LES OUTILS POUR UN CADRE D'ÉVÉNEMENT SÛR
De nombreux responsables d'événements se demandent à quoi ressembleront les concerts, séminaires, salons ou festivals en 2022. En effet, ils veulent être prêts le plus tôt possible et, en même temps, offrir une expérience événementielle sûre répondant aux différentes exigences. Quelle forme cela prendra-t-il en 2022? Epko van Nisselrooij, qui travaille pour la société suédoise Axis Communications, nous en dit plus.
1. La sécurité reste une question de santé
"Autrefois, la sécurité se résumait à des agents de sécurité en uniforme, des secouristes et des barrières de sécurité. Aujourd'hui, il faut y ajouter des codes QR pour l'accès, des masques, du matériel de désinfection et des espaces permettant de respecter les mesures de distanciation. Même si certaines de ces mesures disparaîtront à l'avenir, il vaut toujours mieux jouer la carte de la prudence pour les rassemblements physiques. Bien sûr, vous voulez que les gens se sentent en sécurité lors de votre événement et vous voulez montrer que vous en êtes un organisateur responsable. Par conséquent, continuez à proposer des éléments de sécurité à vos visiteurs et à votre personnel. Prévoyez du matériel de désinfection et des masques si nécessaire et pensez également à la disposition des espaces. Est-il vraiment nécessaire que toutes les chaises ou tous les stands soient rapprochés ou peut-on prévoir un peu plus d'espace?
Pour éviter les files d'attente, vous pouvez utiliser une application pour commander et payer la nourriture et les boissons
2. bien gérer la circulation
"2021 a été l'année du retour en force du code QR. Et cette année ne semble pas être différente. Gérez cela efficacement et assurez-vous que la circulation soit fluide (il ne faut pas que la personne qui scanne les codes QR doivent en plus contrôler les sacs). Voyez si vous pouvez aménager l'espace de l'événement de manière à ce que les visiteurs entrants et sortants ne se gênent pas mutuellement. C'est particulièrement important en cas d'urgence. En outre, proposer des créneaux horaires peut contribuer à mieux répartir le flux de visiteurs. Par ailleurs, des portes et/ou des flèches aideront les visiteurs à s'orienter lors de l'événement."
3. Pas de file d'attente
"Lors d'un événement en 2022, les compétences techniques sont également indispensables. En investissant dans une technologie intelligente, vous déchargez votre personnel d'événement d'une grande partie de ses tâches tout en offrant à vos visiteurs une expérience exceptionnelle. Par exemple, utilisez une application pour permettre aux gens de commander et de payer de la nourriture et des boissons. Lorsque la boisson ou le snack est prêt, le personnel du bar peut envoyer une notification et indiquer au visiteur où il peut récupérer sa commande. Ainsi, vous évitez les longues files d'attente au bar et le visiteur peut suivre une session au lieu de faire la file."
4. Caméra, son et action automatique
"Un autre exemple est celui des caméras qui peuvent aider à faire respecter les mesures. Et là, il ne faut pas penser d'emblée à un agent de sécurité qui scanne les images. Des caméras intelligentes peuvent vérifier si les visiteurs gardent une distance suffisante et portent un masque ou détecter les encombrements. Notre enquête* montre que près de deux tiers (63%) des Belges souhaiteraient une (plus grande) surveillance caméra lors de futurs événements. C'est donc une bonne chose pour les organisateurs de commencer à y réfléchir."
"Combinez une surveillance caméra intelligente avec un système audio, permettant par exemple de rappeler automatiquement qu'il faut respecter une certaine distance dans une certaine zone. Ainsi, le personnel n'a pas à jouer constamment au gendarme. Ce type de solution n'est pas seulement adapté aux situations problématiques; il permet aussi par exemple de lancer un appel supplémentaire pour une conférence lorsqu'il y a quelques retardataires."
5. Investissement dans la sécurité
"Quand retrouverons-nous les grands événements tels que nous les connaissions avant mars 2020? La réponse est difficile à prévoir mais vous pouvez vous y préparer. Cela demande un investissement de la part du gestionnaire de l'événement, qui n'a déjà pas la vie facile. Néanmoins, je pense qu'investir dans la sécurité est, en fin de compte, le seul moyen d'organiser des événements plus sûrs. Il est plus important que jamais de pouvoir offrir à vos visiteurs et à votre personnel une expérience sûre. Et en ces temps difficiles, c'est la priorité numéro un", déclare Van Nisselrooij.
*L'enquête a été menée auprès de plus de 1.000 Belges par le bureau d'études Multiscope.