Meer dan een bijzonder decor
Zo maken musea van een bedrijfsevent een echte belevenis
Een museum kan een bedrijfsevent een uitstraling geven die een klassieke vergaderlocatie moeilijk evenaart. Maar een indrukwekkend gebouw volstaat niet: de inhoud, mogelijkheden én beperkingen van de plek moeten vanaf het begin deel uitmaken van het concept. Tijdens een MPI Online Café deelden Anne Quitin van GRIDX en Thibeau Salvi van Mudam Luxembourg hun praktijkervaring.
Een locatie die mee het verhaal vertelt
Aanleiding voor de sessie was de toekomstige opening van Kanal-Centre Pompidou in Brussel, waar ook evenementen zullen plaatsvinden. De centrale vraag ging breder: wat kan een eventmanager in een culturele omgeving creëren dat nergens anders mogelijk is?
Architectuur, collectie en lokale verankering geven een evenement een eigen verhaal. Voor internationale gasten kan zo'n locatie ook een kennismaking met de bestemming worden. De omgeving roept verwondering op en vergroot de herinneringswaarde.
Dat potentieel komt tot zijn recht wanneer de locatie bewust in het programma wordt verwerkt. Een link met de collectie of verrassend gebruik van licht en ruimte verdiept de ervaring. Het museum wordt zo een inhoudelijke partner.
Onderdompeling op maat bij GIOLABS
Anne Quitin illustreerde dat aan de hand van GIOLABS, het digitale kunstcentrum in het Luxemburgse belevingscentrum GRIDX. Muren, vloer en plafond maken er deel uit van de projectie. De grootste ruimte wordt onder meer gebruikt voor diners, productpresentaties en concerten.
Een intern team kan de digitale content aanpassen aan het merk en de gewenste gastenervaring. Voor een productlancering van Miele werd een video van een opengaande koelkast doorgetrokken naar de hele ruimte, waarna ijsblokken over de wanden leken te bewegen. “Afhankelijk van wat de klant wil en welke ervaring hij zijn gasten wil bieden, kunnen we de content personaliseren”, vertelde Quitin.
Die vrijheid vraagt voorbereiding. Een immersieve productie is complex: beelden moeten werken op de vloer, wanden én het plafond. “Je creëert niet in één week volledig nieuwe content en een concept rond een merk”, benadrukte Quitin. Soms verwijst GIOLABS een klant daarom naar een andere ruimte.
“We willen de plek uitzonderlijk en bijzonder houden, zodat de gasten echt een ervaring beleven” — Anne Quitin, GRIDX
Ook de publieksuren bepalen wat haalbaar is. Op sluitingsdagen is er ruimte voor opbouw en technische tests, maar anders kan het team pas kort voor de ontvangst aan de slag. Technische voorbereiding en repetities moeten dus ruim vooraf worden afgestemd.
De grenzen van het museum als leidraad
Ook bij Mudam, het museum voor moderne kunst in Luxemburg, gaan bedrijfsevents samen met tentoonstellingen. Thibeau Salvi wil die wisselwerking versterken, zodat een diner nabij of onder kunstwerken een totaalervaring wordt.
Daarbij gelden duidelijke voorwaarden. Niet ieder eventconcept past binnen het museum. Er moet afstand worden gehouden van kunstwerken, bepaalde temperaturen zijn uitgesloten en open vuur is niet toegestaan. Mudam werkt daarom met gecertificeerde partners. Toch ziet Salvi dat kader niet als een nadeel. Architectuur en tentoonstellingen zorgen al voor zoveel uitstraling dat beperkte signalisatie volstaat voor een professionele setting.
“Je moet het kader niet beschouwen als een beperking, maar als een reeks richtlijnen waarmee je het evenement vormgeeft”
— Thibeau Salvi, Mudam Luxembourg
De grootste uitdaging zit volgens hem in de interne afstemming. Nieuwe tentoonstellingen brengen opbouwwerkzaamheden en aangepaste regels mee, terwijl leveringen, techniek en het event de bezoekers niet mogen hinderen. “De echte uitdaging is de coördinatie tussen het curatorenteam, het productieteam en de medewerkers die bezoekers begeleiden.”
Hoe ver een organisator kan gaan, werd duidelijk toen een bedrijf Mudam voor een lancering met 1.200 gasten volledig wilde afhuren en kunstwerken wilde laten verplaatsen. Het museum wees de aanvraag af. “We willen onze klanten zo goed mogelijk begeleiden, maar de prioriteit blijft dat dit een museum is”, aldus Salvi.
Quitin deelt die visie: wie een culturele locatie huurt, krijgt geen vrijgeleide om alles te veranderen. “Het evenement blijft ondergeschikt aan de eerste reden waarom het gebouw er staat: het is een museum.” Een geslaagd concept begint daarom met een partnerschap waarin locatie en organisator elkaars ambities en grenzen begrijpen.
Vijf vragen vóór de locatiekeuze
Wie een museum of culturele locatie overweegt, stelt vooraf best deze vragen:
- Welke concrete meerwaarde biedt deze plek voor de doelstelling van het event?
- Hoe kunnen de collectie, architectuur of culturele inhoud het verhaal ondersteunen?
- Wat kunnen gasten er beleven dat elders niet mogelijk is?
- Welke gevolgen hebben publieksuren, beveiliging en technische regels voor opbouw en programma?
- Hoeveel tijd en budget zijn nodig voor locatiegebonden of gepersonaliseerde content?
De juiste vraag is dus niet alleen of een bedrijfsevent in een museum kán plaatsvinden. Doorslaggevend is wat de organisator er kan creëren dat in een klassieke vergaderzaal onmogelijk zou zijn.