À la RECHERCHE DE LIEUX À VALEUR AJOUTÉE

Les agences de réunions et de conférences sur les tendances dans le choix du lieu de réunion

Qui mieux que les responsables des agences de réunions et de conférences peut évaluer ce que les planificateurs de réunions et d'événements attendent et exigent réellement des propriétaires de sites? Après tout, l'éventail des lieux est extrêmement large. Ceux qui ne s'y retrouvent plus sont généralement très bien aidés par une telle agence. Les offices de tourisme pour les affaires et le tourisme B2B, pour ainsi dire.

EXIGENCES PRATIQUES

Accessibilité

Selon les derniers baromètres de sites de RendEvenement, les organisateurs considèrent que l'accessibilité d'un lieu est très importante, suivie par les facilités de stationnement et l'apparence. C'est également le constat des agences interrogées et ce n'est pas du tout surprenant. Dans un pays où vous restez immobile dans la circulation presque tous les jours, la facilité et le calme avec lesquels vos participants atteignent le lieu de l'événement sont devenues particulièrement décisives.

Tous les interlocuteurs le confirment. Si l'endroit n'est pas facile à atteindre, les gens chercheront un logement à proximité. Dans ce cas, tous les participants doivent de préférence séjourner dans le même hôtel. Ou bien, si les embouteillages ne peuvent être évités, ils chercheront des emplacements proches des transports publics.

Dans un pays où vous restez immobile dans la circulation presque tous les jours, la facilité et le calme avec lesquels vos participants atteignent le lieu de l'événement sont devenus particulièrement décisifs

Parking

Par ailleurs, les organisateurs de réunions et d'événements accordent une importance particulière au stationnement (de préférence gratuit). Les lieux qui ne disposent pas de leur propre parking et dépendent donc des parkings publics (payants) à proximité doivent avoir de nombreux autres atouts (restauration de qualité, excellent équipement audiovisuel, capacité de réception).

divisible

La flexibilité reste importante! Plus il y a de possibilités en termes de divisibilité du lieu et de changement de configuration, mieux c'est. La capacité du lieu et la possibilité de diviser brièvement le groupe dans des salles de réunion resteront toujours des critères de choix importants. Ce qui est frappant, c'est le nombre croissant de demandes de lieux pouvant accueillir plus de 100 participants et où des salles de sous-groupes sont alors immédiatement disponibles pour l'organisation d'ateliers, par exemple.

La capacité du lieu et la possibilité
pour diviser brièvement le groupe en plusieurs salles de sous-groupes,
seront toujours des critères de sélection importants

ANNULATION

Depuis le coronavirus, les clients demandent une certaine souplesse dans les conditions d'annulation. Certaines entreprises demandent d'inclure une clause d'annulation sans frais si le gouvernement réimpose des restrictions sur l'organisation d'événements d'entreprise. Il est certain qu'en 2021, début 2022, c'était encore un grand sujet. Aujourd'hui, cette demande existe toujours, mais moins qu'à l'époque.

Hybride

La demande de solutions hybrides a également augmenté depuis le coronavirus. Même histoire que pour les conditions d'annulation: juste après Corona, c'était un sujet brûlant, à la fin de 2022, la demande existe toujours mais est clairement moins décisive.

LES DEMANDES ÉMOTIONNELLES

Lumière du jour

En fonction de la région, on attend bien sûr parfois des choses différentes des sites. Ceux qui se réunissent au bord de la mer aimeraient un lieu 'avec une vue sur la mer'. Une lumière du jour abondante est également importante. Les gens n'aiment plus s'asseoir dans une pièce sombre.

Valeur ajoutée

Les clients recherchent de plus en plus des lieux spéciaux, pas la salle de réunion ou de meeting standard, mais des lieux à réelle valeur ajoutée. Qu'est-ce que cela signifie? La valeur ajoutée d'un lieu signifie en fait que son architecture, son emplacement, son offre de restauration, son service ... contribuent tous à la réussite d'un meeting ou d'un événement. De nombreux exploitants l'ont compris entre-temps et ont entamé la transition de leurs propres salles (sombres) en conséquence.

La valeur ajoutée d'un lieu signifie que son architecture, son emplacement, son offre de restauration, son service ... contribuent à la réussite d'un meeting ou d'un événement

Les clients recherchent en effet de plus en plus souvent des lieux uniques avec une histoire unique. Ils ne veulent pas seulement se réunir dans un lieu extérieur pour sortir du bureau, ils veulent aussi que le lieu contribue à la créativité pendant la réunion. Toerisme Vlaanderen y répond également avec son label "Flanders Heritage Venues".

Un bon exemple est Thor Central à Genk, situé au centre du Thor Park, l'ancien site minier de Waterschei. Thor Central possède un cadre patrimonial unique avec des espaces contemporains, adaptés aux normes et aux attentes organisationnelles actuelles, mais dans le respect du passé.

