Verantwoord organiseren gaat niet over het weer, wel over hoe we ermee omgaan
we kunnen het weer niet organiseren maar onze verantwoordelijkheid wel
Nog voor de hitte helemaal uit de lucht was, dienden afgelopen weekend de volgende weerswaarschuwingen zich alweer aan. Extreme temperaturen maakten plaats voor onweer, rukwinden en zware regenbuien. Opnieuw ontstond dezelfde discussie: moeten evenementen doorgaan of niet? De voorbije dagen had iedereen een standpunt. De weerman voorspelde, artsen waarschuwden, overheden gaven adviezen, veiligheidsdiensten maakten risicoanalyses en organisatoren overlegden koortsachtig over bijkomende maatregelen. Op sociale media wist iedereen achteraf welke beslissing de juiste was geweest. Alsof het weer zich laat organiseren.
Gevaar vs. risico
Een van de eerste lessen van risicobeheer: een gevaar en een risico zijn niet hetzelfde. De hitte is een gevaar. Net zoals storm, regen, onweer of extreme wind. Daar hebben we nauwelijks invloed op. Het risico ontstaat pas door de manier waarop wij met dat gevaar omgaan. Niet het gevaar op zich bepaalt de beslissing, wel de risico's die dat gevaar creëert voor een specifiek evenement, op een specifieke locatie, met een specifiek publiek. Dat onderscheid lijkt misschien semantiek, maar het bepaalt hoe professionele organisatoren, overheden en hulpdiensten beslissingen nemen. Want warmte op zich is geen reden om een evenement af te gelasten.
Er bestaat gelukkig geen thermometer of windmeter waarop vanaf een bepaalde waarde automatisch beslist wordt dat een wielerwedstrijd, een braderie, een bedrijfsevenement, een openluchtconcert, een sportmanifestatie of een festival niet meer kan doorgaan. Een evenement in een bosrijke omgeving verschilt fundamenteel van een volledig verhard stadsplein. Een dancefestival, waar duizenden mensen urenlang intensief bewegen, brengt andere gezondheidsrisico's met zich mee dan een klassiek concert of een lokale rommelmarkt. Elke situatie is anders. De aanwezigheid van schaduw, gratis drinkwater, professionele medische ondersteuning, de leeftijd van het publiek, bezoekersdichtheid, vluchtwegen en de mogelijkheid om snel te ontruimen spelen allemaal een rol.
Risicobeheer is altijd maatwerk
Daarom worden zulke beslissingen ook nooit door één persoon genomen. De mooiste momenten uit mijn werk spelen zich zelden af op een podium. Ze spelen zich af in vergaderzalen waar organisatoren, lokale besturen, politie, brandweer, medische hulpdiensten en veiligheidscoördinatoren samen rond de tafel zitten om dezelfde vraag te beantwoorden: “hoe kunnen we dit evenement zo veilig mogelijk laten verlopen?”
Dat overleg leidt zelden tot spectaculaire beslissingen. Vaak gaat het over bijkomende drinkwaterpunten, extra schaduw, aangepaste circulatieplannen, bijkomende medische capaciteit of een aangepaste programmatie. Soms wordt beslist om minder bezoekers toe te laten, een evenement tijdelijk stil te leggen of een terrein te ontruimen. En uitzonderlijk, zoals dit weekend, leidt het tot een gedeeltelijke of volledige annulering. Dat laatste is geen teken van twijfel, maar van professioneel risicobeheer.
Professionaliteit zit in de nuance
Misschien stoort het mij daarom dat het publieke debat zo snel vervalt in een zwart-witdiscussie. Had het evenement moeten doorgaan of niet? Alsof verantwoord organiseren een ja-nee vraag is. In werkelijkheid bevindt de professionaliteit zich precies tussen die twee uitersten. Niet in het blind laten doorgaan van een evenement. Evenmin in het reflexmatig annuleren zodra de omstandigheden moeilijk worden. De echte verantwoordelijkheid zit in het zorgvuldig afwegen van risico's, het nemen van proportionele maatregelen en het voortdurend bijsturen wanneer de situatie verandert. Dat vraagt expertise, maar het vraagt ook iets anders: communicatie.
Wie samen beslist, moet ook samen uitleggen waarom die beslissing genomen werd. We communiceren vaak wat beslist werd, maar veel minder waarom. Daardoor ontstaat de indruk dat beslissingen willekeurig zijn of dat verschillende steden, organisatoren of overheden elkaar tegenspreken. Terwijl de werkelijkheid veel genuanceerder is.
Leg uit waarom
Een risicoanalyse is geen invuloefening waarbij één parameter de uitkomst bepaalt. Bezoekers zien meestal alleen de uitkomst van een beslissing. Ze zien niet de uren overleg, de scenario's en de moeilijke afwegingen die eraan voorafgingen. Nochtans verdienen net die afwegingen een transparante uitleg. Mensen begrijpen veel meer dan we soms denken, op voorwaarde dat we hen meenemen in het waarom achter een beslissing.
Gedeelde verantwoordelijkheid
We leven steeds vaker in een samenleving waarin we verwachten dat iemand anders elk risico uitsluit. Dat de overheid ons beschermt, dat de organisator alles controleert en dat hulpdiensten elk probleem oplossen. Maar zo werkt veiligheid niet, veiligheid ontstaat wanneer organisatoren, overheden, hulpdiensten én bezoekers elk hun verantwoordelijkheid opnemen. Een organisator kan gratis drinkwater voorzien, schaduw creëren en medische teams inzetten. Een burgemeester kan adviezen volgen en maatregelen opleggen. Hulpdiensten kunnen zich voorbereiden op noodsituaties. Maar uiteindelijk beslist iedere bezoeker nog altijd zelf of hij of zij op een warme dag urenlang in de zon gaat staan.
Veiligheid is nooit de verantwoordelijkheid van één partij. Ze ontstaat wanneer iedereen zijn verantwoordelijkheid opneemt. Misschien is dat wel de belangrijkste les van de voorbije dagen. Eerst ging het over hitte, daarna over onweer. Morgen wordt het misschien storm of wateroverlast. Het gevaar verandert, maar de essentie blijft dezelfde. Niet het weer bepaalt of een evenement verantwoord is. Wel de manier waarop mensen samenwerken om de risico's te beoordelen, proportionele maatregelen te nemen en daar helder over te communiceren.
Wanneer dat lukt, haalt het zelden de voorpagina. Misschien is dat wel het mooiste compliment dat organisatoren, vrijwilligers, lokale besturen, politie, brandweer en medische hulpdiensten kunnen krijgen. Want als niemand achteraf nog spreekt over veiligheid, is dat meestal omdat veiligheid haar werk heeft gedaan.
We zullen het weer nooit kunnen organiseren.
Gelukkig kunnen we wel organiseren hoe we er samen mee omgaan.