klant wil terug live events, maar digitalisering is niet meer weg te denken

belangrijkste trends en evoluties binnen de eventsector

De eventsector heeft een paar bewogen jaren achter de rug. Tijdens corona was de sector de eerste die gesloten werd, en ook de laatste die terug openging. Daarna wou iedereen terug een event. Er was een nooit eerder geziene knaldrang onder de klanten. Ondertussen is ook de digitalisering niet blijven stilstaan en krijgen nieuwe technologieën alsmaar meer belang. Maar ook milieubewustzijn, zorgen om duurzaamheid en 'event waste' zijn hot topics. 

Terug naar live

Knaldrang

Er is enerzijds wel veel veranderd sinds het precoronatijdperk, maar anderzijds ook weer niet. Na corona werd hier en daar wel gedacht dat alles digitaal zou verlopen en dat dat ook wel zo zou blijven, of ten minste hybride. In 2022, toen de sector terug actief werd, viel op dat iedereen terug live wilde gaan. Sommige bureaus tekenden, als gevolg van die ongelooflijke 'knaldrang', een verdubbeling van hun omzet op ten opzichte van 2019: 85% was live, 10% digitaal en 5% hybride.

2023 was voor veel bureaus een nog beter jaar dan het voorafgaande knaldrangjaar. Daaruit kan je besluiten dat veel bedrijven evenementiële communicatie nog steeds heel belangrijk vinden in hun communicatiemix. Ondertussen is hybride wel wat terug, vooral bij internationaal opererende bedrijven, of zelfs helemaal online.

No-shows

Kleinere, nationaal werkende firma's en vooral kmo's vrezen bij hybride formats een miniemere opkomst voor het livegedeelte. Meestal wil men toch live bij de klant zijn, om de boodschap zo goed mogelijk over te brengen. Hybride vergroot de kans op no-shows, de kans dat veel deelnemers finaal toch van thuis uit een meeting of congres bijwonen.

Inspiratie via AV

En die boodschap live overbrengen wordt ook vergemakkelijkt door de snelle evolutie binnen audiovisuele technieken. Die zorgen alvast voor meer beleving, zoals het recent geopende MSG Sphere in Las Vegas bewijst. Nieuwe AV-technieken helpen om je deelnemers mee te krijgen in je verhaal. Om ze nog meer te inspireren.

Digitalisering

privacy

Een grote invloed op alles, en dus ook op de eventsector, is de razendsnelle digitalisering en/of automatisering van bepaalde processen. Wat specifieke eventorganisatie betreft, begon alles met voorzichtige stappen in het digitaal inschrijven en registreren van bezoekers.

Vandaag spreken we al over facial recognition, handpalmtechnologie en uiteraard ... artificiële intelligentie. Een rem op de snelheid waarmee dit allemaal evolueert, is de privacy. Binnen bedrijven zelf wordt het privacybeleid alsmaar strenger, en ook de overheid beseft dat regelgeving noodzakelijk is. 

Rebel

Maar de AI-trein is zeker vertrokken en kan niet meer gestopt worden. Op het vlak van eventorganisatie en conceptvormgeving staat het misschien nog in zijn kinderschoenen, maar binnen 5 jaar zal AI waarschijnlijk volledig geïntegreerd zijn in diverse sectoren en zal de eventsector niet achterblijven. Ondanks het feit dat zij ook in dit verhaal wat meer rebel zijn dan anderen. Want zij willen in eerste instantie een 'gevoel' creëren.

Gevaren

Die digitaliserings(r)evolutie heeft ook een negatieve kant. Vandaag moet iedereen opletten wat hij of zij zegt, doet en deelt. Alles wordt gefilmd en meteen online gedeeld. Er is veel onzekerheid, verzuring, en dat sijpelt door naar de beslissingen van bedrijven die meer en langer twijfelen. Ook door wat er in de internationale politiek gebeurt.

Die negatieve evolutie zie je ook in de eventbeleving op zich. In plaats van zelf zoveel mogelijk te genieten, lijken deelnemers vooral bezig te zijn met hun eigen publiek, en hoe ze hén kunnen doen genieten.

