L'importance des données dans le secteur de l'événementiel

Nous savons aujourd'hui que les données sont importantes. Mais pour quoi exactement? Quelles données, comment et quand devons-nous les collecter et les utiliser? Yves Van Handenhove et Kenneth De Keulenaer du centre d'expertise Public Impact, tous deux aguerris en matière de donnés, donnent trois raisons pour expliquer l'importance des données dans le secteur de l'événementiel et de la culture et montrer qu'elles ne sont pas juste 'des chiffres obligatoires'. Pour résumer: les données forcent la réflexion, la compréhension et l'action.

RÉFLEXION: la collecte de données oblige à poser les bonnes questions en amont

"Pourquoi avez-vous fait ces choix? Pourquoi cet événement, élaboré de cette manière et destiné à ce groupe cible?" Pas facile de répondre à ces questions, même pour de nombreux organisateurs d'événements et de manifestations culturelles. Les réponses que nous entendons souvent, en tant que chercheurs du centre d'expertise Public Impact de la haute école Karel de Grote, sont les suivantes: "cela tient à des raisons historiques", "sur une intuition" ou "par un concours de circonstances". Certains s'en sortent comme ça, mais malheureusement, ce ne sont que quelques heureux élus. Pour organiser des événements réussis, il faut plus que de l'intuition et de la chance.

Les organisations qui veulent réussir à long terme utilisent les données comme fil conducteur dans leurs processus décisionnels. Elles basent leurs choix sur ces données. Les données valident le fait que la décision est correcte ou optimale. C'est ce qu'on appelle souvent le data-driven decision-making. Il ne s'agit pas seulement de collecter des données. Avant ça, il faut déterminer les objectifs et poser les bonnes questions: "Quelles décisions devez-vous prendre?" et "De quelles informations avez-vous besoin pour cela?". Ces réflexions déterminent avec précision les données dont vous avez besoin.

Un exemple: depuis la crise du corona, les organisateurs s'interrogent plus que jamais sur la méthode idéale pour compter le nombre de visiteurs à leur événement. En effet, il existe différentes méthodes de comptage, notamment les compteurs de clics, les caméras ou la technologie basée sur les ondes radio WiFi ou les données mobiles. Quelle solution choisir? L'outil en ligne Telwijzer de notre centre d'expertise peut vous aider à prendre cette décision. Il vous oblige à vous poser les bonnes questions en amont: avez-vous besoin de données et/ou d'images du trafic en temps réel? Quel est le budget pour le comptage? Combien de temps durera l'événement? Quelle est la surface du lieu de l'événement et combien de voies d'accès y a-t-il? L'outil en ligne vous aidera à choisir la méthode de comptage la plus appropriée pour votre événement en vous basant sur les bonnes données et en posant les bonnes questions.

compréhension: l'interprétation des données donne une signification

Lors d'un événement, vous pouvez recueillir beaucoup de données. Il existe de nombreux processus, actions et participants qui ont un grand potentiel de données. Pourtant, en tant que chercheurs, nous constatons que, souvent, on ne fait pas grand-chose de ces données, malgré leur potentiel et malgré les efforts des organisateurs pour les collecter. C'est une occasion manquée de rendre votre organisation et votre fonctionnement encore plus efficaces.

En effet, une fois les données collectées, vous devez les (faire) analyser. Cela conduit à des réflexions: quels modèles voyez-vous dans les données? Que peuvent-ils signifier? Comment pouvez-vous les interpréter? Ces informations peuvent aider votre organisation à prendre les bonnes décisions. Cependant, peu d'organisations se contentent d'analyses de données. L'externalisation vers des experts coûte souvent beaucoup d'argent. C'est pourquoi notre centre d'expertise a mis au point divers outils en ligne gratuits permettant aux professionnels de l'événementiel de collecter et d'interpréter des données.

Prenez notre Analyser par exemple: cet outil vous aide à cartographier l'impact social de votre événement sur la ville où il se déroule. Il vous aide à collecter, analyser et interpréter les données. Avant le déroulement de l'événement, l'organisateur saisit également les objectifs de son événement en répondant à quelques questions. Celles-ci sont ensuite comparées aux réponses des habitants et des visiteurs. Ainsi, vous obtenez des informations qui vous permettront d'optimiser votre événement pour une prochaine édition et de lui donner un impact social plus important.

Voulez-vous prévoir l'impact social de votre événement avant même qu'il ait lieu? Alors, il y a notre Scanner. Il renferme les informations qui sont importantes pour aider les autorités locales dans leur processus de décision quant à l'autorisation, la facilitation et/ou l'organisation de l'événement. Outre l'impact social d'un événement, il y a aussi l'impact économique local qui est important pour les décideurs politiques. C'est pourquoi nous avons développé le Calculator, qui prédit l'impact économique de votre événement avant et le mesure après.

ACTION: tirer des enseignements des données

Une fois que vous avez interprété les données, il y a un autre piège: ne rien faire de ces informations. Les professionnels de l'événementiel étant souvent très occupés, ils oublient souvent de prendre des mesures supplémentaires ou n'ont tout simplement pas le temps 'supplémentaire' pour le faire. D'un autre côté, ils ne seraient pas obligés d'éteindre autant d'incendies s'ils avaient pris au préalable d'autres décisions, meilleures et plus informées.

Les événements peuvent donc fournir de nombreuses informations sur les visiteurs de votre événement: qui sont-ils, qu'est-ce qui les motive, que veulent-ils et comment pouvez-vous les atteindre au mieux? Notre Profiler peut fournir ces réponses. Cet outil vous permet de cartographier les profils des différents visiteurs de votre événement et même de les prévoir à l'avance. Cela vous permet d'orienter l'événement et la communication vers ce groupe cible et, sur base des bonnes informations, de le motiver à venir à l'événement. Agissez! Vous éviterez ainsi d'avoir trop peu de visiteurs, ce qui peut avoir de graves conséquences sur l'ambiance, l'exposition et la rentabilité de votre événement.

En tant que chercheurs, nous exhortons donc le secteur de l'événementiel et de la culture à prendre un maximum de décisions réfléchies et fondées sur des données. Posez-vous les bonnes questions en amont, collectez les bonnes données et obtenez des informations bien fondées. Ensuite, prenez des mesures et répétez le processus. C'est ainsi que vous rendez votre organisation plus forte et vos événements plus percutants.

Lancez-vous vous-même dans les données avec nos outils. Ils sont disponibles gratuitement dans le Toolkit de notre centre d'expertise. Si vous avez besoin d'aide ou de soutien, n'hésitez pas à nous contacter ou à suivre l'un de nos ateliers Event Toolkit. Au cours de ces ateliers, nous vous expliquerons, étape par étape, comment calculer et améliorer l'impact et la valeur de votre événement en utilisant les données et nos outils.

Vous voulez en savoir plus ou collaborer?
Vous pouvez également contacter le centre d'expertise Public Impact pour:
– des données de recherche et une expertise sur le vaste secteur de l'événementiel
– des outils et directives pour rendre vos événements plus percutants
– des formations a posteriori et un réseau d'experts
– des recherches, conseils et encadrements personnalisés.

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E-mail: christine.merckx@kdg.be