10 tips voor ongelooflijke events

Executive Director CPL Events Linda Pereira: “Events hebben de wereld echt veranderd”

MPI Belgium Luxembourg Chapter (Meeting Professionals International) organiseerde half april een online sessie voor haar leden over hoe je je meetings en events niet enkel goed maakt, maar simpelweg ongelooflijk. De afdeling had daarvoor Linda Pereira gevraagd 10 praktische tips mee te geven om je events spectaculairder dan ooit te maken. “Maar ik kan er eigenlijk 5.000 meegeven”, begon Linda, Executive Director bij het Portugese CPL Events, met een kwinkslag.

"Dit is geen toerisme"

Linda is geboren in het Verenigd Koninkrijk en woont in Portugal. Ze heeft een heel pragmatische, Britse mindset gecombineerd met een heel passioneel, Portugees karakter. “Die mix van beiden is perfect om aan eventmanagement te doen”, zegt ze overtuigd. Linda organiseert events en meetings in niet minder dan 149 landen. Ze houdt van events. “Events hebben de wereld echt veranderd”, gelooft ze.

“Maar let op, vandaag is er zero tolerance voor slechte events, voor events die geen inhoud hebben. Events zijn immers een extensie van communicatie, ze zijn de activatie van een idee, een merk, een concept.”

Iedereen die in deze sector werkt, werkt in een kenniseconomie. “Wij zorgen voor de beste omgeving voor onze klanten zodat zij zo goed mogelijk hun boodschap kunnen overbrengen. Neen, wij werken niet in de toerismesector.”

10 tips voor succesvolle events

1 - Visualiseer succes

Linda: “Wat betekent succes voor jou als planner? Vraag je baas of je klant zich dag 1 na het event voor te stellen. Hoe ziet hij/zij succes op die dag? Wil je bv. 15% meer deelnemers dan bedoeld? Wil je dat iedereen gelukkig naar huis gaat? Of veel bijleert? Wil je nieuwe contracten?"

"Pas als je dat weet, begin je van achter naar voor te werken. De planning zal in functie van dat succes staan. Doe het niet omgekeerd, want je zal dat succes achteraf moeten meten. Veel klanten weten niet wat ze willen. Help hen daarbij.”

“Om succesvol te zijn, moet een meeting of event niet alleen efficiënt zijn, maar ook emotioneel. Deelnemers moeten naar huis gaan met emoties, een ‘experience’ beleefd hebben. We onthouden zaken die ons emotioneel geraakt hebben. Emoties verstevigen ervaringen en die verstevigen de inhoud. En events moeten effectief zijn: deelnemers mogen zich de organisatie niet herinneren, dat is niet belangrijk. Een event moet voor resultaat zorgen.”

“De belangrijkste reden wereldwijd waarom mensen naar een event gaan, is netwerken, pas daarna opleiding of informatie. Enkel wat koffie en koekjes voorzien, is niet genoeg. Netwerken moet gestructureerd verlopen. Plan hoe het zal gebeuren en wees creatief. Geef je deelnemers taken. Ontmoet bv. 5 nieuwe mensen tijdens elk koffiemoment.”

2 - Vorm een team

“Je hebt een team van correcte mensen nodig, maar inclusief hij of zij die wat speciaal is, buiten de lijntjes kleurt, de zaken op een andere manier doet. Ja, zelfs een beetje gek is. Die persoon zal voor een ander perspectief zorgen. Je hebt een regelbreker nodig.”

3 - Keuze van venue

“Het kiezen van de juiste locatie is een halve ervaring op zich. Wees niet lui. Ga niet altijd meteen voor het hotel of de zaal zonder ramen. Think out of the box. Maar ga altijd eens ter plaatse kijken. Verbind het DNA van je meeting met het DNA van de venue."

"Denk aan alle zaken die je kan gebruiken. Niet elke stoel moet op dezelfde manier opgesteld staan. Zetels en stoelen kriskras door elkaar kan perfect, ook tijdens lezingen. Dat kan deel van de ervaring zijn. Verras mensen. Details zijn zeer belangrijk.”

“We willen post-covid samenkomen in grote open ruimtes. De ‘blue carpet fluffy ballrooms’ in hotels zijn verleden tijd. Mensen moeten buiten kunnen komen.”

