10 conseils pour des événements incroyables

Linda Pereira, directrice exécutive de CPL Events: "Les événements ont changé le monde"

MPI Belgium Luxembourg Chapter (Meeting Professionals International) a organisé à la mi-avril une session en ligne pour ses membres sur la manière de rendre vos réunions et événements non seulement bons, mais tout simplement incroyables. À cette fin, le chapitre avait demandé à Linda Pereira de partager 10 conseils pratiques pour rendre vos événements plus spectaculaires que jamais. Linda, directrice exécutive de CPL Events au Portugal, a commencé par une boutade: "Mais en fait, je peux en donner 5.000."

"Ce n'est pas du tourisme"

Linda est née au Royaume-Uni et vit au Portugal. Elle a une mentalité britannique très pragmatique combinée à un caractère portugais très passionné. "Ce mélange des deux est parfait pour la gestion d'événements", dit-elle avec assurance. Linda organise des événements et des réunions dans pas moins de 149 pays. Elle adore les événements. "Les événements ont vraiment changé le monde", estime-t-elle.

"Mais attention, aujourd'hui, il y a une tolérance zéro pour les événements ratés, vides de contenu. En fait, les événements sont une extension de la communication, ils sont l'activation d'une idée, d'une marque, d'un concept."

Tous ceux qui travaillent dans ce secteur évoluent dans une économie de la connaissance. "Nous fournissons le meilleur environnement à nos clients afin qu'ils puissent faire passer leur message de la meilleure manière possible. Non, nous ne travaillons pas dans le secteur du tourisme."

10 conseils pour des événements réussis

1 - Visualiser le succès

Linda: "Que signifie le succès pour vous en tant qu'organisateur? Demandez à votre patron ou à votre client d'imaginer le jour 1 après l'événement. Comment voit-il la réussite ce jour-là? Souhaitez-vous, par exemple, 15% de participants en plus que prévu? Voulez-vous que tout le monde rentre chez soi heureux? Ou qu'ils apprennent beaucoup? Voulez-vous de nouveaux contrats?"

"Ce n'est que lorsque vous le saurez que vous commencerez à travailler de l'arrière vers l'avant. La planification sera fonction de ce succès. Ne procédez pas à l'envers, car vous devrez mesurer ce succès par la suite. De nombreux clients ne savent pas ce qu'ils veulent. Aidez-les à y voir plus clair."

"Pour réussir, une réunion ou un événement ne doit pas seulement être efficace, mais aussi émotionnel. Les participants doivent rentrer chez eux avec des émotions, avoir vécu une 'expérience'. Nous nous souvenons des choses qui nous ont touchés émotionnellement. Les émotions renforcent les expériences, qui renforcent le contenu. Et les événements doivent être efficaces: les participants peuvent ne pas se souvenir de l'organisation, mais ce n'est pas important. Un événement doit produire des résultats.

"La principale raison pour laquelle les gens se rendent à un événement est la mise en réseau, puis la formation ou l'information. Il ne suffit pas de proposer du café et des biscuits. La mise en réseau doit être structurée. Planifiez la façon dont il se déroulera et soyez créatif. Confiez des tâches à vos participants. Rencontrez par exemple 5 nouvelles personnes lors de chaque événement café."

2 - Former une équipe

"Vous avez besoin d'une équipe de personnes correctes, mais aussi d'une personne un peu spéciale, qui sort des sentiers battus, qui fait les choses différemment. Oui, même un peu folle. Cette personne apportera une perspective différente. Vous avez besoin de quelqu'un qui va casser les codes."

3 - Choix du lieu

"Le choix du lieu est une expérience à part entière. Ne soyez pas paresseux. N'optez pas toujours immédiatement pour l'hôtel ou le lieu sans fenêtre. Sortez des sentiers battus. Mais assurez-vous toujours de bien connaître le lieu. Veillez à ce qu'il y ait une concordance entre l'ADN de votre évènement et celui du lieu."

"Pensez à tout ce que vous pouvez utiliser. Toutes les chaises ne doivent pas être disposées de la même manière. Les sièges et les chaises qui s'entrecroisent peuvent être parfaits, même pendant les conférences. Cela peut faire partie de l'expérience. Surprenez les gens. Les détails sont très importants."

"Nous voulons des rassemblements post-covid dans de grands espaces ouverts. Les salles de bal moquette bleue des hôtels appartiennent au passé. Les gens doivent pouvoir sortir."