L'ancienne identité respire encore à travers les espaces grâce au choix des matériaux, des finitions et à la préservation des éléments du patrimoine. L'imposant cadre industriel dégage de l'énergie pour chaque visiteur et encourage les gens à être créatifs et innovants.

 

Expérience

Pas de salles de réunion typiques que l'on trouve dans tous les hôtels, disons. De nombreux établissements ont remarqué que les clients recherchent effectivement de plus en plus quelque chose de spécial et, par conséquent, ils essaient également d'offrir eux-mêmes une valeur ajoutée: des espaces de détente séparés pour les participants aux séminaires, l'introduction de nombreuses innovations, une approche totalement différente de l'hôtel.

Un bon exemple en Belgique est l'Upstairs Hotel dans le centre d'Ostende, un morceau de New York au bord de la mer où l'expérience est centrale.

Nous voyons également apparaître de plus en plus de rooftops ou de sky bars, comme au Palais des Beaux Arts de Bruxelles (BOZAR), au Yalo Urban Boutique Hotel à Gand ou au nouvel hôtel Van der Valk à côté de la Ghelamco Arena, également dans la ville d'Artevelde. Le sky bar de ce dernier abrite M. Sato, qui y propose un nouveau concept de repas partagé avec de délicieux plats asiatiques. Tous les endroits sont agréables pour y discuter après une réunion. 

Et c'est précisément cette expérience qui devrait donner un élan intellectuel. Le mot à la mode aujourd'hui est "flex space", des coins spécialement conçus qui, par leur décoration et leur architecture, créent une impulsion créative chez le visiteur.

Les entreprises recherchent également de plus en plus des lieux qui contribuent à l'histoire qu'elles veulent se raconter. Par exemple, ils recherchent des lieux qui s'inscrivent dans certains thèmes tels que l'énergie et la durabilité.

Restauration

La restauration, composée de préférence d'ingrédients locaux, joue également un rôle très important dans l'"expérience". Dans l'offre de restauration, la durabilité et l'écologie jouent plus souvent un rôle décisif, même si ces deux facteurs sont moins déterminants que, par exemple, l'accessibilité du lieu.

Ce qui frappe dans cette histoire, c'est la demande sans cesse croissante d'aliments et de boissons sains (pensez à la popularité croissante des djars lors des événements), de pauses café originales ... Mais le rapport qualité/prix doit aussi rester correct, car le client connaît les prix.

Original

La demande croissante de lieux de réunion originaux est également frappante. Le client n'est donc plus favorable à la configuration standard. Les gens recherchent de plus en plus la petite échelle et le confort (hospitalier), loin de tout, à la campagne. Les gens veulent un endroit discret parce qu'ils s'isolent souvent. Les lieux atypiques tels que les lofts, les lieux spéciaux, les sites patrimoniaux sont particulièrement recherchés.

Les administrations communales l'ont compris. L'offre dans les villes (même les plus petites) est en constante augmentation. De nombreuses propriétés reçoivent une nouvelle affectation. D'autres lieux et concepts de meeting inattendus verront le jour à l'avenir, dans des endroits non évidents et avec des formules originales.

Nature

Une étude montre que depuis le coronavirus, les gens ne cherchent pas seulement un lieu de réunion pour travailler sur du contenu, mais surtout pour prendre du temps pour les autres. Renouer avec les autres, rencontrer physiquement de nouveaux collègues ... est très important.

Par ailleurs, cette même étude nous apprend que les gens aiment passer du temps supplémentaire dans la nature pendant une réunion d'affaires. Se ressourcer un instant dans la nature donne de l'oxygène à la créativité. Une activité plus longue dans la nature, telle qu'une promenade à vélo, fait également l'objet d'une plus grande attention. Être actif dans la nature est le moyen idéal de renouer avec ses collègues.

PARTENARIATS

Outre leurs propres adaptations pour répondre aux nouvelles exigences des clients, les lieux ont également conclu de plus en plus de partenariats avec des agences locales de teambuilding ou des bureaux d'événements ces dernières années . Les deux parties font cela afin de paraître plus fortes ensemble. Et ainsi avoir un avantage dans la phase de décision du client.

En effet, ils trouvent également important que l'effort soit suivi d'un moment de détente. Grâce à un tel partenariat, les propriétaires de lieux peuvent l'organiser en interne. Si cela ne peut être organisé en interne, les clients choisissent souvent des lieux où le teambuilding peut être organisé à proximité.

Les agences de réunions et de conférences suivantes ont contribué à cet article:
Meet in Ostend
Meet in Hasselt
Visit Bruges Convention Bureau
MeetinGenk
Visit Limburg
VisitFlanders Convention Bureau
Brussels Special Venues
Toerisme Knokke-Heist
VISITWallonia.be
Lowiz, le magicien de la localisation (Meet in Gent et en Flandre orientale)