L'EVENT CATERING REQUIERT UN SOUTIEN LOGISTIQUE ET COMMUNICATIF
Consacrez suffisamment d'attention a la concertation et au briefing
Aujourd'hui, le catering est et reste une composante cruciale d'un événement. Au-delà de son aspect fonctionnel, il est le créateur idéal d'expérience et de plaisir sensoriel. S'il n'est pas bien organisé, l'événement peut difficilement être qualifié de 'réussi'. La plupart des critères essentiels sont remplis par habitude, mais les aspirations sont-elles suffisamment adaptées les unes aux autres? Les mesures logistiques nécessaires sont-elles prises et contrôlées? Voici déjà un aperçu des principaux points d'attention pour l'organisateur.
COMMUNICATION CLAIRE ET OUVERTE
Souvent, un événement est une expression de sentiments et d'émotions. Même s'il a généralement un caractère professionnel, toutes les parties impliquées font le nécessaire pour que les invités se sentent bien accueillis. Dans ce cadre, le catering continue de jouer un rôle crucial. Pour créer une certaine harmonie, une communication claire et ouverte est indispensable dès la demande d'offre. Signifiez directement le concept ou le principe aux parties impliquées. En effet, les restaurateurs sont plus que des fournisseurs, ce sont pour ainsi dire des architectes dans leur domaine. Ils aiment réfléchir avec le client pour proposer une traduction culinaire du concept. Créez donc un lien et une implication étroits et concertez-vous suffisamment. Ce n'est que lorsque le restaurateur peut évaluer les souhaits correctement que le niveau de l'événement peut être rehaussé.
ACTIONS LOGISTIQUES
Accessibilité générale et infrastructure
- Sur combien d'étages l'événement s'étend-il?
- Y a-t-il un ascenseur?
- Si oui, peut-on y faire entrer des chariots pour le matériel?
- Le personnel de service doit-il utiliser les escaliers?
- Quelle est la distance entre l'entrée et la cuisine, et entre la cuisine et la salle?
Équipements d'utilité générale
- Le courant triphasé pour l'installation des appareils de cuisine, qui souvent, consomment beaucoup, est systématiquement sous-estimé. Un générateur supplémentaire peut être utilisé, même si cela a un prix.
- En plus de cela, l'eau potable courante et l'évacuation pour la cuisine ainsi que le plan d'hygiène y relatif sont très importants.
- Si le gaz est néanmoins une nécessité pour le restaurateur, l'organisateur doit se renseigner auprès du responsable du site et obtenir son accord écrit.
- Il doit aussi veiller à l'aspiration. Rien n'est plus désagréable que des mauvaises odeurs se diffusant dans la salle.
Un espace de travail pour l'équipe de restauration
- L'organisateur oublie souvent de prévoir un espace couvert et de préférence fermé pour réaliser les préparations nécessaires.
- Idéalement, pour une organisation bien fluide, les conditions suivantes sont indiquées: un espace de travail de 100 m² (zone logistique incluse) pour 100 invités, de 150 m² pour 500 invités et de 200 m² pour 1.000 invités. Ici, aucune distinction n'est faite entre dîner assis et buffet dinatoire.
Implantation de la salle et des buffets
- Une allée suffisamment large doit être prévue pour le personnel de service
- Idéalement, la distance entre l'espace de travail et la salle doit être aussi limitée que possible
- En cas de buffet dinatoire le restaurateur doit au préalable obtenir une implantation claire de la salle.
- Les buffets doivent être disposés à proximité de l'espace de travail
- Des points de raccordement au gaz et à l'électricité doivent être présents dans la salle
QUELQUES POINTS PRATIQUES
- Impliquez autant que possible le restaurateur dans l'ensemble du processus
- Expliquez-lui aussi brièvement le programme de l'évènement
- Informez aussi le restaurateur à temps du nombre exact d'invités
- Vérifiez aussi au préalable si des repas végétariens ou spéciaux doivent être prévus
- Indiquez aussi au restaurateur par quel moyen ces invités sont reconnaissables
- N'oubliez pas non plus de mentionner s'il faut prévoir à manger pour le staff, et si oui, dans quelles quantités
