Quels frais rembourser lors d’événements à l’étranger ?

Monter un stand, aménager un lieu événementiel ou tout démonter après l’événement : pour de nombreuses entreprises événementielles, les missions de plusieurs jours font partie du quotidien. Y compris au-delà de nos frontières. Les membres du personnel passent parfois plusieurs nuits hors de chez eux et engagent des frais pour les repas, les boissons et les petites dépenses.

Si, en tant qu’entreprise événementielle, vous envoyez régulièrement des membres du personnel à l’étranger, vous vous poserez tôt ou tard des questions sur les indemnités de repas, les frais d’hôtel et leur traitement fiscal. Quelles indemnités pouvez-vous ou devez-vous accorder en tant qu’employeur ? Et à quelles conditions sont-elles exonérées sur le plan fiscal et social ?

Déplacements professionnels à l’étranger : indemnité forfaitaire de séjour

Nous renvoyons à cet égard au régime fiscal et social des indemnités forfaitaires de séjour lors de déplacements professionnels à l’étranger. Pour ces déplacements, les employeurs peuvent rembourser les frais professionnels réels sur présentation de justificatifs. Une autre possibilité consiste à accorder une indemnité journalière forfaitaire à titre de remboursement de frais propres à l’employeur. Si les conditions applicables sont remplies, cette indemnité n’est pas considérée comme une rémunération ordinaire et est exonérée d’impôts et de cotisations de sécurité sociale.

​Deux références importantes sont utilisées pour l’indemnité forfaitaire : un forfait général de 37,18 euros par jour ou les montants plus élevés, propres à chaque pays, figurant dans la liste officielle des pays du SPF Affaires étrangères. Ces derniers varient selon le pays de destination et la catégorie applicable. La liste des pays actualisée est en vigueur depuis le 1er août 2025. ​Pour de nombreuses destinations, comme nos pays voisins, la France, l’Allemagne ou les Pays-Bas, les montants de la liste sont supérieurs au forfait général. L’employeur choisit le régime d’indemnisation applicable et doit tenir compte des conditions prévues pour le traitement fiscal et social.

​Les montants de la liste des pays sont répartis en deux catégories. La catégorie 1 s’applique aux déplacements professionnels à l’étranger de trente jours calendrier maximum. La catégorie 2 concerne les séjours de plus de trente jours calendrier consécutifs.

​En principe, l’indemnité journalière couvre les frais de déjeuner et de dîner, les boissons et les collations, les transports locaux, les communications téléphoniques et les autres petites dépenses. Les frais d’hôtel, le petit-déjeuner et le trajet aller-retour vers la destination n’en font pas partie. Ces dépenses sont soumises à des règles distinctes de remboursement et de justificatifs, ainsi que, le cas échéant, aux plafonds des frais de logement par pays.

Pour en savoir plus, consultez les instructions actuelles de l’ONSS concernant les déplacements professionnels à l’étranger ainsi que l’arrêté ministériel du 14 juillet 2025 fixant les montants officiels.

​Les forfaits ne peuvent pas être appliqués automatiquement à chaque mission à l’étranger. L’ONSS mentionne notamment plusieurs conditions : il doit s’agir de véritables déplacements professionnels à l’étranger, le travailleur doit exercer une profession principalement sédentaire et ne se rendre à l’étranger que de temps à autre pour des raisons professionnelles, et les revenus liés aux prestations à l’étranger doivent être soumis aux impôts belges. Pour les membres du personnel événementiel qui travaillent souvent sur site, il est donc important de vérifier si ces conditions sont remplies. En cas de doute, le secrétariat social peut déterminer quel régime s’applique.

Les règles applicables aux déplacements professionnels à l’étranger ne peuvent pas non plus être appliquées telles quelles aux missions effectuées en Belgique. Les déplacements en Belgique sont soumis à d’autres conditions et montants de référence. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici.

Combien de jours sont pris en compte ?

Le calcul ne correspond pas toujours au nombre de jours calendrier pendant lesquels un membre du personnel est absent de chez lui. Pour l’application de la liste des pays, il importe notamment de savoir s’il s’agit d’un déplacement professionnel de courte ou de longue durée à l’étranger.

Pour une journée complète entre deux nuitées, le forfait journalier complet peut être accordé. Depuis le 1er janvier 2025, le forfait complet peut également être accordé pour le jour du départ et celui du retour d’un déplacement professionnel de plusieurs jours à l’étranger. L’ancienne limitation à une demi-indemnité journalière a été supprimée.

Une indemnité journalière complète peut également être accordée pour un aller-retour à l’étranger effectué le même jour, même si l’absence dure moins de dix heures. Depuis le 1er janvier 2025, l’ancienne durée minimale de dix heures n’est plus d’application.

Cela ne signifie pas que chaque travailleur a automatiquement droit à un forfait pour chaque jour de déplacement. Les conditions relatives aux déplacements professionnels à l’étranger restent d’application, tout comme l’obligation de vérifier quels frais le travailleur supporte effectivement lui-même. Il reste donc important de procéder à un calcul correct et d’enregistrer clairement les missions.

Que faire si le petit-déjeuner est compris à l’hôtel ?

