MEER AANDACHT DOOR DE JUISTE COMMUNICATIE
Gewenst effect vraagt nodige input van organisatie en exposanten
Beurzen genereren communicatie. Die communicatie komt echter niet vanzelf, elke exposant moet ervoor werken. Organisatoren en exposanten doen aan bezoekerspromotie, affichage en advertising enerzijds (above the line) en direct mail, digitale media, events, persrelaties en public relations anderzijds (below the line).
DUIDELIJKE DOELSTELLING
Elke bezoekerspromotie moet als doelstelling hebben om …
- de juiste doelgroep;
- op het juiste moment te mobiliseren;
- met de juiste verwachtingen en met de juiste medewerkers in contact te brengen.
BEKENDE BOODSCHAP
Elke boodschap kan via drie kanalen de wereld ingestuurd worden: via de organisator zelf (via bijvoorbeeld financiële kortingen), via de exposant en via (vak)publicatie. Via bekende boodschappen en triggers maak je je publiek warm. De boodschappen kunnen variëren:
- bezoek het evenement/registreer nu/'Like us';
- bezoek onze stand/vraag uw toegangskaart/maak een afspraak;
- neem deel aan het randprogramma/ ontdek onze adverteerders.
TAL VAN KANALEN
Er bestaan talloze manieren om je boodschap de wereld in te sturen. Welke je gebruikt, is afhankelijk van je boodschap, je doelpubliek, het type beurs waar je aan deelneemt (b2b, b2c) en het moment in de maandenlange voorbereiding. Enkele voorbeelden:
- direct mails met een persoonlijke uitnodiging;
- een registratiecode en/of een toegangskaart, al dan niet gepubliceerd in een (vak)magazine.
- expo
- persoonlijke brieven verstuurd via de post, stickers en banners op eigen (online)correspondentie;
- e-mailingcampagnes;
- banners op websites/portaalsites;
- buzz op sociale media (LinkedIn, Twitter, Facebook);
- ...
Vakpersaandacht moet je het best drie tot vier maanden op voorhand opstarten. Aandacht in de algemene pers en op tv/radio creëer je zo'n twee weken op voorhand.
KIES HET BESTE MOMENT
En ten slotte moet je rekening houden met verschillende momenten in aanloop naar je beursdeelname.
Promotie, zowel b2b als b2c, begint met een periode waarin je je publiek op de hoogte brengt (awareness), gevolgd door een moment waarop je aandringt om de agenda vrij te houden, je je potentiële bezoekers informeert over je aanbod, en ten slotte een moment waarop je concrete afspraken maakt.
VOOR, TIJDENS EN NA
De meeste van bovenstaande communicatievormen en -kanalen kun je gerust actief houden tijdens de beurs, zeker als die een paar weken duurt.
Na de beurs is het belangrijk om al je bezoekers te bedanken en al je leads persoonlijk te begeleiden bij de verdere relatie. Beantwoord dan vooral hun persoonlijke vragen, vaag blijven is dan niet meer aan de orde.
COMMUNITIES BOUWEN
De communicatie en promotie van een beurs is meer dan het ophangen van een affiche. FISA bijvoorbeeld maakt gebruik van een marketingmix met verschillende strategieën die inzetten op zowel online- als offlinecommunicatiekanalen.
Om de communicatie zo efficiënt mogelijk te sturen, identificeren zij verschillende profielen, gaande van exposanten tot bezoekers in een b2b- of b2c-context.
Door hun een relevante storytelling aan te bieden, gerelateerd aan de specifieke beleving van een beurs, maakt deze organisator hen warm om deel uit te maken van de community.
