Zo kiezen organisatoren eventlocaties in 2026

Ontdek de resultaten van de Event Locatie Barometer

De keuze voor de juiste eventlocatie kan een evenement maken of kraken. Om inzicht te krijgen in hoe eventplanners hun keuzes maken, organiseerde het magazine RendEvenement opnieuw een Event Locatie Barometer. Gedurende september en oktober gaven de lezers hun werkwijze en voorkeuren door via onze online-enquête. 

Hoe informeert u zich?

Bij de zoektocht naar een eventlocatie gaat men het vaakst af op aanbevelingen uit het netwerk (69%), eerdere ervaring met de locatie of zoekmachines (beide 54%). Vak- en sociale media sluiten de top drie af met elk 31%. Waar AI en zijn chatbots alomtegenwoordig zijn, zien we dat daar, in de zoektocht naar een eventlocatie, pas als laatst naar gegrepen wordt. 

Meer offertes

Voor men gaat bepalen welke locatie wordt vastgelegd voor het evenement, worden er offertes opgevraagd. In 2026 zullen vooraf meer offertes worden opgevraagd dan in 2025. In de meeste gevallen zullen 2 à 3 offertes opgevraagd worden (62%). In 23% van de gevallen zullen dat er zelfs 4 à 5 zijn. 15% van de respondenten laat weten dat ze één of geen offertes zullen opvragen.

Bezoekt u vooraf een eventlocatie?

92% van de respondenten geeft aan (meestal) een locatie te bezoeken alvorens deze vast te leggen. De redenen waarom organisatoren een locatie al dan niet vooraf bezoeken, zijn zeer uiteenlopend:

• 'De sfeer & uitstraling vooraf ervaren'
• 'Ruimtes en capaciteit in het echt zien'
• Technische faciliteiten checken'
• 'Persoonlijk contact met locatiebeheer'
• 'Bereikbaarheid en parkeermogelijkheden beoordelen'
• 'Catering proeven'

Om een goede afweging te maken van welke eventlocatie uiteindelijk zal worden gekozen, worden gemiddeld twee à drie locaties bezocht (46%). Slechts 8% geeft aan vooraf geen locatie te bezoeken. 38% zegt één locatie te bezoeken en 8% bezoekt vier à vijf locaties. Meer dan vijf locaties worden niet bezocht. 

Budget per persoon

Budget kan gezien worden als zowat het belangrijkste onderdeel van de organisatie van een evenement. Het gemiddelde budget per persoon voor de locaties (inclusief catering) ligt in 25% van de gevallen tussen 50 en 100 euro.

Slechts 9% voorziet zelfs een budget tussen 150 en 200 euro. Hierin zien we een duidelijk verschil met vorig jaar. Toen voorzag nog 31% een budget tussen 150 en 200 euro. 33% gaat voor een budget tussen 100 en 150 euro. 25% heeft een beperkter budget voor ogen met minder dan 50 euro per persoon. De overige 8% heeft meer dan 200 euro over per persoon.

Locatiebudget

In 2024 verwachtte slechts 7% dat het locatiebudget voor 2025 zou dalen. Vandaag is dit cijfer, voor 2026, gereduceerd naar 0. 54% zegt te verwachten dat hun budget zal stijgen en 46% verwacht een budget dat gelijk blijft met het voorgaande jaar.

Keuzecriteria

De uiteindelijke keuze voor een locatie hangt van verschillende criteria af. Net zoals vorig jaar spant 'ligging en bereikbaarheid' opnieuw de kroon (62%). De 'capaciteit' van de locatie volgt met 54%. De top drie wordt afgesloten door 'parkeergelegenheid' en 'AV & techniek', met elk 31%. 

'Catering' en 'functionaliteit van de accommodatie' staan opnieuw op de vierde plek met 23%. 'Prijs-kwaliteitsverhouding', 'link met thema/boodschap' en 'sfeer/beleving' volgen met 15%. Opvallend: 'Service en klantvriendelijkheid' sluit de rij af met slechts 8%.

AV-ondersteuning ter plaatse

77% vindt het belangrijk dat op de locatie een beamer en projectiescherm aanwezig zijn. Daarnaast geeft 46% aan dat een geluidsinstallatie en snelle internetverbinding van groot belang is. 35% zegt graag gebruik te kunnen maken van microfoons. Ook videoconferencing en technische assistentie zijn essentieel (31%). 

Voorkeur type locatie

De cijfers voor de voorkeur van het type locatie liggen dit jaar dicht bij elkaar. Vorig jaar stond een meeting- en conferentiecentrum met ruime voorsprong op nummer één. Dit jaar wordt de eerste plaats gedeeld met een feestzaal, met 54%. Een buitenlocatie / binnenlocatie met outdoormogelijkheden en een industriële locatie delen met elk 46% de tweede plaats. In 31% van de gevallen gaat de voorkeur uit naar een hotel. Een restaurant als locatie volgt op de voet (28%).

Waar een evenemententerrein vorig jaar nog op een gedeelde tweede plaats stond, zien we nu dat dit, samen met een strandclub of winkel/showroom, minder voorkeur geniet (15%). Een tent of concertgebouw sluiten het rijtje met favoriete eventlocaties af, beiden met 8%.