online Live communicatie is relevanter dan ooit

Tom Bellens over de aanpak van digitale events

Tom Bellens, CEO van Push To Talk, schreef de voorbije maanden verschillende opiniestukken over de invulling van events in de toekomst. Met events en live communicatie brengt hij al jaren de cultuur en strategie van bedrijven, overheden en organisaties tot leven. Diezelfde visie trekt Tom vandaag door in digitale events. In enkele vragen polsen wij naar zijn aanpak.

Dit najaar is jouw opdrachtenboekje gevuld met digitale events. Is dit momenteel de manier om events te behouden als onderdeel van de communicatiemix?

Tom: "Events en live communicatie zijn al jaren onze passie. Een live event organiseren voor een groot publiek is nu helaas niet mogelijk. Maar uiteindelijk gaat het om de strategie en de inhoud bij het organiseren van een evenement. Daar stemmen wij het creatieve concept en de vorm op af. We hebben de knowhow in huis van zowel organiseren, video opnames maken, tv-formats bedenken, content creëren. Nu komt dit allemaal samen. Live communicatie houdt meer in dan spraakmakende experiences op een event. Het betekent ‘live’ ontmoetingen creëren tussen mensen. Het gaat over de inhoud, over het verhaal. We luisteren, gaan in gesprek en helpen zo de ambities te verwoorden. We vertalen met andere woorden de bedrijfsstrategie en -cultuur in emoties. En dit zowel op vlak van vorm als inhoud. Zo komt de cultuur tot leven.
Die gedachte trekken we door in de digitale events die we organiseren. Een voorwaarde voor ons was dat het concept geen plan B mocht zijn. In coronatijden krijgt live communication en live conversation een nieuwe invulling maar de achterliggende gedachte is dezelfde. We willen een volwaardige vorm van live communicatie aanbieden die ook zonder corona een plaats in de communicatiemix verdient. Trouwens, dit digitale karakter is een blijver gezien de vele voordelen"

Welke zijn de belangrijkste doelstellingen van de opdrachtgevers en hoe kunnen deze op een digitale manier gerealiseerd worden?

Tom: "Bedrijven en organisaties voelen dat hun medewerkers het moeilijk hebben onder de coronamaatregelen. De onzekere toekomst weegt zwaar. De werknemers moeten anders werken of zijn tijdelijk werkloos. Ze missen het contact en de conversaties met collega’s. De informele en fysieke communicatiekanalen vallen weg. Net nu er gezocht moet worden naar oplossingen. We zien dat trouwens ook in de maatschappij. Mensen verwachten dat naar hen wordt geluisterd en met hen rekening wordt gehouden. Burgers en medewerkers zijn meer dan voordien mondig en willen echte interactie en dialoog omdat ze willen meewerken aan oplossingen. Voor een duurzame communicatie met een effect op lange termijn is het belangrijk om naar hen te luisteren en het gesprek op gang te houden. Daar willen onze opdrachtgevers via digitale kanalen een antwoord op geven. Ze willen het vertrouwen in de toekomst herstellen, de interactie en de onderlinge band tussen collega’s in stand houden.
Live communicatie is daarvoor perfect geschikt. Het biedt immers ook los van corona vele troeven. Denk maar aan bedrijven waar de medewerkers elkaar zelden fysiek ontmoeten zoals zorginstellingen en veiligheidsdiensten die de klok rond werken. Bedrijven of organisaties die vestigingen of werven hebben over het hele land of die werken met ploegenarbeid. Dan is online live communication de oplossing om de cultuur, de onderlinge contacten en de band verstevigen. Wij mixen vlogs, livestreams, webinars, video, podcasts, radio, social media … en brengen zo een verhaal tot leven."

Hoe zorg je er voor dat dergelijke events even boeiend zijn als fysieke events?

Tom: "Digitale events moeten eenzelfde beleving bieden als een spraakmakend event met straffe content. Dat vraagt om een scenario, een draaiboek en een strakke regie. We brengen het verhaal tot leven met een interactieve televisieshow aangevuld met online content, interviews, live telefoongesprekken, reportages, muzikale intermezzo’s, een keynote speaker, online break-outsessies, interactieve debatten, chats, polls … Boeiend, afwisselend en relevant. Om het het aangenaam te maken, verwerken we er vaak een stuk fun in die de mooie verhalen van en voor mensen verhalen ondersteunt. Onze jarenlange ervaring met video en tv-formats, maakt dat we de schwung erin kunnen houden."

Wat zijn de voordelen van een digitale aanpak?

