.

Aanwezigen:
Emile de Cartier  - voorzitter Febelux & Confederation Events 
Tom Bilsen - voorzitter BESA
Steven Droogers - voorzitter BECAS
Arnaud Tabéry - voorzitter UPT
Bert Knuts - voorzitter ACC Expert center Event Marketing

Actualiteit

Te gedifferentieerd

De sector geeft grif toe, “we zijn te verdeeld en te gedifferentieerd geweest om met een luide stem te kunnen spreken.” Waardoor de politieke wereld niet weet over welke sector het precies gaat. Een lasser gaat nu immers misschien niet aan de slag om mee te helpen een tentendorp uit de grond te stampen, maar hij kan wel elders nog zijn beroep uitoefenen. Wie in deze sector actief is, ontdekt dat de wetgeving enorm verschillend is. ACC is al langer dan vandaag aan het lobbyen om een aparte CAO op te stellen. De huidige Belgische arbeidswetgeving is immers nog steeds niet aangepast aan de evenementensector. In België bestaat er een bijzonder grote ongelijkheid tussen de verschillende sectoren. Afhankelijk van de sector waar je je personeel wilt inzetten, moet je rekening houden met een andere wetgeving.

Nieuwe super-alliantie

Daarnaast wil de overheid één gesprekspartner waarmee afspraken kunnen worden gemaakt voor de hele sector, zoals Horeca Vlaanderen of Bouwunie. Die bestaat in de sector van professionele events en vergaderingen echter niet. Nog niet. Onder het motto ‘never waste a good crisis’ hebben onder meer beursspecialisten, eventorganisatoren, cateraars en audiovisuele vaklui zich verenigd. De Alliance Belgian Event Federations (www.welovelive.eu) werd in volle eerste coronagolf boven de doopvont gehouden om de gemeenschappelijke belangen te verdedigen en mee te helpen zoeken naar snelle oplossingen. Want een goed draaiende event- en meetingindustrie is een goede barometer voor het herstel van de (inter)nationale economie. Volgende federaties werden meteen lid:

-ACC Belgium: Association of Communication Companies (overkoepelende organisatie waaronder eventbureaus vallen)
-BECAS: Belgian Event Catering Association
-BESA: Belgian Event Suppliers Association (tenten, AV, meubilair, electriciteit, veiligheid …)
-Febelux: Association for the Live Communication Industry (beurs- en congressector)
-UPT: Union Professionnelle des Traiteurs

Deze Event Alliance 2.0 heeft de ambitie om de vakvereniging der vakverenigingen te worden, en in die zin is de coronacrisis alvast een goede remedie tegen de té grote versnippering die er al decennia voor zorgt dat deze sector geen of weinig gewicht in de lobbyschaal kan leggen. Dat gaat nu dus veranderen.

Versoepelen met de handrem op

Ondertussen neemt ook de tweede golf af in gewicht, en worden maatregelen langzaam maar zeker weer wat versoepeld. De grootste verandering sinds 1 september is alvast dat events outdoor voor 400 in plaats van 200, en indoor voor 200 in plaats van 100 genodigden mogen doorgaan. Een beetje goed nieuws dus, vooral voor grote zalen, eventhallen, beurscomplexen … Maar finaal ligt de beslissing wel bij de burgemeester. Wat toegelaten wordt in Antwerpen, kan misschien verboden worden in Brussel. Lokale besturen kunnen anderzijds ook meer volk toelaten. Bovendien is het sinds 1 september niet langer verplicht om in culturele centra anderhalve meter afstand te houden. Er is een akkoord bereikt over 1 meter afstand in gans het land. In de praktijk zullen veel cultuurcentra nu nog slechts één stoel tussen toeschouwers of groepjes toeschouwers moeten laten, in plaats van twee.

Coronaproof organiseren

Hoe organiseer je nu en de komende maanden een bijeenkomst voor een kleine groep? Of een groots outdoorevent voor 400 man? Hoe begin je eraan en waar moet je rekening mee houden? Welke extra voorzieningen zijn nodig om momenteel een event coronaproof te laten verlopen? Het CERM-model, Covid Event Risk Model, werd opgesteld door de nieuwe Event Alliantie en wordt ondersteund door Toerisme Vlaanderen en Vlaams Minister van Toerisme Zuhal Demir. De basisregels zijn:

Hygiënische maatregelen: social distancing, voldoende mogelijkheden om handen te wassen en ontsmetten, zorgen voor mondmaskers indien geen 1,5 meter afstand bewaard kan worden. En voorkom knuffels, handshakes en kussen.