L’articulation entre les frais d’hôtel et les indemnités de repas constitue un autre point pratique à prendre en considération. Si vous réservez un hôtel, vous devez savoir quels repas sont compris dans le prix et quels frais sont directement pris en charge par l’entreprise événementielle ou le client.

​Le petit-déjeuner n’est pas couvert par l’indemnité forfaitaire journalière pour les déplacements professionnels à l’étranger. Depuis 2023, le petit-déjeuner est inclus dans le régime des frais de logement maximaux. L’ancienne réduction distincte de 15 % de l’indemnité journalière forfaitaire pour le petit-déjeuner n’est plus appliquée. Les frais de petit-déjeuner peuvent donc être compris dans les frais de logement distincts, auxquels s’appliquent les montants maximaux par pays et les justificatifs requis.

La situation est différente pour le déjeuner et le dîner. Si l’employeur ou un tiers paie directement le repas ou l’offre gratuitement, le forfait journalier doit être réduit de 35 % pour le déjeuner et de 45 % pour le dîner.

Il est donc important que les entreprises événementielles déterminent à l’avance quels repas sont compris dans la formule hôtelière, lesquels sont offerts par le donneur d’ordre et quels frais le travailleur doit supporter lui-même. Si, par exemple, l’employeur ou le client fournit des repas à l’équipe, il convient de vérifier si cela nécessite une réduction du forfait journalier. Accorder le forfait complet alors que certains frais sont déjà directement pris en charge peut entraîner un traitement fiscal incorrect.

Quelles règles s’appliquent au sein du secteur événementiel ?

​Outre les règles fiscales et sociales générales, les accords conclus au sein de la commission paritaire applicable sont également importants. Une référence fiscale ne détermine en effet pas automatiquement le montant qu’un employeur doit payer en vertu d’une CCT, d’un contrat de travail ou d’un règlement d’entreprise. Les entreprises événementielles doivent donc vérifier quelles conditions de travail et quelles éventuelles dispositions de CCT s’appliquent à leur personnel. Il peut exister des dispositions sectorielles imposant des obligations supérieures aux montants de référence fiscaux. Il convient toutefois de vérifier précisément quelles dispositions s’appliquent à la commission paritaire concernée. Il est important de ne pas considérer automatiquement les montants de référence fiscaux comme une obligation de paiement sectorielle.

​Pour la CP 126 (ameublement et transformation du bois) et la CP 200 (commission paritaire auxiliaire pour employés), aucune CCT n’impose d’obligation supérieure aux plafonds fiscaux. Les limites légales fiscales/ONSS (liste des pays ou 37,18 EUR) constituent la référence standard.

​La CP 304 (entreprises de spectacles) exige une prudence accrue, car le secteur compte différentes CCT, notamment pour les artistes de scène, les techniciens et les autres travailleurs, selon la région linguistique de l’entreprise. Les tournées de spectacles, par exemple, sont soumises à des dispositions spécifiques de CCT concernant les indemnités et les séjours à l’étranger. Selon la CCT applicable, d’autres règles peuvent également s’appliquer aux nuitées et aux repas, ainsi qu’à la concertation entre l’employeur et le travailleur sur les conditions d’un séjour à l’étranger. Vous devez donc vérifier précisément quelles dispositions s’appliquent à votre entreprise événementielle et aux travailleurs concernés.

​Une réglementation sectorielle ou d’entreprise peut donc imposer des obligations supplémentaires. Cela ne signifie toutefois pas qu’une indemnité supérieure à la référence fiscale ou ONSS est automatiquement exonérée d’impôts. En tant qu’employeur, vous devez évaluer séparément ces deux aspects : d’une part, l’obligation d’accorder l’indemnité et, d’autre part, les conditions auxquelles celle-ci est admise sur le plan fiscal et social comme remboursement de frais propres à l’employeur.

​Vous trouverez plus d’informations sur les CCT sectorielles dans la base de données des CCT du SPF Emploi. Vérifiez toujours si le texte concerné s’applique à votre entreprise et au travailleur en question.

Les règles ordinaires de la commission paritaire applicable en matière de durée du travail, de temps de repos et d’éventuelles indemnités pour le travail de nuit et de week-end restent bien entendu d’application. Une indemnité journalière pour les repas et les petites dépenses ne remplace pas l’obligation de verser le salaire ou les suppléments prévus par la réglementation ou la CCT applicable.

​Une politique claire en matière de frais évite les discussions

Pour les entreprises événementielles qui travaillent régulièrement à l’étranger, il est recommandé de vérifier la commission paritaire applicable, de consulter les forfaits appropriés pour les missions à l’étranger et de préciser clairement quels frais sont pris en charge par l’entreprise, l’hôtel ou le donneur d’ordre.

Vérifiez également à l’avance si les conditions du régime forfaitaire sont remplies, consignez les jours de déplacement et de séjour et conservez les justificatifs des frais remboursés séparément. En cas de doute, mettez votre politique en matière de frais au point avec votre secrétariat social ou votre conseiller fiscal.

Vous éviterez ainsi les doubles remboursements et les discussions relatives aux impôts ou aux cotisations de sécurité sociale, tout en adaptant mieux le remboursement des frais à la réalité quotidienne du secteur événementiel.

Source : Event Confederation