Tom: "In een digitaal event staan de inhoud en de beleving nog meer centraal dan anders. Tijdstip en locatie zijn minder belangrijk. Met uitnodigingen en teasers zorgen we ervoor dat zo veel mogelijk bezoekers de livestream van het event bijwonen. De presentatie zit boordevol afwisseling, diepgang en dynamiek. We stimuleren de live conversatie en netwerking via tools zoals online chats, polls …. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Dankzij de livestreaming delen de deelnemers een unieke ervaring op hetzelfde moment. Nagenieten kan ook. Op het digitale platform worden alle live sessies, keynote speakers, video’s, presentaties, peilingen, reacties, resultaten van de voting, aantal deelnemers etc. bijgehouden zodat kijkers die er niet bij konden zijn, gemakkelijk nadien alles kunnen herbekijken net zoals ze er live bij zouden geweest zijn. Zo’n digitaal event levert namelijk ook spin-offs op voor verschillende communicatiekanalen. Video’s, foto’s, verhalen en keynotes zijn fantastisch materiaal om te delen op het intranet, op de website of in een gedrukt magazine. Zo blijft de conversatie zo langer doorgaan en haalt een digitaal evenement gemakkelijk een veel groter bereik.
De locatie is voor iedereen met een internetverbinding bereikbaar. Het aantal deelnemers is ongelimiteerd. Bovendien winnen de deelnemers tijd, omdat ze zich niet moeten verplaatsen. Ook het milieu vaart daar wel bij."

Hoe verhoudt het kostenplaatje van digitale events zich tegenover fysieke events?

Tom: "De kostprijs voor een professioneel digitaal event is lager dan voor een fysiek event. De kosten voor de zaalhuur, de catering, het onthaal, de hostessen en het transport vallen weg. In vergelijking met een fysiek event, zijn belichting, geluid en opnames vaak van een betere kwaliteit tegen een lagere prijs dankzij de investering van de technische partners.
Bovendien maken we een strak tijdschema, zodat het voor drukbezette topsprekers weinig tijd vraagt om naar de studio te komen, of ze worden op voorhand opgenomen en live weergegeven. Live interviews wisselen we af met opgenomen interviews, video’s of muzikale intermezzo’s zonder afbreuk te doen aan het live karakter.
Deze setting geeft je de mogelijkheid om je doelgroep op een veilige, hedendaagse en moderne wijze te bereiken conform de Covid-19 afspraken. 
Tot slot reikt de investering verder dan een dag, niet alleen omdat de video’s, opnames en foto’s op een digitaal platform komen, maar ook omdat de online conversatie op dit platform in de toekomst eenvoudig blijft doorlopen."

 Hoe ziet het toekomstbeeld van events eruit volgen jou: fysiek, digitaal of hybride?

Tom: "Na corona zal de eventsector nog meer bruisen dan ooit. Digitale events zullen alsmaar professioneler worden en blijvend hun plaats veroveren in de communicatiemix. Soms als een volledig online event, soms in een hybride mengvorm met een of meerdere fysiek events.
Elkaar ontmoeten, met elkaar praten, elkaar inspireren, verhalen vertellen, emoties delen en samen ervaringen beleven. Daar gaat het om. We zijn daarom blij dat we dit najaar mogen werken voor ondermeer Umicore, VDAB, Rode Kruis, Spar Colruyt Group, Prebes, AZ Sint-Maarten en Securitas.
Live communicatie is de communicatie van de toekomst: interactief, actueel, relevant...Online of offline. Dit is een nieuwe (digi)taal!" 

Nood aan nieuwe skills
Tom: "De sector zal drastisch hervormd worden. Onze eventsector is de weg van digitalisering ingeslagen, daar is geen weg meer terug! Daarvoor zijn vaak andere medewerkers nodig dan vroeger. De medewerkers in zo’n bureau zijn van een ander kaliber (eerder regisseurs, schrijvers, redactie). Wij hebben alvast een ervaren team samengesteld om digitale evenementen te ontwerpen, te begeleiden en te regisseren van concept tot realisatie. We zorgen voor content en redactie, schrijven het draaiboek, nemen op voorhand video’s op, ontwerpen een decor, bieden technische ondersteuning, de regie en ten slotte de livestream. Doordat we deze kennis en ervaring in huis hebben, kunnen we dit alles veilig organiseren en de opdrachtgever de garantie bieden dat het evenement kan plaatsvinden ongeacht de risico’s."

Voorbeelden digitale concepten
##video:https://vimeo.com/435091582##
##video:https://vimeo.com/430942799##