L'avenir du secteur de l'événementiel au cœur d'une étude EventMB
Des formats en ligne plus conviviaux et professionnels
Le secteur de l'événementiel traverse la période la plus bouleversée de son histoire. La pandémie de Covid a un impact incroyable sur l'ensemble du secteur et personne ne sait ce que l'avenir nous réserve. Ce qui est certain, c'est que les progrès réalisés dans le domaine de la technologie événementielle au cours des deux dernières années ont été tout simplement étonnants. Si tout le monde aspire à des réunions en direct, on se rend également compte que la technologie nous permet aujourd'hui de nous rencontrer virtuellement et qu'elle continuera probablement à le faire dans un avenir lointain. Les plateformes d'événements virtuels se sont radicalement développées depuis le début de la pandémie de Covid. Et le train est bien en marche, et ne devrait pas s'arrêter d'ici peu.
Cet article est un résumé basé sur l'étude annuelle ‘State of the Event Industry’, une enquête menée par EventMB (Event Manager Blog), dont les résultats et les conclusions sont basés sur des enquêtes menées auprès de centaines de professionnels de l'événementiel dans le monde entier. L'œuvre originale peut être trouvée ici.
Petits événements locaux
À court terme, les restrictions liées aux voyages et à d'autres aspects du Covid continueront d'éloigner les organisateurs d'événements des manifestations en direct de grande envergure. Les événements locaux et de plus petite envergure sont plus susceptibles de devenir la norme dans un avenir proche. La proportion de répondants qui pensent que les événements seront plus petits à l'avenir est passée de 39% en 2020 à un peu moins de 60% en 2021. Si en 2020, les gens croyaient encore invariablement que la situation d'avant la pandémie reviendrait, un an plus tard, ce n'est plus le cas. Des événements plus courts, plus petits et, surtout, plus locaux, voilà ce à quoi la majorité croit aujourd'hui.
un avenir hybride?
La grande majorité des personnes interrogées (63%) pense également que les événements du futur seront hybrides. Les chiffres montrent que certains organisateurs d'événements préfèrent les stratégies hybrides aux événements hybrides. En d'autres termes, ils prévoient d'organiser des événements en direct et virtuels, mais pas nécessairement dans un format combiné. Néanmoins, les formats hybrides restent les grands favoris. Si ce format était encore expérimenté en 2020, on peut affirmer que les événements hybrides se sont professionnalisés en 2021. Les budgets nécessaires à l'acquisition d'équipements audiovisuels supplémentaires et de techniques professionnelles de diffusion en direct seront libérés. La facilité d'utilisation et l'accessibilité des plateformes existantes ont également augmenté de façon spectaculaire au cours de l'année écoulée.
Les organisateurs souhaitent principalement que les destinations soient débarrassées des soucis liés au coronavirus, afin de pouvoir se concentrer sur d'autres questions
Lieux et destinations
Les lieux et les destinations figureront en bonne place sur la liste des organisateurs en 2022 s'ils tiennent compte de la sécurité et de la santé des visiteurs. En outre, des restrictions de voyage aussi limitées que possible et une politique de quarantaine souple jouent également un rôle. Les organisateurs souhaitent principalement que les préoccupations relatives à l'effet Covid soient évacuées par les destinations, afin de pouvoir se concentrer sur d'autres sujets. Un voyage cohérent, mais surtout une politique Covid cohérente, qui ne soit pas changée au pied levé par le gouvernement et qui soit la même dans tout le pays, voilà ce que les gens attendent!
Solutions techniques
Les événements virtuels dominent le paysage événementiel depuis près de deux ans maintenant, mais quel est leur succès? Certains formats numériques ont dépassé les attentes les plus folles, mais tous les organisateurs n'ont certainement pas été conquis ou n'ont pas pu en tirer profit. Il s'agit peut-être d'une question de préférence, le direct restant plus important pour beaucoup, mais aussi d'une question de connaissances et d'accessibilité. La principale hésitation à aller en ligne au début était les restrictions sur le réseautage. C'était un point de travail pour les fournisseurs de technologie. D'autre part, les événements virtuels peuvent prétendre à une plus grande portée, mais ce n'est que maintenant que les événements deviennent véritablement 'mondiaux'. Un autre obstacle à l'organisation d'événements en ligne était la génération de revenus. Peu de répondants ont été en mesure de gagner de l'argent efficacement avec leurs événements virtuels en 2021. En revanche, cela est compensé par des frais généraux moins élevés. Le plus grand changement dans le modèle d'attente des événements virtuels entre 2020 et 2021 est que les organisateurs veulent aujourd'hui lancer des expériences dignes d'une émission de télévision qui captivent le public. Cela a un coût important. Aujourd'hui, les événements virtuels attrayants doivent aller au-delà d'un simple style de réunion Zoom. Mais de nombreux professionnels de l'événementiel ont encore du mal à maîtriser cette technologie. Si les plates-formes technologiques ont accru leurs capacités au cours des 12 derniers mois, cela s'est accompagné d'une augmentation de leur complexité. Une valeur de production plus élevée et l'expérience de l'utilisateur comptent plus que jamais.
