OP ZOEK NAAR LOCATIES MET MEERWAARDE

Meeting- en congresbureaus over trends bij locatiekeuze

Wie beter dan de verantwoordelijken bij meeting- en congresbureaus kunnen inschatten wat meeting- en eventplanners nu effectief verwachten en eisen van locatiehouders? Het aanbod aan locaties is immers bijzonder groot. Wie het bos niet meer door de bomen ziet, wordt meestal al een eind op weg geholpen door zo'n bureau. De toerismekantoren voor het zakelijk en B2B-toerisme, zeg maar.

PRAKTISCHE EISEN

Bereikbaarheid

Volgens de laatste Locatie Barometers van RendEvenement vinden organisatoren de bereikbaarheid van een locatie héél belangrijk, gevolgd door parkeergelegenheid en uitstraling. Dat is ook de vaststelling van de ondervraagde bureaus en helemaal niet te verwonderen. In een land waar je quasi dagelijks stilstaat in het verkeer, is het gemak en de rust waarmee je deelnemers de eventlocatie bereiken bijzonder doorslaggevend geworden.

Dat bevestigen alle gesprekspartners. Is de locatie niet makkelijk te bereiken, dan zal men op zoek gaan naar overnachtingsmogelijkheden in de buurt. Men wil in dat geval dan ook alle deelnemers het liefst onderbrengen in eenzelfde hotel. Of men gaat op zoek naar locaties dichtbij openbaar vervoer indien files niet vermeden kunnen worden.

In een land waar je quasi dagelijks stilstaat in het verkeer,
is het gemak en de rust waarmee je deelnemers de eventlocatie bereiken bijzonder doorslaggevend geworden

Parking

Daarnaast vinden meeting- en eventplanners (bij voorkeur gratis) parking ook bijzonder belangrijk. Locaties die geen eigen parking hebben en dus afhangen van (betalende) openbare parkings in de buurt, beschikken maar best over heel veel andere goede troefkaarten (topcatering, uitmuntende AV-apparatuur, opvangcapaciteit).

Opsplitsbaar

Flexibiliteit blijft belangrijk! Hoe meer mogelijkheden qua opdeelbaarheid van de locatie en verandering van opstelling, hoe beter. De capaciteit van de locatie en de mogelijkheid om in breakoutrooms de groep even op te splitsen, zullen altijd belangrijke keuzecriteria blijven. Opvallend is het stijgend aantal aanvragen voor locaties waar meer dan 100 deelnemers kunnen worden opgevangen en waar dan ook meteen breakoutrooms aanwezig zijn voor de organisatie van bijvoorbeeld workshops.

De capaciteit van de locatie en de mogelijkheid
om de groep even in breakoutrooms op te splitsen,
zullen altijd belangrijke keuzecriteria blijven

ANNULERING

Sinds corona vraagt de klant om enige flexibiliteit in de annuleringsvoorwaarden. Sommige bedrijven vragen om een clausule op te nemen om gratis te kunnen annuleren wanneer de overheid opnieuw restricties zou opleggen op het organiseren van bedrijfsevents. Zeker in 2021, begin 2022 was dit nog een 'big topic'. Vandaag bestaat die vraag nog wel, maar minder dan toen. 

Hybride

Ook de vraag naar hybrideoplossingen is sinds corona toegenomen. Hetzelfde verhaal als wat de annuleringsvoorwaarden betreft: vlak na corona was dit een hot topic, eind 2022 bestaat de vraag wel nog maar is ze duidelijk minder doorslaggevend.

EMOTIONELE EISEN

Daglicht

Afhankelijk van de regio worden uiteraard soms ook andere zaken verwacht van locaties. Wie aan zee vergadert, wil graag een venue 'met zicht op zee'. Veel daglicht is ook belangrijk. Men zit niet graag meer in een donkere kamer.

Meerwaarde

Klanten zoeken steeds vaker special venues op, niet de standaard vergaderruimte of meetingroom, maar werkelijk venues met een meerwaarde. Wat bedoelt men daarmee? Een meerwaarde van een locatie betekent eigenlijk dat die locatie door haar architectuur, ligging, cateringaanbod, service… meehelpt aan het succes van een meeting of een event. Veel uitbaters hebben dit ondertussen ook begrepen en hebben de transitie van hun eigen (donkere) zalen navenant ingezet.

Een meerwaarde van een locatie betekent dat die locatie door haar architectuur, ligging, cateringaanbod, service … meehelpt aan het succes van een meeting of een event

Klanten zoeken inderdaad vaker naar unieke locaties met een uniek verhaal. Ze willen niet enkel op locatie vergaderen om eens uit het kantoor te komen maar dat de venue ook bijdraagt aan de creativiteit tijdens de meeting. Toerisme Vlaanderen speelt hier ook op in met het label 'Flanders Heritage Venues'.

Een mooi voorbeeld is Thor Central in Genk, centraal gelegen op het Thor Park, de voormalige mijnsite van Waterschei. Thor Central beschikt over een uniek erfgoedkader met eigentijdse ruimtes, aangepast aan de huidige organisatienormen en verwachtingen, maar met respect voor het verleden.

