ZO KIEZEN ORGANISATOREN EVENTLOCATIES IN 2020
Bereikbaarheid blijft belangrijkste criterium
Naar aanleiding van de Locatiegids 2020 organiseerde het magazine RendEvenement een tweede Event Locatie Barometer. Gedurende september en oktober gaven 125 organisatoren hun werkwijze en voorkeuren door via onze online-enquête. Opmerkelijk is o.a. dat de budgetten voor locaties iets hoger zullen liggen in 2020 en dat industriële en historische locaties opnieuw populairder worden.
HOE INFORMEERT U ZICH OVER EVENTLOCATIES?
Mond-tot-mondreclame belangrijkste basis
Mond-tot-mondreclame (81%) en zoekmachines (73%) zijn de belangrijkste manieren om zich te informeren over eventlocaties. Ook eerdere ervaringen met een locatie (69%) zijn heel belangrijk. Daarnaast doet men ook vaak een beroep op zoekmachines (73%) en meer en meer op vakmedia (46% t.o.v. g38% in 2018). In mindere mate informeert men zich via sociale media (27%) en beurzen/kennisevents (19%).
HOEVEEL OFFERTES VRAAGT U GEMIDDELD OP BIJ LOCATIES VOOR EEN SPECIFIEK EVENT?
63% gaat voor 2 à 3 offertes
Het gemiddelde aantal offertes dat wordt opgevraagd bij locaties voor een specifiek event, is in 63% van de gevallen 2 à 3.
16% van de deelnemers aan de barometer vraagt er gemiddeld 4 à 5 op en 21% beperkt zich tot 1 offerte.
BEZOEKT U STEEDS DE LOCATIE VOORALEER U DEZE BOEKT?
81% geeft aan dat ze de locatie bezoeken vooraleer te boeken.
HOEVEEL BUDGET VOORZIET U GEMIDDELD PER PERSOON VOOR DE LOCATIE (INCLUSIEF CATERING)?
Ruim 50% tussen 50 en 100 euro
Het gemiddelde budget per persoon voor de locaties (inclusief catering) ligt in 52% van de gevallen tussen 50 en 100 euro. Dat is 6% meer dan in 2018. 17% voorziet zelfs een budget tussen 100 en 150 euro. Het aandeel boven de 150 euro klokt af op 10%. De overige 13% heeft een beperkter budget voor ogen met minder dan 50 euro per persoon. Vorig jaar was dat nog 19%. De budgetten per persoon liggen dus over het algemeen iets hoger dan vorig jaar.
WAT IS/ZIJN DE BELANGRIJKSTE REDEN(EN) OM DE LOCATIE TE BEZOEKEN?
“Om zeker te zijn dat de locatie
voldoet aan mijn verwachtingen”“Eerste indruk bij kennismaking locatie (vriendelijk, flexibel, indruk locatie etc.).
Voldoende parking aanwezig, wat zijn de cateringmogelijkheden, netheid locatie, toegankelijkheid”“Indeling maken, sfeer opsnuiven,
kennismaken met locatieverantwoordelijke”“Plannen maken, opmeten,
inplanting bekijken, brainstorming”“Locatie bekijken die in aanmerking komt voor het event,
maar waar we nog nooit geweest zijn”“Om ter plaatse de beschikbare apparatuur en ruimtes te kunnen controleren
en de vragen direct te kunnen stellen”“Foto’s kunnen soms
misleidend zijn”“Parking, netheid, ‘feeling’ on the spot
(of de locatie werkelijk past in het plaatje dat we voor ogen hebben)”“Om de capaciteit in het echt te
kunnen inschatten”“Er gaat niets boven een bezoek.
Dit is absoluut noodzakelijk”“Websites geven altijd een andere uitstraling dan de locatie zelf, dit kan in beide richtingen gaan. Ook het contact met de personen die verantwoordelijk zullen zijn, is bepalend. Ik bezoek ook steeds de toiletten. De ontvangst die
je mag ervaren bij een bezoek, zegt ook veel”“Check of de locatie voldoet aan de wensen
op het gebied van hygiëne, onderhoud, veiligheid ...“
HOEVEEL LOCATIES BEZOEKT U GEMIDDELD VOORDAT U EEN KEUZE MAAKT?
