HOE KRIJGT U HET JUISTE HOSPITALITYPERSONEEL?

ENKELE TIPS DIE OP UW EVENT de juiste mensen GARANDEREN

Hospitalitybureaus voorzien gekwalificeerd personeel voor vele taken tijdens uw evenement. Om er zeker van te zijn dat zij het juiste personeel voorzien voor de taken die u vraagt, doet u er goed aan met deze puntjes rekening te houden.

beantwoord DE 5 W's

Wie, wat, waar, wanneer en waarom? Als u een hospitalitybureau de antwoorden voorziet op deze vragen, bent u al een eind weg om het juiste personeel te krijgen.

Hoe meer informatie u een bureau geeft over de opdracht en de specifieke taken die het personeel moet uitvoeren, hoe beter zij de juiste mensen kan selecteren. Wat zijn de exacte uren die gepresteerd moeten worden? Waar gaat het evenement door? Wat zijn de exacte taken van het gevraagde personeel?

Het is zeer belangrijk om op voorhand af te stemmen wat de specifieke verwachtingen zijn. Hoewel de crew steeds een opleiding krijgt, waardoor iedereen dezelfde techniek in de vingers heeft, bestaan er ook specifieke taken of capaciteiten (cocktailshakers, meertaligheid …) waarvoor de bureaus doorgedreven moeten selecteren.

De enige manier waarop het juiste team voor uw evenement kan worden samengesteld, is wanneer alle informatie werd doorgegeven. 

Kort samengevat vragen de bureaus altijd minimum volgende informatie:

• Locatie?
• Begin- en einduur?
• Exacte taakomschrijving?
• Kans of niet op uitlopen van het evenement en dus overuren?
• Is er eten voorzien voor de crew?
• Wie is de verantwoordelijke ter plaatse?
• Specifieke wensen of noden in verband met kledij? 
• Welk publiek wordt er verwacht? Is het een officieel evenement waar tal van ministers op aanwezig zullen zijn of een familiedag waar gezinnen naartoe komen?
• En bovenal: wat is de bedoeling van het evenement: promotie, verkoop of gewoon gezellig samenzijn?

GOEDE BRIEFING

Het is zeer belangrijk dat de crew weet wat er exact van hen wordt verwacht. Een goede, uitgebreide briefing mag je ook zelf geven, het hoeft niet via het bureau te gebeuren, maar ze is wel onontbeerlijk.

Eveneens niet onbelangrijk is dat de crew weet wat de opzet van het evenement is. Wat staat er te gebeuren, hoe ziet de ganse planning er uit, wanneer moet men wat doen, moeten er gegevens worden verwerkt of niet, wie zijn de eregasten …?

Allemaal zaken die bijdragen aan een goede service.

De bureaus zijn ook vragende partij voor feedback, zelfs als die slecht is. Ook tijdens het evenement kan er nog gecorrigeerd worden.

De crew weet best wat de opzet van het event is. Wat staat er te gebeuren, hoe ziet de ganse planning er uit, wanneer moet men wat doen, wie zijn de eregasten …?
Die kennis bevordert een goede service

crew catering

Geef op voorhand zeker door wie welke job waar moet doen (binnen, buiten). Als je zelf geen catering voor de crew kunt voorzien, geef ook dit vooraf door, zodat het bureau zelf iets kan voorzien.

LASTminutebestellingen

De termijn tussen besteldatum en eventdatum wordt steeds korter. Hospitalitybureaus moeten zich hier zo goed als mogelijk tegen wapenen en ervoor zorgen dat ze hun klanten op korte termijn nog steeds een uitstekende service kunnen leveren. Idealiter is 2 tot 3 weken vóór aanvang van het evenement. De bureaus beseffen anderzijds ook wel dat de realiteit hier soms anders over beslist.

U kan alvast mogelijke problemen in de kiem smoren door een langdurige relatie op te bouwen met een bureau. Hoe langer klant en dienstverlener elkaar kennen, hoe beter voor het evenement zelf. Ook de onderlinge communicatie verloopt bij langdurige relaties vlotter. Dit is zeker aan te raden als u meerdere events per jaar organiseert. Het bureau weet in zo'n situaties ook beter wat u verwacht.

statuut: Flexi-jobs

Niet-studenten die deze job graag als bijverdienste willen doen, vragen geregeld om tewerkgesteld te worden onder het statuut van flexi-jobs. Dit was tot voor kort enkel mogelijk in de horeca, niet als host of hostess. Dit zorgde voor een daling van de instroom van nieuwe medewerkers. De sector klaagde dit al een tijdje aan.

Tijdens de coronalockdownperiodes werd de Event Confederation opgericht. Haar leden zijn BESA, Febelux, ACC, UPT en BSV. Het primaire doel van deze nieuwe, overkoepelende eventorganisatie is de sector vertegenwoordigen bij alle externe stakeholders, haar belangen verdedigen bij beleidsmakers en haar leden adviseren.

Een van de eerste gevolgen van deze inspanningen om samen te werken, is alvast dat de overheid gehoor heeft gegeven aan de vraag om het systeem van flexi-jobs uit te breiden. Zo kan de nood aan extra werkkrachten gemilderd worden. Voorlopig is deze beslissing nog niet in het Staatsblad verschenen. Pas dan zal de sector hier gebruik van kunnen maken.

Met medewerking van All Assistance Agency, Challenge MC, First In Line, Maison Rouge en The Frontline Company