realisme is nu meer dan ooit het codewoord

Tom Bilsen is de voorzitter van BESA, de Belgische Event Suppliers Association, en hij stond mee aan het roer bij de oprichting van het overkoepelende Event Confederation. Hij vraagt om realisme bij de aanvragen voor de eventleveranciers. Wacht niet te lang om knopen door te hakken want dit zorgt voor verloren uren die nu absoluut niet aan de orde zijn.

Onzekerheid

Wat is er volgens u fundamenteel veranderd op het gebied van (bedrijfs)events?

Tom: “Door de onzekerheid die nog leeft binnen de industrie en bij de eindklanten, komen alle aanvragen bijzonder laat binnen. De kans op regelmatig aangepaste regelgevingen is ook nog bijzonder groot, waardoor men lang twijfelt of het event wel zal kunnen doorgaan. Die late aanvragen zijn dus zeker te begrijpen, maar hoe langer men wacht, hoe moeilijker het wordt om de vraag positief te beantwoorden. Nu ja, als de ene leverancier moet afhaken, springt er wel een andere in. De klant weet dit, dus voorlopig zal er op dat vlak niet veel veranderen.”

"Wees op tijd met aanvragen en bestellingen, want er komt een periode van schaarste aan"

Wat is de belangrijkste evolutie binnen uw branche?

“Zoals binnen alle takken van de eventindustrie wel  het geval is, is er ook bij ons, de toeleveranciers, momenteel een groot tekort aan bekwaam personeel. Veel geschoolde mensen hebben tijdens de crisis de sector verlaten, op zoek naar vast, zeker werk. Onze industrie draait voornamelijk op basis van freelancers, en de duur van een job is meestal ook maar enkele weken. Een vaste job wordt dus niet langer op het spel gezet voor een tijdelijke tewerkstelling op freelancebasis. Er is dus een groot pak ervaring weg, en dat gat zullen we pas op de lange termijn terug kunnen invullen. Er is momenteel wel een voorzichtige instroom bezig. En vermits we ook nog niet op de volle honderd procent draaien, kunnen we het momenteel nog wel bolwerken. Maar ervaring komt pas door veel on the field mee te draaien, en daar is dus tijd voor nodig.”

Realisme

Zal er een nieuwe manier van samenwerking nodig zijn tussen opdrachtgevers en leveranciers uit uw branche?

“Realisme is nu meer dan ooit het codewoord. Toeleveranciers kunnen niet op 5 minuutjes tijd wonderen verrichten. De boodschap die ik aan zowel eventkantoren als aan eindklanten wil meegeven, is om op tijd te beginnen plannen en aanvragen uit te sturen. Er worden op voorhand altijd verschillende eventconcepten uitgewerkt, waarvoor leveranciers dan verschillende offertes uitwerken. Maar als men laat knopen doorhakt, zijn er altijd enkele offertes die niet meer van toepassing zijn. Dat zijn verloren, onbetaalde uren. Dat was vroeger ook wel zo, maar nu is het nog een pak erger en opvallender. Helaas roepen we momenteel in de woestijn. Eventbureaus beseffen dat, maar ook zij werken in grote onzekerheid dus ik begrijp hun situatie ook wel.”

Concurrentie uit Nederland

Wat zijn de verwachtingen bij u en de leden voor 2022?

“Het is goed dat er nu met Event Confederation een gemeenschappelijk front werd opgericht waarmee we met onze vragen en zorgen naar de diverse overheden kunnen stappen. En het is goed dat er diverse maatregelen in het leven werden geroepen om de leveranciers door de crisis heen te helpen. Maar het mag gerust nog wat meer zijn. In Nederland, Frankrijk en Duitsland wordt de sector door de overheid veel meer gesteund. In Nederland bijvoorbeeld kon je je personeel tijdens de zwaarste tijden van de crisis in dienst houden dankzij de NOW-regeling (Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid): een groot stuk van je loonkost werd door de overheid vergoed en het personeel kon intern op een andere manier ingezet worden, bijvoorbeeld bij het implementeren van verbeteringsprocessen. Die bedrijven zijn sterker uit de crisis gekomen dan de Vlaamse, die op hun beurt dan nog meer steun gekregen hebben dan de Waalse. Bovendien ligt in Nederland de belasting op arbeid een stuk lager dan bij ons. Tel al die betere steunmaatregelen op, en je beseft dat de Nederlandse toeleveranciers een gevoelig concurrentieel voordeel hebben opgebouwd. Het klopt natuurlijk dat onze overheden niet wisten wie wij waren, wat onze business was en hoe wij lokale en nationale economieën mee helpen ondersteunen. Daar komt met de overkoepelende Event Confederation nu hopelijk verandering in.”

Welke tips hebt u voor opdrachtgevers die een event willen organiseren in de komende maanden/het komende jaar?

“Wees op tijd met aanvragen en bestellingen, want er komt een periode van schaarste aan, zowel van materiaal als van personeel. Investeringen in materiaal blijven uit omdat we allemaal niet zonder kleerscheuren uit de crisis zijn gekomen. Daarnaast wil ik ook de nadruk leggen op het maken van goede afspraken. Blijf ook bij je vertrouwde leveranciers en speel geen prijsspelletjes. Iedereen heeft verliezen geleden en iedereen wil aan een normaal prijsniveau verder werken.”