Ruim de helft bezoekt er 2 à 3
59% bezoekt gemiddeld 2 à 3 eventlocaties vooraleer een definitieve keuze te maken. 4% bezoekt er 4 à 5 en 29% bezoekt er slechts 1. In 8% van de gevallen is er geen bezoek ter plaatse.
WELK PERCENTAGE VAN HET TOTALE EVENTBUDGET VOORZIET U VOOR DE LOCATIE?
Men voorziet gemiddeld g29% van het totale eventbudget voor de locatie.
IK VERWACHT DAT HET BUDGET VOOR LOCATIES IN 2020 ...
9% extra stijging t.o.v. verwachting voor 2020
Er zijn positieve verwachtingen voor de budgetten voor locaties in 2020. 29% verwacht dat het budget zal stijgen (t.o.v. 20% in 2019), 63% verwacht dat het budget gelijk blijft en 8% verwacht een daling.
INDIEN HET ZAL STIJGEN, MET HOEVEEL %
De respondenten die een stijging van het budget verwachten, schatten dit op gemiddeld 4%.
WAT ZIJN VOOR U DE DRIE BELANGRIJKSTE CRITERIA VOOR DE LOCATIEKEUZE IN 2020?
Bereikbaarheid blijft belangrijkste criterium
Bij de belangrijkste criteria voor de locatiekeuze zijn er 3 items die duidelijk heel beslissend zijn voor de organisatoren. Bereikbaarheid blijft daarbij op kop staan met 70%! Gevolgd door uitstraling (59%) en parkeergelegenheid (55%). Deze top 3 is dezelfde als voor 2019. Enkel zijn uitstraling en parkeergelegenheid zijn van plaats gewisseld. Daarnaast zijn prijs-kwaliteitsverhouding (44%), service en klantvriendelijkheid (30%) en ligging/omgeving (26%) ook criteria die vaak een rol spelen bij de keuze. Daarna komen catering (23%), de link met het thema/boodschap van event of meeting (22%) en functionaliteit (21%). Comfort/luxe, flexibiliteit en duurzaamheid worden als minder beslissende factoren gezien.
WELKE AV-ONDERSTEUNING VERWACHT U MINIMAAL VAN DE LOCATIE?
Wifi blijft een must
Op het gebied van AV-ondersteuning wordt er unaniem verwacht dat er wifi ter beschikking is. Dit moet met andere woorden een evidentie zijn. 91% verwacht ook een beamer en projectiescherm, en 76% wil dat er een geluidsinstallatie aanwezig is. Ook technische assistentie is belangrijk voor 48% van de respondenten. Videoconferencing wordt belangrijker (17% t.o.v. 10% vorig jaar). Een tv-scherm is in 13% van de gevallen gevraagd. In mindere mate worden een smartboard (10%) en een laptop (3%) verwacht.
WELK TYPE VAN LOCATIE(S) ZOEKT U VOOR UW KOMENDE EVENTS IN 2019 EN 2020?
Industriële en historische locaties worden populairder
Voor hun komende events is meer dan 60% van de organisatoren op zoek naar een meeting- en/of conferentiecentrum. Plaatsen 2 en 3 worden ingevuld door industriële locatie (40% – stijging van 18% t.o.v. vorig jaar) en kasteel/fort (25% – stijging van 14% t.o.v. vorig jaar). Nummer 2 en 3 van vorig jaar staan nu op plaats 4 en 5: hotel (27%) en feestzaal (23%). Opmerkelijk is dat 21% ook op zoek is naar een locatie met outdoormogelijkheden. Verder blijven restaurant (19%), landhuis/villa (17%) en evenemententerrein (17%) populair. Andere locaties die nog boven de 10% scoren, zijn: loft/studio, tent, schip, concertzaal, bioscoop en strandclub. Net daaronder vinden we beursgebouw, discotheek, sportlocatie, schouwburg/theater, dieren- of pretpark, kerk/klooster en winkel/showroom.