Duurzaamheid

Reduce. Reuse. Recycle.

Alles wat met duurzaamheid te maken heeft, is bij lange niet nieuw. Maar vandaag speelt het wel een nog grotere rol dan een paar jaar geleden. De eindklant vraagt op voorhand welke duurzame alternatieven er zijn voor de catering,  transport, gebruik van bepaalde materialen …

Met de Europese ESG-normen (Environmental, Social en Governance; ofwel milieu, sociaal beleid en bestuur) kunnen bedrijven een bijdrage leveren aan het creëren van een duurzame en inclusieve toekomst. Duurzaamheid, ecologie, circulaire economie, diversiteit en inclusie zijn meer dan ooit van belang.

Bedrijven die inzetten op verbinding zijn er trouwens veel beter aan toe dan bedrijven die dat niet doen. Zij zijn immers meer flexibel in b.v. hun personeelsbeleid en zorgen er zo voor dat elk personeelslid een ambassadeur is van het bedrijf. Dat is gratis reclame. Een bedrijf moet een familie zijn. 'First build the people, then the people will build the business ...'

Terug naar de maatschappij

Mooie voorbeelden zijn het recycleren van tafelnummers en signalisatie, het papierloos werken voor de menukaarten en de dagplanning (via apps) tot zelfs het samenbrengen van twee eindklanten om op dezelfde locatie de inrichting opnieuw te gebruiken zodat op- en afbouw worden gedeeld door twee of meerdere eindklanten.

Ook wordt er meer en meer gewerkt met lokale leveranciers voor meubilair, AV, catering, staffing ... 'Event waste', b.v. catering, bloemen, op maat gemaakte kledij en decor ...  gaan naar lokale verenigingen en goodwill.

Catering

Die duurzaamheidstrend vertaalt zich ook in de cateringkeuzes. Meer en meer kiest men voor vegan alternatieven, lokale producten, eens een mocktail- in plaats van een cocktailbar. 'Act global, buy local' is het credo. Die catering wordt wel alsmaar duurder, net als de personeelskosten.

Eindklant twijfelt en beslist laat

Creatief denkproces

Het beslissingsproces bij de eindklant, om tot een event over te gaan, is na corona alleen maar moeilijker geworden. Veel bureaus willen intens praten met de klant, om te achterhalen wat ze precies willen, welke boodschap ze willen brengen en hoe ze het zelf zien. Een event opmaken is immers een creatief denkproces. Maar die creatieve denkmomenten, die vibes die zeker samen met de eindklant gecreëerd moeten worden, worden alsmaar minder gepland.

verloren werk

Daarbovenop stopt een bureau soms enorm veel tijd, energie en geld in de voorbereiding, die achteraf verloren gaan omdat de eindklant finaal iets anders wil, misschien zelfs helemaal geen event meer maar cadeaucheques. De eventsector blijft een van de enige sectoren waar voorafgaand werk soms hopeloos verloren gaat, en onbetaald blijft. 

Krappe voorbereidingstijd

En als finaal dan toch de knopen worden doorgehakt om een event te organiseren, krijgt een bureau bijzonder weinig voorbereidingstijd. Voor corona was dit nog 3 à 4 maanden, vandaag in het beste geval soms maar 2, tot zelfs heel last minute. Die strakkere deadlines leggen druk op de ganse keten van toeleveranciers.

teambuildings

Voor teambuildings en incentives wordt al wat minder snel tijd vrijgemaakt. Ook hier valt op dat nieuwe generaties andere prioriteiten stellen, en hun vrije tijd liever voor zichzelf of hun gezin willen houden. En al zeker geen volle dag of weekend met de collega's op teambuilding willen gaan. Er vinden dan ook veel meer "kleinere" teambuildings plaats dan vroeger, tijdens de week zelfs 's avonds vanaf 16.00 uur.

Met medewerking van To The Point Events, Fast Forward Events, D-Side Group, Cum Laude Events, New Balls Please en The Outsider Company