"CHOISIR LE LIEU EN FONCTION DU TYPE D'EVENEMENT"

ENTRETIEN AVEC UN SPÉCIALISTE DU CHOIX DES SITES ET DES NÉGOCIATIONS

HelmsBriscoe s'occupe de l'ensemble du processus de planification des meetings pour ses clients. Fondée en 1992 par Roger Helms et Bill Briscoe, l'entreprise est installée à Scottsdale (Arizona, USA), et opère aujourd'hui dans 55 pays pour l'organisation de meetings annuels dans plus de 100 pays. Les 1.400 collègues sont tous des travailleurs autonomes, et se tiennent à votre disposition pour trouver le meilleur endroit pour votre meeting ou événement.

MARCHE NICHE

Helms et Briscoe avaient tous deux acquis une expérience professionnelle dans le secteur hôtelier, mais se sont soudain rendu compte qu'ils n'étaient plus en mesure de répondre à toutes les exigences de certains clients. Le vide sur le marché devait être comblé par un nouveau type d'acteur: HelmsBriscoe fait en effet office de médiateur entre le client et l'hôtel/le lieu. Tous les associés ont en moyenne 12 ans d'expérience dans le secteur hôtelier ou dans la planification d'événements. Nous avons eu un entretien avec Joris Eyck, Managing Director, responsable pour le Benelux: “HelmsBriscoe n'est en rien lié au secteur hôtelier“, aimerait-il préciser. “Notre priorité, c'est de satisfaire les souhaits du client.“

Joris Eyck:

“Apres notre premiere mise au point, certains organisateurs changent parfois encore d'avis quant au choix du site”

DE LA PRISE DE CONTACT AU CONTRAT

Comment fonctionne HelmsBriscoe exactement? Et comment les associations ou les entreprises atterrissent-elles chez vous en cherchant un site idéal pour leur projet?

Joris Eyck: “Il faut d'abord bien connaître les besoins de votre entreprise et l'objectif de l'événement. La plupart du temps, le client n'a pas encore répondu à toutes les questions de son côté. Quel est le but du meeting? Notre équipe commerciale a-t-elle besoin d'être motivée? Notre dernière nouveauté va-t-elle être présentée à un public international? Et d'où viennent les participants? Veulent-ils être transférés pour un deuxième vol? Qui paie les chambres? Il est important que vous connaissiez à l'avance les réponses à ces questions spécifiques, les hôtels ou les salles vous les poseront aussi. Quel type de disposition des sièges choisir? La réponse à cette question détermine également le lieu que vous choisirez. En fait, vous devez prévoir au moins 1 m²/personne pour une disposition en théâtre et 2 m²/personne pour une disposition en classe. Au moins 80% de nos collaborateurs sont issus de l'hôtellerie et ont été confrontés à ces questions à plusieurs reprises, mais du côté de l'offre. On constate aussi que les associations savent généralement exactement ce qu'elles veulent, alors que les entreprises changent parfois de lieu et modifient même le nombre de participants après avoir fait une première fois le point lors de notre première entrevue.“

Une fois qu'ils ont la réponse à toutes ces questions, de quoi nos lecteurs doivent-ils se préoccuper?

“Ensuite, vous pouvez envoyer des appels d'offres (Request For Proposals) et vous devez évaluer les différents lieux/hôtels candidats et faire une sélection. Par après, vous devez suivre l'ensemble du processus de près jusqu'à ce qu'un contrat soit finalement signé. Une fois qu'une demande est claire, il est donc important de l'envoyer le plus rapidement possible aux sites potentiels. Enfin, vous établissez une liste restreinte d'hôtels/de lieux potentiels et un contrat est négocié. Si une inspection du site doit encore être organisée, vous pouvez contacter le CVB (Convention Bureau) ou la DMC locale (Destination Management Company). Cette dernière est particulièrement intéressante pour les clients internationaux.“

CONTRATS ET CLAUSES

En tant que tierce partie, vous pouvez participer à la rédaction du contrat et à la définition de certaines clauses?

“Bien sûr. Nous envoyons à notre client le contrat de l'hôtel ou du lieu. Nous utilisons notre pouvoir de négociation spécifiquement dans la négociation de ce qui est vraiment important pour le client et pour protéger l'organisation autant que possible. Quelles sont les conditions d'annulation pour une annulation totale ou partielle, que peut-on déduire, combien faut-il payer en acompte? Nous incluons également un certain nombre de clauses pour protéger à la fois le client et l'hôtel ou le lieu. Même les entreprises qui n'ont pas peur de négocier ont intérêt à en tenir compte.“

Quel genre de clauses?

“Il y a d'abord la clause de force majeure. Il vous suffit de désigner le volcan islandais Eyjafjallajökull, et le client comprend immédiatement qu'il doit inclure cette clause. Il en va de même en cas de grève des contrôleurs aériens. Nous veillons à ce que cela soit inclus dans les conditions générales du contrat avec l'hôtel.

Deuxièmement, il y a la clause de ‘revente’, qui protège l'offre. Si le client abuse des annulations ou au-delà des conditions prévues par le contrat, nous revendrons les chambres perdues à un autre client.

Il y en a également la ‘clause de rénovation’, qui est particulièrement importante lorsque vous réservez longtemps à l'avance. Il stipule qu'un tel chantier ne peut être entrepris pendant l'événement.

Finalement, il y a encore la clause dite de ‘walking’, ce qui concerne dans ce secteur la réservation sans place disponible ou les ‘surréservations’. Nous ne voulons pas qu'un de nos participants soit envoyé dans un autre hôtel. Si un hôtel le fait quand même, les frais d'hébergement (y compris le transport) seront à sa charge.“

DES EXPERIENCES UNIQUES

Qu'avez-vous observé comme évolutions ces dernières années, surtout en termes d'attentes du client final?

“Les millennials, la génération née entre 1980 et 2000, deviennent de plus en plus nos clients directs et sont demandeurs d'expériences uniques. C'est la génération qui a grandi avec les changements technologiques rapides et cette (r)évolution se reflète aussi dans les demandes qu'ils formulent. Les différents sites et les hôtels indépendants s'y sont adaptés – ils se sont d'ailleurs regroupés au sein d'associations ou de groupes indépendants (par exemple Brussels Special Venues) – mais de plus en plus de chaînes hôtelières ont pris conscience qu'elles devaient également évoluer dans ce sens. De plus, les générations X et Y recherchent aussi quelque chose de différent. De nombreux clients attachent toujours de l'importance à rassembler les gens pour les inspirer. Les événements se font de plus en plus ‘en plein air’, en pleine nature. Des bureaux de conférence secondaires (régions rurales ou petites villes secondaires) fleurissent un peu partout pour promouvoir ces lieux.“