AINSI LES LIEUX DE REUNION ET LES PLANIFICATEURS PEUVENT MIEUX SE TROUVER

Linda Kerkhoven, propriétaire du bureau de conseil Linda op Locatie, aide et motive les lieux de réunion à mieux commercialiser leurs produits. Le facteur différenciateur est primordial. Cette Néerlandaise a également les connaissances et l'expérience nécessaires pour se présenter comme un partenaire dans ce domaine. Linda a dirigé un lieu de réunion à Utrecht, a travaillé sur un portail en ligne pour des sorties d'entreprise et a réservé des sites en tant qu'assistante de direction. Elle partage ses connaissances par le biais de blogs, de présentations et d'ateliers.  (Cet article a été écrit avant la crise de la couronne)

POINTS DE VENTE UNIQUES

“Tout d'abord, je prends rendez-vous pour voir l'endroit. Je veux tout savoir: pourquoi les gens viennent là, quel est le groupe cible, comment peut-on encore mieux les approcher? Mais le plus important: qu'est-ce qui rend ce lieu unique et quel est son caractère distinctif? Beaucoup de propriétaires de sites font mention des tableaux à feuilles mobiles, des vidéoprojecteurs et d'autres installations, mais je ne veux pas entendre cela. Il me semble logique que tout cela soit présent dans un lieu de réunion et/ou d'événement. Ensemble, nous examinons les USP (Unique Selling Points) et c'est là qu'intervient ma propre contribution créative. Qu'est-ce qui rend votre emplacement unique et différent des autres? Tous les exploitants de sites devraient y penser. Comment vous assurez-vous que votre emplacement reste dans l'esprit des clients potentiels? Dans quoi excellez-vous? Comment vous démarquez-vous avec les planificateurs de réunions? Est-ce un produit local qui est souvent utilisé en cuisine? Eh bien, faites-en la publicité. Ou plutôt l'architecture de votre emplacement, ou l'environnement? Peu importe ce que c'est, tant que c'est unique.“

POINTS D'ATTENTION DES SITES

Facteurs de renforcement

“Une entreprise ne se rencontre pas seulement à l'extérieur, il y a toujours un objectif pour la réunion et, selon cet objectif, l'entreprise cherche un lieu. L'entreprise recherchera les facteurs de renforcement qui peuvent contribuer au succès de la réunion. Le lieu doit donc être adapté à l'événement. Ce que je remarque, c'est que le client aime particulièrement quand un lieu pense avec lui, y compris dans la restauration. C'est apprécié si vous pouvez offrir des alternatives. Je pense aussi que le client recherche toujours une certaine ambiance et qu'il doit pouvoir la 'goûter' dès le premier contact. Dans de nombreux cas, c'est le site web, alors assurez-vous qu'il est bon et attrayant. Mais aujourd'hui, il faut aussi être présent sur différentes plate-formes en ligne et médias sociaux. Les sites doivent veiller à ce que leur contenu soit visible et attrayant.“

Offrir de l'inspiration

“Un lieu doit laisser une impression professionnelle, qui doit se refléter dans les moindres détails, comme le placement d'ordinateurs portables prêtés et d'autres matériaux qui peuvent rendre une réunion plus détendue. Un client veut être inspiré et cette inspiration vient souvent de l'intérieur et de l'environnement. Par exemple, une forêt peut être très déroutante et donner un sentiment de liberté tandis qu'une vue sur une ville crée un élément dynamique. Il est bon de rendre ces USP clairement visibles dans l'image, le texte ainsi que dans une conversation personnelle. A l'intérieur d'un lieu, je trouve souvent les textes inspirants; le récit, une histoire sur le lieu, les années, les visions du propriétaire, etc. Cela rend le bâtiment personnel et donne aux gens de l'empathie pour le lieu et ses employés. Enfin, je ne peux qu'encore ajouter que l'intérêt sincère est remarqué, même par un client potentiel.“

Se focaliser sur des segments spécifiques

“Il est important que les sites ne se concentrent pas sur l'ensemble du marché. Si vous mettez l'accent sur vos USP, vous n'atteindrez de toute façon qu'une partie de ce marché. Ce n'est pas grave, au contraire. Par exemple, si vous vous concentrez sur votre cuisine végétalienne, les groupes qui la cherchent, trouveront votre emplacement beaucoup plus rapidement que si vous vous concentrez sur votre équipement audiovisuel. Mettez donc l'accent sur un domaine dans lequel vous excellez ou dans lequel vous êtes différent. Il peut aussi s'agir d'une spécialité locale avec un café au lieu d'un biscuit ordinaire. Même les hôtels commencent à avoir cette vision. Récemment, par exemple, le Carlton President Utrecht, a complètement réaménagé ses salles de réunion. Toutes les salles sont équipées de mobilier de toutes sortes comme des sièges intimes pour le brainstorming, des tables de bar, des tables avec tabourets de bar et des canapés de salon. Aucune salle de réunion typique que l'on retrouve dans tous les hôtels“.

ORGANISATEURS: PENSEZ AUTREMENT

“Certainement et sûrement! Cette approche plus ciblée s'applique également au client. Si vous recherchez un lieu en ligne, par exemple, et que vous restez trop vague dans vos critères de sélection, vous perdez trop de temps et obtenez trop d'options identiques. Chaque emplacement est équipé de vidéoprojecteurs et offre des pauses-café. Pensez hors des sentiers battus! Si vous cherchez un endroit très spécial, assurez-vous que votre demande soit aussi très spéciale. De cette façon, vous obtenez beaucoup moins de résultats et vous perdez moins de temps. Dites-nous ce qui est important pour vous. Lorsque vous visitez le site, dites-nous ce que vous voulez voir, ce que vous voulez goûter et ce qui est important pour vous. Et si vous voulez vraiment trouver cet endroit spécial et original, vous pouvez également chercher sur Instagram via #meeting room ou #interior.“

La nouvelle génération

“La nouvelle génération de planificateurs de réunions et d'événements, des trentenaires et des quadragénaires, font souvent des recherches en ligne. En tant que propriétaire d'un local, il est préférable de ne pas les laisser de côté et de renouveler régulièrement vos salles de réunion, votre intérieur et votre cuisine. A la fin de la journée, demandez au client comment il s'est adressé à vous. Pas par le biais d'un sondage deux jours plus tard qui n'est pas ou rarement complété. De temps en temps, un site est trouvé à septante pour cent de ses clients par l'intermédiaire d'un certain canal. Il s'agit de bien développer ce canal spécifique. Par exemple, si vous trouvez la plupart de vos clients par le biais de références, concentrez-vous sur ce canal et améliorez-les petit à petit. N'oubliez pas non plus que les planificateurs tiennent de plus en plus compte de l'opinion de leurs collègues."

Linda:
“Grâce à ma formation variée, je suis capable de regarder les lieux sous différents angles et en fonction des besoins. Mes clients sont principalement des développeurs de sites (de réunions) et de projets de sites, mais j'aime aussi aider d'autres entreprises du secteur de l'événementiel en leur proposant des ateliers motivants et/ou des conseils pour les médias sociaux. J'aide également le client, le responsable de l'événement et le planificateur de la réunion lui-même, en cours de route, par exemple en organisant des visites de lieux ou simplement en face à face.“