Organiseer beter outdoor dan indoor. Er geldt sowieso een meldingsplicht: indoor (200 p. max), outdoor (400 p. max). Bij indoorevents zorg je best voor voldoende luchtzuivering. Zorg voor zoveel mogelijk toevoer van verse lucht. Zo kan je ziektekiemen van besmette oppervlaktes en uit gebouwen minimaliseren of doen verdwijnen. Het gaat daarbij om een zo groot mogelijk volume aan buitenlucht. De WHO (World Health Organization) beveelt een frequentie van 6 tot 12 luchtverversingen per uur aan. Een luchtverversing van 2,5 per uur garandeert al een eliminatie van 90% virussen in de lucht. Bij gebruik van airconditioning wordt aangeraden de extractiemodus aan te zetten. Vermijd luchtrecirculatie, altijd en overal. In kleinere ruimtes (kleedkamers, toiletten, vestiaires ...) worden ventilatorconvectoren bij voorkeur uitgeschakeld.

Neem extra voorzorgsmaatregelen voor mensen die een risico vormen: +65-jarigen, diabetes type 2-patiënten, obesitas-patiënten of mensen die last hebben van longen, hart of nieren en ten slotte mensen met een verzwakt immuunsysteem.

Dit betekent dat een kleine opleiding voor pakweg 20 personen in een kleine vergaderzaal perfect mogelijk is, mits rekening gehouden wordt met de anderhalve meter afstand en de hygiënische voorzorgsmaatregelen. Met andere woorden is een beetje meer wiskunde nodig. Als je weet hoeveel personen aanwezig zullen zijn, weet je hoe groot je zaal moet zijn.

CERM-model

Wie vandaag een groter publiek of corporate event wil organiseren, kan zijn event dus vooraf laten scannen op potentiële COVID 19-gevaren dankzij het CERM-model (www.coventeventriskmodel.be). Het model is van toepassing op toeristische, sport-, culturele en corporate events in Vlaanderen, Wallonië en Brussel. Eventorganisatoren scannen hun eigen event via een eenvoudige vragenlijst. De risico’s worden bepaald door 20 bekende parameters die het risico op verspreiding van het virus verkleinen of vergroten. Dit model staat je toe om het veiligheidsrisico voor elk event te bepalen, ongeacht het type, de grootte, het aantal deelnemers of de organisator. Als de uitslag negatief is, kan de organisator aanvullende maatregelen nemen. Op de CERM-website kan je ook een Code Of Conduct (COC) raadplegen. Die bevat veel richtlijnen die helpen om aan de veiligheidsvoorschriften te voldoen.

Parameters

Een voorbeeld van de parameters is de densiteit van een zaal. Densiteit betekent het aantal personen per oppervlakte, meestal uitgedrukt als een gemiddelde per vierkante meter. Als je 1,5 meter afstand moet bewaren, kom je bij je berekeningen al gauw in de knoop. In het CERM-model wordt dat 2 op 2 meter, 4m² dus. Maar is deze ruimte van 4m² altijd nodig? In een corridor of langs een muur in de COVID-19 context is dit niet het geval. Het is voldoende om een afstand van 20 cm ten opzichte van een muur of obstakel te voorzien. Als we een looproute hebben met twee richtingen of waar het is aangewezen om met twee langs elkaar te lopen, is een minimale breedte van 2,90 meter voldoende, tenzij een fysieke afscheiding wordt voorzien tot boven ooghoogte.

