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La maniere de travailler des organisateurs d’evenements a la recherche de sites

Comment les agences événementielles font-elles pour choisir dans la grande offre de sites, hôtels et locations? Comment travaillent-elles? De quels critères tiennent-elles compte et quelles tendances et évolutions constatent-elles? Nous avons eu un entretien en 2017 avec Alexandre Velleuer de VO Communication, Michel Van Camp de New Balls Please et Isabelle De Schryver de The Oval Office.

CRITERES DE CHOIX

Comment trouvez-vous en tant qu’agence le site le mieux approprié pour votre client?

Alexandre: ”Le choix d’un site dépend de différents critères déterminés sur la base d’un briefing du client et du concept que nous avons décidé ensemble. Beaucoup de choses jouent un rôle: le site, la grandeur, le parking, mais aussi le look & feel et l’histoire du site. Nous tenons compte de l’impact écologique et de la durabilité de l’événement. Le principal critère de choix est la demande du client. Pour l’un, c’est le côté pratique qui est déterminant (facile d’accès ou non, présence de matériel audio?), pour l’autre, ce sera l’originalité qui sera importante. Nous recherchons toujours un site qui aura ce petit détail différent qui aura un impact visuel sur les invités.”

Michel: ”Vous devez avant tout savoir ce que votre client recherche comme site. Pour cela, vous devez précisément savoir les raisons de cet événement. S’agit-il d’un congrès, d’un team building, d’une présentation de produit? L’événement aura-t-il surtout site à l’intérieur ou à l’extérieur? Faut-il prévoir des chambres d’hôtel? L’accessibilité est-elle importante? Une fois que vous connaissez la région souhaitée, vous pouvez vous focaliser sur des sites disponibles. Pour cela, vous consultez une base de données interne ou externe et sur la base des prix et des disponibilités, vous faites une petite liste. Y a-t-il une restauration fixe, un service technique sur place? Le site est-il original et unique? Est-il propre, multifonctionnel? Le site dispose-t-il de toutes les autorisations?”

Isabelle: ”Nous stimulons nos propres collaborateurs pour faire des recherches, pour apprendre à connaître les sites. Ainsi, vous élargissez votre connaissance interne et votre fichier. Ensuite, le briefing du client est primordial. Parfois, nous faisons aussi appel à de véritables chasseurs de sites, qui vont pour nous à la recherche de sites uniques.”

Qu’attendez-vous des locations candidates?

Isabelle: ”La flexibilité est très importante. Il y a peu de sites qui vous permettent de vous installer avant 8h. Et lorsque je vais sur place, parfois même avec le client, il est important que le responsable du site ne se mêle pas à nous. Certains commencent à donner leur propre vision, et c’est inapproprié. Trop de sites dépendent aussi d’un traiteur. Le prix est, de ce fait, plus élevé et la flexibilité de l’agence sérieusement limitée.”

Alexandre: ”Ils doivent, en effet, être flexibles, être le plus durables possible et proposer un budget attrayant. C’est pour nous un avantage s’ils ne travaillent pas avec un partenaire exclusif pour la restauration et le matériel audio. Ainsi, les bureaux peuvent faire des propositions plus créatives à leurs clients.”

Michel: ”Nous attendons des responsables de salles qu’ils soient professionnels sur place, qu’ils offrent un service parfait et qu’ils respectent les accords convenus. Les responsables de la location doivent former une équipe avec nous, ils doivent penser avec nous et être suffisamment flexibles.”

PROBLÈMES ET TENDANCES

Quels sont les principaux problèmes et comment les résolvez-vous?

Alexandre: ”Le principal problème qui se présente, c’est l’accessibilité: mobilité, transports en commun et parking. Le site peut être aussi attrayant que possible, ce critère peut hypothéquer ses chances d’être choisi. Pour résoudre cet aspect, nous demandons un plan de mobilité adapté au nombre d’invités attendus, leur choix de transport, d’où ils partent, et l’heure prévue de leur arrivée. Nous partageons alors cette information sur un site où on peut s’inscrire à l’événement. Nous mettons alors l’accent sur les possibilités via train, tram, bus, métro, service de navette, etc.”

Isabelle: ”Je partage complètement. Les sites de location en Belgique ont généralement peu de possibilités de parking et ils n’y attachent pas non plus beaucoup d’importance. Le résultat est que vous finissez par toujours pêcher dans les mêmes eaux.”

Quelles sont les tendances/évolutions que vous avez constatées les dernières années?

Michel: ”De plus en plus de salles proposent un programme tout compris. Un service fixe, un peu de décor, un technicien fixe, une restauration fixe, … Une évolution est aussi que le client a d’avance choisi un site. Et qu’il est donc repris dans le briefing de départ. D’un point de vue technique, de plus en plus de clients optent pour organiser l’événement dans leurs propres bâtiments ou sur leurs propres terrains. Ils doivent comprendre que ces bâtiments et terrains ne sont pas conçus pour cela et que cela va inévitablement entraîner des coûts logistiques supplémentaires.”

Alexandre: ”Les dernières années, on a aussi constaté l’arrivée de locations ‘à court terme’, des genres de pop-ups, des sites qui n’ont jamais été conçus pour cela, mais quand même utilisés en tant que tels. Chacun veut pouvoir trouver cet endroit unique, ce site qui ne sera en fait plus jamais visité ensuite. Pour répondre à ce genre de demandes, nous devons parfois nous retrousser les manches. Qui ne demande pas, n’obtient rien. Pour trouver ce type de location, il faut être persévérant. De plus, je constate depuis quelques années que l’on met de plus en plus l’accent sur la sécurité. Sur ce plan, la Belgique a du retard par rapport à des pays comme l’Allemagne, l’Italie ou les pays scandinaves. Mais chez nous aussi, chaque aspect est de plus en plus contrôlé par les autorités et la loi en matière de sécurité évolue. Les études de sécurité en matière d’accessibilité, de stabilité, d’électricité, … sont nécessaires. Une évolution marquante est notée du côté de l’offre. Tout comme vous pouvez aujourd’hui momentanément louer votre maison à des touristes, vous pouvez aussi louer votre maison, atelier ou hangar comme site pour un événement. Il existe un site web www.onehousestand.be, le AirBNB des locations événementielles. L’offre s’est tout d’un coup fortement étoffée et la concurrence a donc aussi augmenté. Cette évolution offre aux agences et à leurs clients de nouvelles opportunités.”

Quelle est encore l’importance de l’écologie dans tout cela?

Alexandre: ”Pour nous, c’est encore très important. Les locations et autres fournisseurs qui attachent de l’importance à la durabilité, sont des partenaires privilégiés. Pour faire la différence dans un climat concurrentiel, ils doivent être attentifs à leur consommation en énergie, aux matériaux qu’ils utilisent, et aux solutions durables qu’ils proposent.”

Michel: ”Les locations sont de plus en plus conscientes de l’écologie et de la durabilité: plus de LED, une meilleure gestion des déchets, l’électricité verte, … Notre préférence ira à l’avenir certainement à des locations qui se profilent de manière écologique.”

Isabelle: ”Pour ma part, je trouve que les clients et les locations attachent surtout de l’importance au prix, aux possibilités de parking et à l’accessibilité. L’écologie vient après. Même si nous mettons l’accent sur ce point tant chez nos clients que chez les loueurs de sites.”