Live zal blijven maar hybride trein is vertrokken

Wij spraken eind november met Heidi Martens, association manager van Brussels Special Venues. Heidi organiseert daarnaast ook als zelfstandige, via haar bedrijf Limish, meerdaagse teammeetings voor bedrijven. Voor BSV ging ze 8 jaar geleden aan de slag. De federatie werd opgericht in 2006 en vertegenwoordigt ‘speciale venues’ in het Brusselse. Ondertussen telt de groep al zo’n 40 leden, en is ze sinds september 2021 ook lid geworden van het overkoepelende Event Confederation.

Lobby

Wat is er volgens u fundamenteel veranderd op het gebied van (bedrijfs)events?

Heidi: “Ik zie twee grote evoluties. Ten eerste, onze sector wordt bevolkt door professionals en creatieve duizendpoten die sinds begin 2020 de leiding binnen onze industrie niet langer in handen hebben. Momenteel bepaalt de overheid hoe een event eruit moet zien. Dat beperkt toch wel de creativiteit, terwijl wij eigenlijk enorm veel ervaring hebben met hoe een event er veilig kan en mag uitzien. We hadden liever wat meer inspraak gehad.”

“Ten tweede is er de oprichting van de Event Confederation. De covidcrisis heeft ervoor gezorgd dat wij allemaal, boven alles, één voorname verzuchting hebben: kunnen en mogen werken. Die federatie werkt momenteel als een lobbymachine, en het is de bedoeling om binnen afzienbare tijd ook op het dossier van de NACE-codes te wegen en een eigen, sectorgebonden paritair comité op te richten.”

"Er is een evolutie naar multi-hub meetings: kleinere groepjes in diverse steden die een internationaal event volgen”

Hybride-events

Wat is de voornaamste evolutie in uw branche?

“Events zijn meer en meer deels hybride en deels live geworden, en zullen dat waarschijnlijk ook blijven. Het ‘live’ aspect blijft belangrijk, maar je merkt toch dat de hybridetrein vertrokken is. Veel van onze leden zijn dan ook samenwerkingen aangegaan met gespecialiseerde firma’s om die hybride of zelfs 100% digitale events mogelijk te maken. Je verliest misschien wel inkomsten aan pakweg catering, maar anderzijds worden er wel hogere eisen gesteld aan de capturing en beleving van een digitaal event. Wat op zich dan weer een balans brengt in de inkomsten. Het is immers niet zo makkelijk om je deelnemers te motiveren om hen voor een computer te zetten. Je moet dus alles uit de kast halen om hen warm te maken.”

“Ik vermoed ook dat hybride-events niet meer zullen verdwijnen eenmaal de crisis echt voorbij is. Er wordt nu al een pak minder internationaal gevlogen. In Brussel, dat altijd al een internationaal publiek heeft aangetrokken, merk je ook al een evolutie naar multi-hub meetings: kleinere groepjes in diverse steden die een internationaal event volgen.”

“Daarnaast is de angst er bij de eindklant ingeslopen. Onze venues moeten dus heel flexibel zijn. We hebben echter wel gemerkt dat eenmaal de teugels gevierd mochten worden (zoals afgelopen zomer), er een invasie was aan aanvragen. Maar nu de 4e golf woedt, merk je dat de klant terug aarzelt. De bevestigingstijden worden langer, er is meer vraag naar de annulatievoorwaarden … dat alles zorgt ervoor dat onze leden zich flexibeler moeten opstellen. Bovendien moeten ze van alle mogelijke richtlijnen op de hoogte zijn, zeker voor internationale klanten die minder op de hoogte zijn van de situatie in België. Het is cruciaal dat deze richtlijnen eenduidig zijn én ook gelden voor gans het grondgebied zodat er van oneerlijke concurrentie tussen de gewesten geen sprake is.”

Seizoenssector?

Zal er een nieuwe manier van samenwerking nodig zijn tussen opdrachtgevers en leveranciers uit uw branche?

“Flexibiliteit is het sleutelwoord voor iedereen. En daarnaast meer professionalisering en samenwerking. Tussen onze leden is al 15 jaar geen enkele vorm van concurrentie of rivaliteit. Dat is de kracht van een associatie als de onze. En die kracht moeten we ook overbrengen naar onze leveranciers.”

Wat zijn de verwachtingen bij u en de leden voor 2022?

“Ik hoop van niet, maar als deze crisis nog een paar jaar woedt, dan zou de eventsector wel eens kunnen evolueren naar een seizoensgebonden activiteit. Tijdens de herfst en winter zullen events dan meer hybride zijn en terug live tijdens de lente en de zomer. Daarnaast zal er nog meer specialisatie nodig zijn, zeker als we die digitale tour opgaan.”

Creatief

Welke tips heeft u voor opdrachtgevers die een event willen organiseren in de komende maanden/het komende jaar?

“Een van de belangrijkste zaken die ik wil meegeven aan opdrachtgevers, is hoe ze hun publiek warm kunnen maken voor een ander soort event. Niet live, maar gedeeltelijk digitaal, want je wilt toch zoveel mogelijk publiek aantrekken? Wees dus creatief. Daarnaast raad ik aan om samen te werken met professionals, dan ben je echt van alles op de hoogte. Voorzie ook verschillende scenario’s: je event zal misschien niet doorgaan op de manier die je je had ingebeeld. En plan op tijd, nu meer dan ooit. De lente zal er sneller zijn dan je denkt en de aanvragen lopen nu al vlotjes binnen. Live zal nooit verdwijnen. Mensen willen elkaar zien, dat kan geen enkele overheid voorkomen.”