De organisator is verantwoordelijk voor de physical distancing. Die kan worden gehouden door:
-Voldoende ruimte te voorzien, of
-Het aantal personen te limiteren

Physical distancing wordt gehouden door:
-Het sensibiliseren en informeren door sensibiliseringshosts
-Het toezien en interveniëren door bewakingsagenten

Locaties waar interactie met andere personen plaatsvindt, verdienen bijkomende aandacht. Dit zijn:
-plaatsen waar loopstromen elkaar kruisen
-plaatsen waar loopstromen samenvloeien
-plaatsen met tegengestelde loopstromen
-alle punten waar een service wordt verleend, zoals de ontvangstbalie, security check, check-in, cloakrooms, sanitaire voorzieningen, food & beveragepunten … 

Elke plek moet dus worden afgetoetst aan de persoonlijke ruimte van 4m². Niet door middel van een gemiddelde, maar door een detailonderzoek per deelzone van het evenement.

Wat is de capaciteit van de zaal? Als we de densiteit kennen, en we kennen de ruimte van de zaal, dan moeten we zorgen dat de capaciteit van de zaal nooit overschreden wordt. Als je dat toch doet, dan moet je voorkomen dat die groepen in tijd en ruimte met elkaar gemixt worden.

Een ander item is de catering. De distributie van voeding en dranken gebeurt bij voorkeur via bediening en niet via self-service. Enkel zelfbediening door middel van vending machines kan. Buffetten moeten vermeden worden, net als networkingmomenten achteraf. Hapjes en gerechten dienen individueel te zijn. Sharing gerechten zijn uitgesloten. De bediening wast en ontsmet voortdurend de handen en draagt een mondmasker. Desinfecteer steeds de handen tussen het afruimen van de borden en het opdienen van bereide gerechten. Bij een zittend dinner dient er rekening gehouden te worden met volgende voorzorgsmaatregelen:
-Tafels worden zo opgesteld dat de afstand van 1,5 meter tussen de tafels gewaarborgd is. Het aantal tafels moet hieraan aangepast worden.
-Er kunnen maximum 10 personen samen aan een tafel zitten.
-Op tafel géén boterpotjes, zout- en pepervaatjes, olie en azijn, ketchupflesjes, broodmandjes, siervoorwerpen … Geef de voorkeur aan individueel verpakte porties.
-Plaats geen menu- en drankenkaart die door de verschillende genodigden in handen genomen kan worden.
-Het afruimen van de tafels gebeurt bij voorkeur door een vast personeelslid dat enkel deze taak op zich neemt.

Waar komen onze gasten vandaan en wie zijn ze? Lokale gasten vormen een minder groot probleem dan internationale genodigden. Ook risicogroepen qua gezondheid moeten helder in kaart worden gebracht.

Tijdens een evenement is er ook veel beweging. Hoe organiseer je je crowd management? Je kan vooraf bepalen welke je hotspots zijn, bijvoorbeeld de bar, en op basis daarvan je looplijnen creëren. 

Registratie is misschien wel een van de belangrijkste aandachtspunten geworden. Vermits nadien, bij besmetting, het track & trace-verhaal in actie schiet … Dit is ook van belang om achteraf de verantwoordelijke voor de besmetting te kunnen aanduiden. Dat hoeft niet per se de organisator te zijn. We weten wie onze gasten waren en kunnen zo met hen in contact komen. Het beschikken over een database van alle bezoekers én crew is noodzakelijk. Dit heeft als doel vooraf, tijdens en na het event alle personen individueel te informeren en sensibiliseren over de maatregelen die worden getroffen. Daarnaast is pre-registratie van belang om te kunnen inspelen op het aantal bezoekers en zo een gerichte risicoanalyse en crowd management toe te passen.

In het CERM-model zitten ook een aantal praktische zaken, zoals een reinigingsprotocol waarbij niet alleen voor maar ook tijdens het event regelmatig gereinigd wordt. Contactoppervlaktes moeten regelmatig gedesinfecteerd worden.

Groen, oranje of rood

Nadat je je parameters online hebt ingevuld, krijg je een score. Groen is veilig, oranje betekent dat je nog een aantal maatregelen moet invoeren, rood betekent dat er nog heel wat werk aan de winkel is. Wie oranje of rood scoort, neemt er dan best even de COC-regels bij. Die zullen je begeleiden naar een groene score. De COC schetst de mogelijke risico’s en situaties voor, tijdens en na een event in de specifieke COVID-19-context. Hierbij wordt een overzicht van oplossingen en antwoorden aangereikt om events onder bepaalde voorwaarden te laten plaatsvinden. Het is een handleiding waarin het evenwicht wordt gezocht tussen theoretische principes en praktische tips. De principes, voorgestelde maatregelen en best practices in deze Code of Conduct zijn niet allemaal rechtstreeks en integraal toepasbaar op elk event. De locatie, het design van de venue of site, het type bezoeker, de aard van een evenement … spelen een cruciale rol. De omstandigheden en risico’s bij een seminarie of productvoorstelling in een hotel zijn nu eenmaal anders dan bij een feest of concert in openlucht.

