MEEST GESTELDE VRAGEN OVER BEURSSTANDS
Wij bieden het antwoord
Wanneer u als onderneming beslist om deel te nemen aan een beurs, duiken er vaak heel wat vragen op over de stand waarmee u tijdens de beursdeelname zal uitpakken. Wij peilden bij onze lezers naar de vragen die exposanten het meest bezighouden. Hieronder zetten we die vragen en de antwoorden op een rijtje.
1. over welke info moet een standbouwer beschikken?
Uw briefing moet de standbouwer niet vertellen hoe de stand er moet uitzien. Verrast? Een standbouwer kunt u het best vergelijken met het creatieve reclamebureau dat instaat voor de creatie van een advertentie of een tv-spot. Laat hen het creatieve concept uitwerken, maar zorg wel voor de juiste basisinformatie. Een standbouwer werkt met ontwerpers die op basis van de briefing een antwoord formuleren op uw noden. Zie een stand al bij de briefing als een marketingmiddel.
Doelstellingen: Zeg wat uw bedrijf tijdens de beursdeelname beoogt, en beperk u niet tot een lijst met hoeveel tafels en stoelen u wenst. Een stand is het driedimensionale antwoord op uw marketingbehoefte, net als een magazineadvertentie daarop een antwoord kan vormen. Werk m.a.w. een briefing uit op basis van duidelijke doelstellingen. Een standbouwer moet weten wat uw ambities zijn: verkopen, nieuwe klanten maken, het contact met bestaande klanten onderhouden, producten testen, opleiding geven over nieuwigheden of een combinatie van deze doelstellingen.
Budget: Geef, naast de doelstelling, duidelijk weer wat het budget is dat u voor de stand wil uittrekken.
Merken en timing: Andere elementen die zeker hun plaats hebben in een goede briefing zijn informatie over de merken die u op de stand wil in de kijker zetten en last but not least timing. Geef een deadline mee, wat toelaat om in een volgende fase een stappenplan af te spreken.
2. hoe lang kan dezelfde stand worden gebruikt?
Niet onbelangrijk bij het bepalen van de prijs en het budget is de vraag hoe vaak u een stand wil gebruiken. Wie bereid is te investeren in degelijk standmateriaal, kan een stand laten ontwerpen die makkelijk tientallen beurzen zal overleven. Hou er echterrekening mee dat niet alle onderdelen zomaar herbruikbaarzijn. De vloer is het klassiekevoorbeeld op dat gebied. Toch houdt hergebruik steek, vanuit een ecologisch oogpunt (zie verder), maar ook vanuit een marketingstandpunt. Uw doelstellingenevolueren vaak, maar dat zijnniet altijd fundamentele verschuivingen. Daarom heeft u niet elk jaar de behoefte om een nieuw ontwerp te gebruiken en een nieuwe stand te laten bouwen. Een regelmatige heropfrissing (van bv. beelden) zorgt ervoor dat de stand blijft evolueren. Spreek echter vooraf goed af met een standbouwer hoe lang u de stand wil laten meegaan. In functie daarvan zal de standbouwer bijvoorbeeld het juiste materiaal kunnen kiezen. In dezelfde lijn ligt de keuze van het type transportverpakking. Materiaal dat op een pallet getransporteerd wordt met een folie eromheen, zal minder lang meegaan dan een element dat in een flightcase vervoerd wordt. Waak wel over de dynamiek: zelfs als een stand drie jaar meedraait, kan het lonen om elk jaar een nieuw element of impuls toe te voegen. Communiceer dit tijdig, zodat de standbouwer, waar nodig, de constructiekan aanpassen.
3. welke criteria maken van een stand een goede stand?
Het allerbelangrijkste criterium is zonder enige twijfel:
Stopping power: Een stand moet elementen bevatten die de doelgroep halt doen houden. Net zoals een tv-spot, een krantenadvertentie of een affichagepaneel dat doet. Toch stopt het niet bij stoppen. Een stand moet duidelijk communiceren waarom de bezoeker eventueel zou moeten stilstaan bij het aanbod van de exposant. Dat is overigens niet hetzelfde als de stand 'aantrekkelijk' maken.