"La technologie permet de plus en plus aux participants de s'impliquer, et d'apprendre, bien avant et après l'événement"
Nouveau rôle pour les sponsors
Le sponsoring semble être le meilleur moyen de générer des revenus. Le fait que les sponsors accordent une plus grande importance aux événements virtuels est une bonne chose. Après tout, ils peuvent se déplacer librement dans un environnement virtuel, ce qui n'est pas toujours le cas lors d'une conférence en direct, par exemple. D'autre part, cette tendance indique une plus grande dépendance à l'égard des sponsors. Ce n'est pas une bonne chose pour les foires commerciales ou les conférences qui dépendaient fortement de la vente de billets personnels avant la pandémie. Les visiteurs ne seront pas non plus immédiatement enclins à supporter le coût de production des événements virtuels, du moins pas d'une manière comparable aux événements en direct. La question est maintenant de savoir si les événements virtuels seront considérés principalement comme une extension des efforts de marketing numérique ou s'ils prendront une vie propre.
L'époque des formules de sponsoring rigides est révolue! Une plus grande portée de la marque et la génération de prospects sont généralement les deux principaux objectifs des sponsors et des exposants. Dans le même temps, il est extrêmement utile d'impliquer les sponsors tout au long de l'événement, sans être intrusif. Ce type d'implication peut prendre de nombreuses formes, comme l'intégration des sponsors dans les sessions, l'activation de la fonctionnalité de chat dans les stands, la création de sondages permettant d'identifier des pistes potentielles et la mise en place de plusieurs moyens permettant aux participants de se connecter à l'équipe des sponsors.
Deux groupes cibles
Après s'être adaptés aux formats virtuels, les organisateurs doivent désormais relever le défi supplémentaire de concilier les besoins de deux publics différents. D'une part, les participants virtuels ne doivent pas se sentir de seconde zone, et d'autre part, ceux qui sont présents en direct doivent pouvoir en tirer tous les bénéfices. Cependant, il n'existe pas de formule de conception éprouvée sur laquelle les organisateurs peuvent s'appuyer, du moins pas encore. Les événements hybrides sont encore loin d'être standardisés, même s'ils sont largement considérés comme l'avenir du secteur.
Rachel Andrews, directrice des réunions et événements chez Cvent, l'exprime ainsi: "La technologie permet de plus en plus aux participants de s'impliquer et d'apprendre bien avant et après l'événement. En utilisant cette technologie, la contribution du sponsor est aussi devenue soudainement beaucoup plus importante. Les discussions avec les participants, clients potentiels, sont devenues considérablement plus faciles. Le retour sur investissement pour le sponsor est potentiellement plus élevé que jamais. Les fournisseurs de technologies événementielles peuvent vous aider de trois manières. Tout d'abord, la technologie doit être conviviale et cohérente pour tous les formats d'événements. Deuxièmement, malgré des publics cibles et des formats d'événements différents, les organisateurs détestent devoir utiliser plusieurs outils. Un événement, un outil! Enfin, les organisateurs ont besoin d'un soutien adéquat, de formations, d'outils et de partenaires technologiques compétents pour assurer le succès de leurs événements et alléger la charge. Les événements hybrides nécessitent beaucoup de ressources. Toutefois, le retour sur investissement peut être important en raison de la combinaison d'une vaste audience virtuelle et de l'implication profonde des participants personnels. Le modèle hybride le plus populaire implique des participants en direct dans un même lieu et un contenu disponible via un flux en direct et à la demande pour un public virtuel. Si vous décidez d'organiser un événement hybride, veillez à proposer un programme et des expériences de mise en réseau ciblés sur chaque type de public: un événement, deux expériences! L'hybride, c'est le direct et le virtuel ensemble, et une zone de superposition entre les deux. La technologie que vous utilisez doit être capable de traiter ces trois formats. Choisissez donc soigneusement votre partenaire technologique. Une stratégie événementielle hybride qui adopte cette approche dispose de deux budgets distincts et d'un personnel responsable de chaque partie séparément (par exemple, l'assistance en personne pour les visiteurs et l'assistance en ligne pour les visiteurs)."
