Alles wat u moet weten als u vrijwilligers inzet

Nu de zomer voor de deur staat, worden door heel wat organisaties vrijwilligers ingezet. Toch mogen alleen organisaties zonder winstoogmerk vrijwilligers inzetten. Dat zijn bijvoorbeeld vzw’s, feitelijke verenigingen zonder winstoogmerk, private stichtingen, stichtingen van openbaar nut en openbare besturen. Vennootschappen, zelfstandigen en particulieren mogen géén vrijwilligers inzetten.

Ook voor de vrijwilligers zelf gelden er voorwaarden:

• Vrijwilligers moeten minstens 15 jaar oud zijn én het tweede jaar secundair onderwijs voltooid hebben.
• Bovendien moeten zij EU-burgers zijn of over een geldige verblijfsvergunning beschikken.
• Vrijwilligers mogen ook geen vrijwilligerswerk doen voor een organisatie waar ze al werken met een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling, en de activiteit mag ook niet voortkomen uit een familiale of privérelatie.
• Werkzoekenden mogen enkel vrijwilligerswerk uitvoeren indien ze daarvoor de toestemming hebben gekregen van de RVA. Voor mensen met een arbeidsongeschiktheidsuitkering geldt dat ze toestemming moeten krijgen van de adviserend arts van hun ziekenfonds.

Vrijwilligerswerk moet vrijwillig en onbezoldigd zijn, ten dienste staan van de samenleving of een organisatie, en mag niet enkel ten goede komen aan de vrijwilliger zelf of diens directe omgeving. Meer hierover lees je hier.

Verzekering

Elke organisatie die met vrijwilligers werkt, is wettelijk verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor schade die vrijwilligers kunnen veroorzaken. Via het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk kan je in sommige gevallen een gratis verzekering afsluiten.
Organisaties die werken in het domein Welzijn, Gezondheid en Gezin vallen onder het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk binnen Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en moeten extra risico’s verzekeren:

• Burgerlijke aansprakelijkheid van de vrijwilligers ten opzichte van de organisatie, andere vrijwilligers en derden tijdens de uitvoering of op weg naar en van het vrijwilligerswerk
• Lichamelijke en materiële schade bij ongevallen tijdens de uitvoering of op weg naar en van het vrijwilligerswerk
• Beroepsziekten

Informatieplicht: heldere afspraken voor sterke inzet

Bij de start van een engagement ben je verplicht om de vrijwilligers te informeren over:

• De missie en de rechtsvorm van de organisatie
• De verzekeringen die voor de vrijwilligers werden afgesloten
• Of er kostenvergoedingen zijn en welk systeem wordt toegepast: terugbetaling van gemaakte kosten of forfaitaire vergoeding, al dan niet in combinatie met een kilometervergoeding
• De discretieplicht: de vrijwilliger mag informatie verkregen tijdens het vrijwilligerswerk niet zomaar delen met anderen

Een mondelinge toelichting volstaat, maar het is toch wenselijk om deze afspraken ook schriftelijk vast te leggen om misverstanden te vermijden. Organisaties die vallen onder het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk (Welzijn, Gezondheid en Gezin) zijn sowieso verplicht om dit schriftelijk te doen. Ook een collectief onthaalmoment voor je vrijwilligers is een aanrader. Op de website van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk vind je modeldocumenten om je hierbij te helpen.

Vrijwilligersvergoeding

Een kostenvergoeding aan vrijwilligers is niet verplicht, maar kan onder bepaalde voorwaarden wel. Er zijn een aantal praktische aandachtspunten:

• Belastingvrij: je betaalt geen sociale bijdragen of belastingen en hoeft geen fiscale fiches op te stellen.
• Registratieplicht: je moet wel een nominatieve lijst bijhouden.
• Grensbedragen: De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2025 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding €42,31 per dag en €1692,51 per jaar. Let er op dat de vrijwilligers dit bedrag niet overschrijden zodat de vergoeding niet als loon wordt beschouwd.
• Betalingstermijn: betaal op tijd (binnen hetzelfde jaar) en bij voorkeur via overschrijving. Als je toch cash betaalt, hou dan zeker een ondertekend bewijs van betaling bij.
• Boekhouding: kostenvergoedingen hou je bij in de boekhouding of het kasboek (onder werkingskosten).

Als organisatie ben je verplicht om jaarlijks een nominatieve lijst op te maken met alle kostenvergoedingen die je aan vrijwilligers hebt uitbetaald. Die lijst bevat per vrijwilliger de naam, het bedrag en de periode waarop de vergoeding betrekking heeft. Je moet deze lijst op verzoek kunnen voorleggen aan de RSZ-inspectie.

Meer informatie en modeldocumenten vind je op de website van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be

Bron: Event Confederation