Keuze voor cateraar gebeurt op basis van kwaliteit eten

Na corona meer kleine verwennerijen of kleinere gezelschappen

Een klant kiest voor een bepaalde cateraar op basis van de ervaringen die hij vroeger opdeed met hem, hetzij op een vorig eigen event, hetzij op dat van een bedrijf waar hij als genodigde aanwezig was. De offerte wordt dan wel bijgeschaafd tot beide partijen tevreden zijn. Sinds corona zijn er meer freelancers aan het werk in de sector. En nu de pandemie stilaan is gaan liggen, staan de cateraars weer voor serieuze uitdagingen door de stijgende energieprijzen.

Topkwaliteit beste reclame

Mond-tot-mondreclame

Hoe komt een bedrijf bij een welbepaalde cateraar terecht? De kwaliteit van het geserveerde eten geeft de doorslag. Met als gevolg dat als iemand tevreden was over de catering, hij de volgende keer sowieso weer zal aankloppen bij die cateraar. Bedrijven die zich een eerste keer aanmelden bij een cateraar, hebben meestal zijn eten geapprecieerd op een of ander event waar de cateraar van dienst was. Mond-tot-mondreclame werkt dus het beste. Vandaar dat de cateraar telkens op een andere manier creatief uit de hoek komt, want een onderneming wil natuurlijk geen kopie van een vorig event.

Recurrente klanten

In de regel kan je zeggen dat 50 à 60% van de klanten voor een cateraar kiest omdat hij deze van vroeger kent. 20 à 35% zijn nieuwe klanten die via referenties tot bij de cateraar komen en 10% van de klanten komt via een andere weg (recensies, vakmedia, socale media, nieuwsbrieven …).

Locatie met cateraar

Interessant voor een cateraar is zijn samenwerking met bepaalde locaties. Want wanneer een potentiële klant informatie opvraagt bij een venue, kan het zijn dat die er onmiddellijk bij vertelt dat hij met exclusieve cateraars werkt, die dus volledig vertrouwd zijn met de uitrusting op de locatie. Omgekeerd kan ook, namelijk dat een cateraar zelf eigen locaties heeft. Al is de klant uiteraard niet verplicht om zijn event op die locaties te organiseren.

Vergelijkende offertes

Omdat klanten doorgaans op voorhand al goed weten met wie ze in zee willen gaan, dient een cateraar in mindere mate offertes te maken voor bedrijven die hij helemaal niet kent. Dat is dan bijvoorbeeld omdat volgens de bedrijfspolicy minstens drie offertes voorgelegd moeten worden aan de directie. Cateraars beslissen of ze op die vraag ingaan afhankelijk van de datum van het event en de beschikbaarheden van het personeel; zodat ze een optimale service kunnen garanderen. De potentiële klant kiest dan doorgaans voor de goedkoopste, ook al zijn offertes moeilijk te vergelijken. De ene cateraar geeft een totaalprijs voor het eten, het kleine materiaal en de service; het grote materiaal (tafels, tentjes …) wordt apart vermeld. De andere geeft al meer details of geeft een prijszetting per persoon.

"50 à 60% kiest voor een cateraar omdat hij deze van vroeger kent"

Van vloer tot plafond

Sommige cateraars werken met veel ingehuurde materialen, anderen maken de keuze voor veel eigen materialen om zo sneller te kunnen schakelen. We denken hier niet alleen aan eigen decoratiemateriaal of meubilair maar ook aan een eigen wagenpark bijvoorbeeld. Sowieso kan alles van vloer tot plafond ingevuld/aangekleed worden naar wens. Mobiele keukens en eigen kookmateriaal heeft elke cateraar wel. Dat is tenslotte de basis van zijn succes en de garantie op een verzorgd diner: hij weet wat zijn materiaal aankan en hoe het precies werkt.

Dieetwensen van genodigden

over veggie en vegan

De cateraars regelen dat er een goede verdeling is tussen veggie, vegan/plant based, vlees, vis, gluten, lactose enzovoort. Althans, bij de formules ‘buffet’ en ‘streetfood’. Voor zittende diners dient de klant specifieke dieetwensen door te geven. Niet onbelangrijk, om "waste" zo klein mogelijk te houden. En omdat ter plaatse niet veel meer kan aangepast worden op dat vlak. Op het event zelf staan vaak menukaartjes op de buffettafels met informatie over allergenen in bepaalde producten.

Over halal en infofiches

Een cateraar merkt op dat het al eens een hele puzzel is om op grote events rekening te houden met bepaalde diëten, overtuigingen en allergieën. En al zijn in België alle pluimvee en de meeste runderbereidingen halal geslacht, geloven moslims dat niet zomaar. Vandaar dat de cateraar altijd de attesten op zak heeft van de leveranciers, opgemaakt door de Islamraad. Alle chefs ter plaatse kennen uiteraard de details in verband met de ingrediënten en de medewerkers beschikken over de nodige infofiches.

 

 

OFFERTE: TIEN ZAKEN DIE EEN CATERAAR MOET WETEN
1. Datum
2. Aantal personen
3. Locatie (belangrijk voor de logistiek (laden en lossen), voor de stroom- en watervoorzieningen ...) 
4. Beschikbaar materiaal
5. Programma en timing van de dag/avond (aankomsturen deelnemers, aanvangsuur van elk onderdeel)
6. Gewenste formule (receptie, walking dinner ...)
7. Type publiek
8. Thema
9. Verwachtingen
10. Budgetindicatie

OVER MATEN EN GEWICHTEN: EEN PAAR RICHTLIJNEN
Onze respondenten wijzen er nadrukkelijk op dat dit slechts enkele richtlijnen zijn en dat alles afhangt van de wensen van de klant, van de formule, het tijdstip en de duur van het event.