4 - gardez le budget sous contrôle

"Votre budget est la chose la plus importante. Surveillez-le. Mettez-le dans une liste Excel. Si vous changez quoi que ce soit à votre concept, modifiez-le également dans votre budget. C'est la liste de contrôle pour votre prochain événement."

5 - Conception du contenu

Linda en a assez des 'têtes parlantes'. "Les participants s'endorment ou commencent à regarder leur téléphone. Concevez la manière dont vous souhaitez transmettre vos informations. Pensez-y. Proposez des orateurs inspirants, même s'ils ne sont pas les meilleurs dans leur domaine. Proposez des sessions courtes mais aussi provocantes. Les points de vue controversés sont acceptables, c'est ainsi que les discussions s'engagent. Partagez votre histoire. Apprenez à présenter vos visions."

Ne proposez pas des 'orateurs', mais des 'formateurs' ou 'éducateurs'. Laissez les intervenants interagir et ne vous concentrez pas sur leur powerpoint. Les orateurs aiment leur propre voix et ne peuvent pas s'arrêter. Proposez des présentations de 5 minutes avec des questions-réponses. Laissez le public poser des questions (‘from listening to participating’). Utilisez tout ce que la technologie peut vous apporter (questions projetées sur l'écran)."

6 - Organiser une pré-conférence

"Une semaine à l'avance, assurez-vous que tous les fournisseurs sont présents. De cette façon, vous pouvez aborder ou ajuster les choses en temps utile et tout le monde est d'accord avec l'histoire et a le sentiment de faire partie de l'équipe. Dites à votre personnel qu'il est très important, qu'il interagit avec votre public. Ils doivent comprendre qu'ils sont le visage de l'entreprise, de la marque."

"Enseignez-leur le protocole, l'étiquette des affaires, la manière d'interagir avec les gens. Mais aussi la gestion de crise, comment gérer les personnes méchantes et agressives. Ne les laissez jamais utiliser le mot 'non'. Les gens se souviennent du non, rarement du oui."

7 - Marketing et communication

"Rendez votre événement intéressant, présentez-le avec une couleur spéciale, créez un logo distinct. Communiquez de manière intelligente mais sexy. Répétez que l'événement est important, même s'il est obligatoire, fournissez des statistiques que vous pourrez utiliser par la suite. Les cabines vidéo permettent d'obtenir un retour d'information, à la fois négatif (vous en tirez des leçons) et positif (vous l'utilisez pour votre marketing). Vous aurez également des témoignages qui vous donneront des idées pour la prochaine fois."

8 - Durabilité, RSE

"Les repas sont aussi du contenu. Communiquez à ce sujet (produits locaux), faites venir la cuisine sur le lieu de l'événement, laissez le chef en parler, proposez des plats qui offrent une expérience, cela devrait faire partie de l'événement. Et pendant les pauses café, proposez de la nourriture pour le cerveau (fruits, thé glacé, eau avec du citron vert). Laissez les participants se servir eux-mêmes, ils ont le droit de faire quelque chose aussi."

"Pensez également à votre impact sur l'environnement. Fournissez des informations sur une application ou par voie numérique. Faites de la RSE, par exemple en améliorant la vie des personnes défavorisées à proximité de votre événement. Incitez vos participants à ramasser les détritus."

9 - Les 5 C

Selon Linda, vous avez besoin des 5 C suivants:
- un comité: il répartit le travail, se concentre sur des tâches spécifiques et joue un rôle consultatif;
- une liste de contrôle pour chaque zone: elle permet de s'assurer que rien n'est oublié (inscription, programme social...); - un ‘critical path plan’: une façon un peu théâtrale d'évoquer un calendrier.
En janvier, mars... ceci et cela doit être bouclé.
- un ‘contingency plan’ (plan de secours): Que faire si l'orateur ne vient pas? Que se passe-t-il si nous sommes bloqués par la neige? Et si ...?
Si vous avez posé toutes ces questions et y avez répondu à l'avance, vous n'échouerez pas.
- une bonne gestion de crise: ne paniquez pas et soyez toujours prêt à faire face à l'inattendu. Le Covid est toujours parmi nous, vous avez besoin d'un ‘health & safety manager’. Assurez-vous que les produits de nettoyage sont en place et disposez d'un gestionnaire de crise et d'un porte-parole pour les cas où les choses tournent mal. Sinon, tout le monde se contentera de donner son avis aux médias et au monde extérieur. Et c'est précisément ce qu'il faut éviter."

10 - Débriefing

"C'est l'autopsie de votre événement. Qu'est-ce que les gens ont aimé? Qu'aurions-nous pu faire de mieux? Quelles leçons faut-il en retenir?"