VOICI COMMENT LES ORGANISATEURS CHOISIRONT LES SITES EVENEMENTIELS EN 2020
La facilité d'accès reste le critère le plus important
A l'occasion de ce Guide des Sites, le magazine RendEvenement a organisé un deuxième Baromètre des Sites Evénementiels. En septembre et octobre, 125 organisateurs ont communiqué leurs méthodes de travail et leurs préférences via notre enquête en ligne. On remarque que les budgets pour les sites seront légèrement plus élevés en 2020 et que les lieux industriels et historiques redeviendront plus populaires.
COMMENT VOUS INFORMEZ-VOUS SUR LES SITES EVENEMENTIELS?
Le bouche-à-oreille est le moyen le plus important
Le bouche-à-oreille (81%) et les moteurs de recherche (73%) sont les principaux moyens de s'informer sur les sites événementiels. Les expériences antérieures avec un site (69%) sont aussi très importantes. Les gens utilisent aussi les moteurs de recherche (73%) et de plus en plus de médias professionnels (46% contre 38% en 2018). L'information est aussi fournie via les médias sociaux (27%) et les salons/événements de connaissance (19%).
COMBIEN D'OFFRES DEMANDEZ-VOUS EN MOYENNE POUR UN EVENEMENT SPECIFIQUE?
63% demandent 2 à 3 offres
Le nombre moyen d'offres demandées aux sites pour un événement spécifique est de 2 à 3 dans 63% des cas. 16% des participants au baromètre demandent en moyenne 4 à 5 et 21% se limitent à 1 devis.
VISITEZ-VOUS TOUJOURS LE SITE AVANT DE LE RESERVER?
81% disent qu'ils visitent le lieu avant de réserver.
QUEL BUDGET PREVOYEZ-VOUS EN MOYENNE PAR PERSONNE POUR LE SITE (RESTAURATION COMPRISE)?
Plus de 50% entre 50 et 100 euros
Le budget moyen par personne pour les lieux (restauration comprise) se situe entre 50 et 100 euros dans 52% des cas. C'est 6% de plus qu'en 2018. 17% prévoient même un budget entre 100 et 150 euros. La part au-dessus de 150 euros est de 10%. Les 13% restants ont un budget plus limité avec moins de 50 euros par personne. L'an dernier, il s'agissait de 19%. De manière générale, les budgets par personne sont donc légèrement supérieurs à ceux de l'an dernier.
QUELLE EST LA PRINCIPALE RAISON POUR VISITER UN SITE?
“Pour être sûr que l'endroit répond à mes attentes”
“Se faire une première impression (amabilité, flexibilité, ressenti, …). Vérifier si le parking est suffisamment grand, voir les possibilités de restauration, la propreté de l'endroit, l'accessibilité”
“Etablir une division, sentir l'ambiance, rencontrer le responsable de l'endroit”
“Faire des plans, prendre des mesures, examiner l'implantation, faire un brainstorming”
“Examiner un endroit qui a l'air bien pour l'événement, mais où l'on n'est encore jamais allé”
“Pour pouvoir contrôler l'équipement et les espaces disponibles sur place et pouvoir poser des questions directement”
“Les photos sont parfois trompeuses”
“Parking, propreté, feeling sur place (voir si l'endroit correspond bien à ce qu'on imagine)”
“Pour pouvoir évaluer la capacité en vrai”
“Rien ne vaut une visite. C'est absolument indispensable”
“Les sites web donnent toujours une image faussée, dans un sens comme dans l'autre. Le contact avec les personnes qui seront responsables, est également déterminant. Je visite aussi les toilettes. Elles en disent long.”
“Vérifier si l'endroit répond aux souhaits en matière d'hygiène, d'entretien, de sécurité, …“
COMBIEN D'ENDROITS VISITEZ-VOUS EN MOYENNE AVANT DE FAIRE VOTRE CHOIX?
Plus de la moitié en visitent 2 à 3
59% visitent en moyenne 2 à 3 sites événementiels avant de faire un choix final. 4% en visitent 4 à 5 et 29% n'en visitent qu'1. Dans 8% des cas, il n'y a pas de visite sur place.
QUEL POURCENTAGE DU BUDGET TOTAL DE L'EVENEMENT RESERVEZ-VOUS A LA SALLE?
Les gens prévoient en moyenne 29% du budget total de l'événement pour la salle.
JE PENSE QU'EN 2020, LE BUDGET POUR LES SITES VA ...
Augmentation de 9% par rapport aux prévisions pour 2020
On s'attend à ce que les budgets consacrés aux sites en 2020 soient positifs. 29% prévoient une augmentation du budget (contre 20% en 2019), 63% prévoient un statu quo et 8% prévoient une diminution.
QUEL POURCENTAGE D'AUGMENTATION?
Les répondants qui ont prévu une augmentation du budget, l'estiment à 4% en moyenne.
QUELS SONT POUR VOUS LES TROIS CRITERES LES PLUS IMPORTANTS DANS LE CHOIX D'UN SITE EN 2020?
La facilité d'accès reste le critère le plus important
Parmi les critères les plus importants dans le choix d'un site, il y a 3 éléments qui sont clairement décisifs pour les organisateurs. La facilité d'accès reste primordiale avec 70%! Viennent ensuite le rayonnement (59%) et le parking (55%). Ce top 3 est le même que celui de 2019, mais le rayonnement et la facilité de parking ont changé de place. De plus, le rapport qualité-prix (44%), le service et l'amabilité (30%) et la situation/le cadre (26%) sont également des critères qui jouent souvent un rôle dans le choix. Viennent ensuite la restauration (23%), le lien avec le thème/message de l'événement ou de la réunion (22%) et la fonctionnalité (21%). Le confort et le luxe, la flexibilité et la durabilité sont considérés comme des facteurs moins décisifs.
QUEL MATERIEL AUDIOVISUEL EST LE MINIMUM REQUIS POUR UNE SALLE?
Le wi-fi reste un must
Dans le domaine audiovisuel, on s'attend unanimement à ce que le wi-fi soit disponible. 91% veulent aussi un projecteur et un écran de projection et 76% souhaitent la présence d'une installation sonore. L'assistance technique est également importante pour 48% des répondants. La vidéoconférence gagne en importance (17% comparativement à 10% l'an dernier). Un écran de télévision est requis dans 13% des cas. Dans une moindre mesure, un tableau intelligent (10%) et un ordinateur portable (3%) sont attendus.
QUEL TYPE DE LIEU CHERCHEZ-VOUS POUR VOS PROCHAINS EVENEMENTS EN 2019 ET EN 2020?
Les sites industriels et historiques deviennent de plus en plus populaires
Plus de 60% des organisateurs recherchent un centre de réunion et/ou de conférence. Le podium est complété par un emplacement industriel (40% – une hausse de 18% par rapport à l'an dernier) et par un château/fort (25% – une hausse de 14%). Les numéros 2 et 3 de l'an dernier sont aux 4e et 5e places: hôtel (27%) et salle de fête (23%). 21% cherchent aussi un emplacement avec des possibilités de plein air. Le restaurant (19%), la maison de campagne/villa (17%) et l'espace événementiel (17%) restent populaires. Les autres endroits qui obtiennent plus de 10%, sont: loft/studio, tente, bateau, salle de concert, cinéma et club de plage. Juste en dessous se trouvent le hall d'exposition, la discothèque, le lieu sportif, le théâtre, le parc animalier ou d'attractions, l'église/cloître et le magasin/show-room.