Hoeveelheid eten per persoon (pp)
- 750 gr pp. voor hoofd- en nagerecht
- Bij streetfood met 4 standjes: 2 soorten schotels pp. (op = op)
- Bij buffet met 3 warme gerechten: 220 gr pp aan vlees/vis/gevogelte
- Zittend diner: 165 à 180 gr van het hoofdingrediënt

Hoeveelheid drank per persoon
- Koffie-onthaal: 1,5 drank per persoon (koffie, thee, fris)
- Receptie: 2,5 glazen pp.
- Maaltijd: halve fles pp. en 3 l water per tafel van acht
- Open bar: 3 eenheden pp/uur (eerste drie uur/ daarna: 2 eenheden)

Hoeveelheid personeel 
- Receptie: 1 personeelslid per 25 gasten
- Streetfood met drie standjes: 7 medewerkers (bereidingen en bediening) voor 150 gasten
- Walking dinner: 1 personeelslid per 22 gasten
- Zittend diner: 1 personeelslid per 15 gasten

65% van het bedrag voor food en beverage wordt gefactureerd met 12% btw, 35% met 21% btw"

 

BTW-AFTREK
Er is al jaar en dag discussie over de btw-aftrek op catering (food en beverage) die geserveerd wordt tijdens promotionele events. In 2005 nam het Hof van Cassatie hierin een positief standpunt in. Ook bevestigde het Hof nog eens die uitspraak in 2010 en in 2012: de btw is aftrekbaar indien aangetoond wordt dat de kosten van catering kaderen binnen een event dat hoofdzakelijk tot doel heeft de verkoop van producten te bevorderen. Eind 2011 heeft de btw-administratie echter laten weten zich hierbij niet neer te leggen. De fiscus was daarbij van mening dat de aftrekuitsluiting met betrekking tot food en beverage 'op zich' staat ondanks het publicitaire doel. In 2015 heeft de fiscus zich eindelijk neergelegd bij het arrest van het Hof van Cassatie. Ze aanvaarden daarbij dat de cateringkosten vallen onder de categorie 'publiciteitskosten'. Wel moet worden aangetoond dat de gedane kosten werden gemaakt voor het publicitaire evenement en moet de cateraar een btw-conforme factuur voor zijn diensten kunnen voorleggen.

Commercieel event
Kan het organiserende bedrijf de btw van het deel 'food en beverage' (f&b) recuperen? Ja. De cateringkosten vallen onder publiciteitskosten als de band met een 'publicitair evenement' aangetoond kan worden en er een btw-conforme factuur is. Onder 'publicitair evenement' wordt verstaan: een evenement met als doel een meerverkoop te genereren. Er wordt een bepaald product in de kijker gezet en klanten en/of potentiële klanten zijn de genodigden.
Wat met een personeelsevent? Ook dan kan de btw op food en beverage gerecupereerd worden op voorwaarde dat al het personeel werd uitgenodigd.

Bewijsmateriaal
Het organiserend bedrijf wordt geadviseerd een volledig dossier bij te houden van het event. Hierin zit minstens vervat: de uitnodiging, de adressenlijst van diegenen aan wie de uitnodiging werd verstuurd, een aanwezigheidslijst en de cateringprestaties.

12% of 21% btw
65% van het bedrag voor food en beverage wordt gefactureerd met 12% btw, 35% met 21% btw. Dat is een afspraak tussen de btw-administratie, restaurants en eventcatering. Men gaat ervan uit dat 65% van de omzet uit food en aanverwanten bestaat (waarop btw-tarief van 12% van toepassing is) en 35% uit drank (met btw-tarief van 21%). Alle tafelmateriaal (gedekte tafel, met inbegrip van tafels en stoelen) mag verrekend worden met 12% omdat je zonder dat materiaal niet kan eten.

Veranderingen na corona

Meer freelancers

Een aantal cateraars vertelt ons dat tijdens corona de poule van extra’s, flexi’s en studenten flink daalde. Ze kozen voor zekerheid en gingen in andere sectoren aan de slag. Intussen en mede door de stijgende kosten, voelt de eventsector dat ze stilaan terugkeren om een centje bij te verdienen. Sommige cateraars werken nu wel meer met freelancers dan voor de pandemie, nog altijd door het personeelstekort.

Kleiner

Nu kiezen klanten meer voor walking dinners, meer voor kleine verwennerijen in plaats van lang tafelen, meer voor streetfood en foodtrucks, meer voor een festivalsfeer dan voor de pandemie. Of ze zien net het tegenovergestelde: een wens voor luxetafelen in een kleiner gezelschap en met exquise wijnen.

Live en duurzaam

Winnen meer aan belang sinds corona: livecontact, livebeleving, een duurzaam aanbod, een pure productkeuken, lokale producten. Het samenzijn op zich wordt meer gewaardeerd, en als het even kan in een ruime (buiten)omgeving.

Stijgende prijzen

Ook voor de cateraars stijgen de prijzen van voeding en dranken en van energie en transport. Maar koken kan nu eenmaal niet zonder elektriciteit en gas. Toch blijven klanten steeds meer voor minder budget verwachten, en dat is dus echt niet realistisch. Bovendien durven bedrijven zich nog niet direct (na corona) overgeven aan een feeststemming en evenveel events als vroeger organiseren. Onnodig te zeggen dat de sector door een moeilijke periode moet. Maar het cliché ‘never waste a good crisis’, klopt ook in de eventsector, laat een cateraar zich ontvallen. “Na de coronacrisis kruipen we wel uit de energiecrisis.”

Met dank aan Belgocatering, Coeur Catering, Gourmet Invent, J&M Catering, Trait-Event en Vandersmissen Feestservice.