PROMOUVOIR LE CATERING EXIGE UNE APPROCHE STRATEGIQUE
Points d'attention et principes à appliquer pour plus d'efficacité
Le service traiteur d'un événement joue un rôle primordial et est même souvent considéré comme la carte de visite ultime de l'événement en question. Nous reprenons dans cet article les pièges et erreurs à éviter à tout prix. En effet, il ne suffit pas de comparer les prix ou de se laisser séduire par une page internet ou une brochure attirante pour apprécier la qualité d'un traiteur.
DEFINIR LE NOMBRE D'INVITES DES LE DEBUT
Il n'est pas simple de pouvoir annoncer un nombre définitif de participants dès le début du projet. On conseille donc de partir d'un nombre légèrement inférieur à celui escompté mais tout en restant réaliste. Il est toujours plus facile de commander des produits supplémentaires, dans une certaine mesure, que de décommander pour limiter les frais inutiles, sauf si les dates butoirs déterminées par le traiteur sont respectées. Cela vaut évidemment pour les b&b et non pour l'ensemble de la commande. Laissez-vous également conseiller par le traiteur et expliquez clairement comment vous calculez le nombre d'invités et quel groupe cible vous souhaitez atteindre.
Estimer le nombre d'invités
Il n'y a rien de plus dérangeant que de devoir jeter de grandes quantités de nourriture ou, à l'inverse, de ne pas en avoir prévu assez. Le traiteur émettra toujours l'une ou l'autre suggestion, mais certains professionnels se basent sur des moyennes 'générales'. La consommation dépend beaucoup du 'moment de consommation'. Ci-dessous, plusieurs moments possibles.
- Accueil café/thé: 2 tasses par personne
- 1ère heure de l'événement: 3 consommations par personne
- Suite de l'événement: 2 consommations par personne
- Vins pendant le repas: 1,5 verre par service par personne
- Bouchées: 5 par personne pour une réception ou 8 à 10 par personne pour une soirée
Personnel de service
Il peut sembler simple de comparer les devis, mais ce n'est pas toujours le cas. Plusieurs facteurs interviennent, à commencer par les frais de personnel. Chaque traiteur compte sur un nombre différent de personnes en service et cela peut entraîner de grosses variantes entre les différents prix. Un élément déterminant pour l'organisateur. Parfois, on se demande malgré tout si le service pourra être assuré. Vous pouvez vous baser sur les rapports suivants (légèrement variables d'un traiteur à l'autre):
- Service boissons: 1 personne pour 35 invités
- Service boissons et nourriture: 1 personne pour 25 invités
- Service boissons et dîner: 1 personne pour 15 invités
- Service au bar uniquement: 1 personne pour 50 invités
Pour les galas et les dîners VIP, on peut également considérer un service par table, c'est-à-dire:1 serveur par table de 8 à 10 personnes. Ensuite, en fonction de la taille de l'événement, on peut également ajouter des maîtres de cérémonie, des techniciennes pour l'entretien des toilettes, des responsables de la sécurité et des hôtesses.
Il existe différentes façons de calculer le coût du personnel. Il est important de savoir si le tarif horaire est basé sur un tarif linéaire ou non. Les tarifs linéaires incluent les frais et les heures de déplacement.