4 - Monitor je budget

“Je budget is het allerbelangrijkste. Monitor het. Zet het in een excel-lijst. Als je iets verandert aan je concept, verander dit dan ook in je budget. Dit is de checklist voor je volgende event.”

5 - Content Design

Linda heeft het gehad met ‘talking heads’. “Deelnemers vallen in slaap of beginnen naar hun telefoon te kijken. Ontwerp hoe je je informatie wilt overbrengen. Denk erover na. Zorg voor inspirerende sprekers, ook al zijn ze niet de beste in hun vakgebied. Zorg voor korte, maar ook provocerende sessies. Controversiële standpunten zijn ok, zo komen discussies op gang. Deel je verhaal. Leer hoe je je visies moet presenteren.”

“Zorg niet voor ‘speakers’, maar voor ‘edutainers’. Laat sprekers interageren en niet focussen op hun powerpoint. Sprekers houden van hun eigen stem en kunnen niet stoppen. Zorg voor presentaties van 5 minuten mét Q&A. Laat het publiek vragen stellen (‘from listening to participating’). Laat technologie daarbij helpen (vragen die worden geprojecteerd op het scherm).”

6 - Organiseer een ‘pre-con’

“Een week op voorhand, en zorg dat alle toeleveranciers erbij zijn. En laat ze hun visie delen, vragen stellen, zo kan je tijdig zaken aanpakken of bijstellen en is iedereen mee met het verhaal en voelen ze zich deel van het team. Zeg je staf dat ze heel belangrijk zijn, zij gaan in interactie met je publiek. Ze moeten begrijpen dat zij het gezicht zijn van het bedrijf, het merk."

"Leer hen protocol, business etiquette, hoe ze met mensen moeten omgaan. Maar ook crisis management, hoe ze moeten omgaan met vervelende, agressieve mensen. Laat hen nooit het woord neen gebruiken. Mensen onthouden neen, nooit ja.”

7 - Marketing & Communicatie

“Maak je event interessant, stel het voor met een speciale kleur, creëer een apart logo. Communiceer op een slimme, maar sexy manier. Herhaal dat het event belangrijk is, ook al is het verplicht, zorg voor statistieken die je achteraf kunt gebruiken. Videobooths zorgen voor feedback, zowel negatief (daar leer je van) als positief (gebruik je voor je marketing). Je zal ook testimonials hebben die je ideeën geven voor de volgende keer.”

8 - Duurzaamheid, CSR

“Maaltijden zijn ook inhoud. Communiceer erover (in de buurt geteeld), breng de keuken in de zaal, laat de chef erover praten, zorg voor eten dat voor een ervaring zorgt, het moet deel zijn van het event. En zorg tijdens koffiebreaks voor ‘brainfood’ (fruit, ice tea, water met limoen). Laat de aanwezigen zelf uitschenken, ze mogen ook eens wat doen.”

“Denk ook aan je impact op het milieu. Zorg voor info op een app of digitaal. Zorg voor CSR, door bijvoorbeeld het leven van minder begunstigde mensen in de buurt van je event te verbeteren. Laat je deelnemers eens afval opruimen.”

9 - de 5 C’s

Volgens Linda heb je volgende 5 C’s nodig:
- een comité: Die verdeelt het werk, heeft een betere focus op specifieke taken en speelt een adviserende rol.
- een checklijst voor elke zone: Dit helpt om ervoor te zorgen dat niets gemist wordt (registratie, sociaal programma …).
- een ‘critical path plan’: Dit is een grote naam voor een tijdlijn. Tegen januari, maart … moet dit en dat klaar zijn.
- een ‘contingency plan’ (back-upplan): Wat als de spreker niet komt? Wat als we ingesneeuwd geraken? Wat als …? Als je al die vragen op voorhand gesteld en beantwoord hebt, zal je niet falen.
- crisis management: Panikeer niet, en wees altijd voorbereid op het onverwachte. Covid is niet weg, je hebt een ‘health & safety manager’ nodig. Zorg dat schoonmaakproducten aanwezig zijn en zorg voor een crisismanager en een woordvoerder voor als het verkeerd loopt. Anders geeft iedereen zomaar zijn mening aan de media en de buitenwereld. En dat wil je niet.

10 - Debrief

“Dit is de autopsie van je event. Waar hielden mensen van? Wat hadden we beter kunnen doen? Waar kunnen we van leren?”