Veiligheid, verantwoordelijkheid, signalisatie, communicatie

Een volledig risicovrij event is een utopie. Noch in de gebruikelijke omstandigheden, noch in deze COVID-19-realiteit. Wel moet een realiteit worden beoogd van events met een ‘aanvaard risico’. Door het gebruik van het CERM-model kunnen alle COVID-19 gerelateerde risico’s in kaart worden gebracht en de maatregelen van deze Code of Conduct maximaal worden toegepast om deze risico’s te minimaliseren en te controleren. Een event waar voldoende en correcte maatregelen worden genomen, krijgt een positieve uitstraling. Dit nodigt de bezoeker uit om maximaal zorgeloos te kunnen genieten.

Veiligheid en verantwoordelijkheid. Dat zijn dus de 2 centrale pijlers. Het is bovendien een gedeelde verantwoordelijkheid. Niet alleen de organisator moet maatregelen treffen. Ook de bezoeker, performer of deelnemer is aansprakelijk. Hij moet de regelgeving volgen die door de overheid wordt opgelegd. Echter is het wel van belang dat de organisator duidelijk sensibiliseert en de bezoekers wijst op hun verantwoordelijkheden. Hierbij speelt duidelijke en open communicatie voor en tijdens het event een belangrijke rol.

Ten slotte hoort signalisatie duidelijk en universeel te zijn; dit is meer dan ooit van toepassing. Ze moet informeren en sensibiliseren. Handen wassen, mondmaskers dragen, afstand bewaren, eenrichtingsverkeer, persoonlijke hygiëne, enz. Alle regels moeten correct aangeduid worden. In bestaande venues is vaak al standaard signalisatie aanwezig. Om duidelijk het onderscheid te maken met de tijdelijke COVID-19-signalisatie is hiervoor een Event Signalisatiepakket samengesteld met herkenbare en duidelijke pictogrammen maar met een uniforme stijl en kleur zodat het over alle events herkenbaar wordt. Zowel infopanelen/schermen als vloerstickers werken uitstekend.

Toekomst

Ondertussen is het kwaad natuurlijk geschied, ook al zal er vroeg of laat wel een vaccin zijn. Internationale evenementen zijn momenteel niet bestaande. Bedrijven laten hun personeel immers niet toe te reizen. Voor regionale en nationale evenementen moet nog een grote dosis koudwatervrees bij zowel publiek, denk maar aan een beursbezoek in een overvolle hal, als organisatoren overwonnen worden. Hybride en digitale events zullen daarom wel definitief deel uitmaken van de sector. De technologische tools hiervoor zijn nu meer dan ooit voorhanden. Dit betekent echter niet dat live events van de baan zijn. Integendeel. De mens is een sociaal wezen en heeft nood aan contact. Dag zag je meteen toen de horecamaatregelen na de eerste golf versoepeld werden. Live events kunnen bovendien veel meer teweegbrengen bij de bezoekers dan hun digitale broertjes. Na anderhalf uur is een bezoeker in het tweede geval meestal vermoeid, live events kunnen de bezoekers langer bekoren. Maar een goede mix van beiden zal alvast meer genodigden lokken dan vroeger. Er is bovendien nooit meer nood geweest aan communicatie dan vandaag. Zowel met medewerkers als met klanten en leveranciers. De wereld is onherroepelijk veranderd.

Wat voorlopig ook onvermijdelijk is, is het verhogen van het totale kostenplaatje. Als er minder mensen mogen aanwezig zijn op een event en de vaste kosten gelijk blijven, dan zal de kost per persoon sowieso hoger uitvallen. De prijzen worden niet gedrukt, zo wordt toch beweerd door de woordvoerders van de Event Alliantie.