Duidelijk aanbod: Er moet duidelijkheid zijn over het aanbod, zodat de passant kan beslissen of hij ook nog contact zoekt met de mensen op de stand, zodra zijn aandacht getrokken is.
Marketinglijn: Een tweede extra criterium is de marketinglijn. Respecteer het verhaal dat uw bedrijf vertelt. Integreer de stand in die zin in de marketingmixen volg de lijn vande andere communicatie-uitingen naar klanten en prospects. Werk vanuit die lijn ook aan een boodschap en aan een stand die bezoekers niet enkel doet stilstaan, maar die ze zich nadien ook herinneren. Vanuit deze basisprincipes volgen criteria als esthetiek en toegankelijkheid. Zorg voor een verzorgd ontwerp en een mooie creatie, maar steeds in de lijn van de bedrijfswaarden en het bedrijfsverhaal. Dure stands met een spectaculaire creatie, maar zonder boodschap zijn pure verspilling van tijd en middelen.
Toegankelijkheid: Denk tot slot na over de toegankelijkheid van de stand. Kiest u voor een open of een gesloten stand? Ontvangt u bezoekers via hostesses of met uw personeel? Welke aanpak verwachten klanten van uw bedrijf op dat vlak?
4. wat zijn doorslaggevende factoren in de kostprijs?
De prijzen voor een beursstand kunnen fel variëren. Op basis van de prijs per vierkante meter vallen er bedragen tussen 200 en 1.000 euro te noteren. De doorslaggevende factoren zijn de industrie, het afwerkingsniveau (maatwerk of niet?) en de locatie. Ook hier gaat veel terug op de briefing aan de standbouwer. Vraag niet wat zo'n stand kost, maar bekijk uw marketingbudget en geef aan welk bedrag u kunt vrijmaken. Van daaruit kan een standbouwer elementen zoals ontwerp, materiaal, arbeid, projectmanagement, transport en logistiek in de weegschaal leggen. De plaats waar de standbouwer de stand moet opbouwen, mag u zeker niet onderschatten. Gaat u naar het buitenland, dan moet u rekening houden met hogere transportkosten, vliegtuigtickets, hotelkosten enz.
5. welke mogelijkheden zijn er om contracten af te sluiten op het vlak van op- en afbouw en opslag?
Veel standbouwers bieden binnen hun service de mogelijkheid aan om stands op te bouwen, af te breken en te stockeren. Maak daar goede afspraken over van bij de start van het project. Het is een goed idee om de kosten en modaliteiten van deze diensten contractueel vast te leggen.Op- en afbraak zijn projectgebonden kosten die echter vaak variëren in functie van de afstand die een standbouwer moet afleggen (locatie van de beurs). Zorg ervoor dat de puntjes op dat vlak op de i staan. De stockering betreft dan weer een structurele kost die van meet af aan duidelijk moet zijn.
STAND DOEN OPVALLEN
Kleuren, vormen, beelden: zorgen ervoor dat uw stand al dan niet in het oog springt. Hoe origineler, hoe beter de mensen de stand onthouden.
Uitlichting: donkere stands worden niet gezien, maar de verlichting mag de bezoeker niet weghouden. Een goede uitlichting in het algemeen met detailverlichting op producten is belangrijk, bedrukking is een must. Sommige standbouwers bieden dit aan als service.
Overzicht: zet de stand niet vol met producten, zodat de bezoeker de stand nog kan en durft binnen te komen.
Contactpunten: zorg dat de bezoeker gemakkelijk info kan ontvangen, en dit in verschillende gradaties (folderrek, infobalie, gesprekstafel). Zorg ervoor dat de bezoeker het comfortabel heeft op de stand.