De vroegere identiteit ademt nog steeds door de ruimtes met dank aan de materiaalkeuze, de afwerking en het bewaren van erfgoedelementen. De imposante industriële setting straalt energie uit naar iedere bezoeker en spoort mensen aan tot creativiteit en innovatie.

 

Beleving

Geen typische vergaderzalen die je in elk hotel terugvindt, zeg maar. Veel locaties hebben opgemerkt dat klanten inderdaad steeds vaker iets 'specialer' zoeken en daardoor proberen ze ook zelf een meerwaarde te bieden: aparte ontspanningsruimtes voor seminariegasten, veel vernieuwingen doorvoeren, het hotel een heel andere insteek geven.

Een mooi voorbeeld in eigen land is het Upstairs Hotel in het centrum van Oostende, een stukje New York aan zee waar de beleving centraal staat.

We zien ook meer en meer rooftop of skybars opduiken, zoals op het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel (BOZAR), het Yalo Urban Boutique Hotel in Gent of het nieuwe Van der Valk Hotel naast de Ghelamco Arena, eveneens in de Arteveldestad. In de skybar van die laatste is Mr. Sato ondergebracht, die er met heerlijke Aziatische gerechten een  nieuw shared dining concept verzorgt. Allemaal leuke plaatsen waar na een meeting gezellig kan worden nagepraat.  

Het is net die beleving die voor een intellectuele boost moet zorgen. Het modewoord vandaag is 'flexplek', speciaal ingerichte hoekjes die door hun inkleding en architectuur, door hun uitstraling voor een creatieve impuls bij de bezoeker zorgen.

Bedrijven gaan ook meer en meer op zoek naar venues die bijdragen aan het verhaal dat ze zelf willen brengen. Zo gaan ze op zoek naar venues die passen binnen bepaalde thema’s zoals bijvoorbeeld energie en duurzaamheid.

Catering

Heel belangrijk in de 'beleving' is ook de catering, liefst bestaande uit lokale ingrediënten. In het cateringaanbod spelen duurzaamheid en ecologie vaker een doorslaggevende rol, hoewel beide factoren minder beslissend zijn dan bijvoorbeeld de bereikbaarheid van de locatie.

Opvallend in dit verhaal is de alsmaar stijgende vraag naar healthy food & drinks (denk maar aan de groeiende populariteit van djars op evenementen), originele coffeebreaks,… Maar ook de verhouding prijs/kwaliteit moet nog steeds kloppen, want de klant kent de prijzen.

Origineel

Eveneens opvallend is de toenemende vraag naar originele meetinglocaties. De klant heeft het zo niet meer voor de standaard opstelling. Men gaat meer en meer op zoek naar het kleinschalige en het gezellige (gastvrije), weg van alles, in het groen. Men wil een discrete locatie omdat men dikwijls ook eens op afzondering gaat. Atypische locaties zoals lofts, special venues, erfgoedlocaties zijn bijzonder in trek.

Stadsbesturen hebben dit begrepen. Het aanbod in (ook kleinere) steden breidt gestaag uit. Heel wat panden krijgen een nieuwe bestemming. In de toekomst zullen er nog meer onverwachte meetinglocaties en -concepten ontstaan, op niet voor de hand liggende plekken en met originele formules.

Natuur

Uit onderzoek blijkt dat men sinds corona niet louter op zoek is naar een vergaderlocatie om inhoudelijk te werken, maar vooral ook extra tijd wilt maken voor elkaar. Opnieuw connecteren met elkaar, nieuwe collega’s fysiek ontmoeten… is erg belangrijk.

Daarnaast leert hetzelfde onderzoek ons dat men graag extra tijd in de natuur doorbrengt tijdens een zakelijke bijeenkomst. Even herbronnen in de natuur geeft zuurstof aan creativiteit. Er is ook meer aandacht aan zelfs een langere activiteit in de natuur, zoals bv. een fietstocht. Actief bezig zijn in de natuur is de ideale manier om terug te connecteren met collega’s.

PARTNERSHIPS

Los van de eigen aanpassingen om aan de nieuwe eisen van de klant te voldoen, zijn locaties in de voorbije jaren ook meer en meer partnerships aangegaan met lokale teambuildingbureaus of eventkantoren. Dat doen beide partijen om samen sterker voor de dag te komen. En dus een streepje voor te hebben in de beslissingsfase van de klant.

Die vindt het immers ook belangrijk dat er na de inspanning ook een moment van ontspanning volgt. Dankzij zo'n partnership kunnen de locatiehouders dit intern organiseren. Kan dit niet intern geregeld worden, dan kiezen de klanten vaak locaties waar vlakbij een teambuilding georganiseerd kan worden.

Volgende meeting- en congresbureaus werkten mee aan dit artikel:
Meet in Oostende
Meet in Hasselt
Visit Bruges Convention Bureau
MeetinGenk
Visit Limburg
VisitFlanders Convention Bureau
Brussels Special Venues
Toerisme Knokke-Heist
VISITWallonia.be
Lowiz, de locatie wizard (Meet in Gent & Oost-Vlaanderen)