HOE ZOEKEN EN BOEKEN ORGANISATOREN EEN EVENTLOCATIE?
Locatie barometer van Rendevenement legt werkwijze en voorkeuren bloot
Naar aanleiding van deze Locatie-gids vonden wij het een goed idee om na te gaan hoe organisatoren nu precies een eventlocatie zoeken en boeken. Gedurende september en oktober gaven 150 organisatoren hun werkwijze en voorkeuren door via onze online-enquête. Door hun medewerking kunnen wij u hierbij een goed beeld aanbieden van hoe men in België te werk gaat bij de selectie van eventlocaties. Wij doopten dit onderzoek tot de 'Locatie Barometer' en zullen dit ook jaarlijks herhalen.
Ervaring is belangrijke basis
Eerdere ervaringen met een locatie (69%) en mond-tot-mondreclame (55%) zijn de belangrijkste manieren om zich te informeren over eventlocaties. Daarnaast doet men ook vaak een beroep op zoekmachines (51%) en vakmedia (38%). In mindere mate informeert men zich via sociale media (24%) en beurzen/kennisevents (22%).
71% gaat voor 2 à 3 offertes
Het gemiddelde aantal offertes dat wordt opgevraagd bij locaties voor een specifiek event, is in 71% van de gevallen 2 à 3. 20% van de deelnemers aan de Barometer vraagt er gemiddeld 4 à 5 op.
87% geeft aan dat ze de locatie bezoeken vooraleer te boeken.
Bijna 50% tussen 50 en 100 euro
Het gemiddelde budget per persoon voor de locaties (inclusief catering) ligt in 46% van de gevallen tussen 50 en 100 euro. 29% voorziet zelfs een budget tussen 100 en 150 euro. Het aandeel boven de 150 euro is eerder verwaarloosbaar. De overige 19% heeft een beperkter budget voor ogen met minder dan 50 euro per persoon.
71% bezoekt gemiddeld 2 à 3 eventlocaties
71% bezoekt gemiddeld 2 à 3 eventlocatiesvooraleer een definitieve keuze te maken. 7% bezoekt er 4 à 5 en 18% bezoekt er slechts 1. In 4% van de gevallen is er geen bezoek ter plaatse.
20% verwacht stijging
Er zijn positieve verwachtingen voor de budgetten voor locaties in 2019. 20% verwacht dat het budget zal stijgen, 73% verwacht dat het budget gelijk blijft en 7% verwacht een daling. De respondenten die een stijging van het budget verwachten, schatten dit op 5 à 10%. Men voorziet gemiddeld 41% van het totale eventbudget voor de locatie.
Bereikbaarheid op kop
Bij de belangrijkste criteria voor de locatiekeuze zijn er drie items die duidelijk heel belangrijk zijn voor de organisatoren. Bereikbaarheid staat daarbij op kop (75%!), gevolgd door parkeergelegenheid (42%) en uitstraling (38%).
Daarnaast zijn prijs-kwaliteitsverhouding (33%), ligging/omgeving (29%) en service en klantvriendelijkheid (22%) ook criteria die vaak een rol spelen bij de keuze. Daarna komen catering (18%), functionaliteit (16%) en de link met het thema/boodschap van het event of de meeting (13%). Duurzaamheid, comfort/luxe en flexibiliteit worden als minder beslissende factoren gezien.
Wifi is een must
Op het gebied van AV-ondersteuning wordt er unaniem verwacht dat er wifi ter beschikking is. Dit moet met andere woorden een evidentie zijn. 90% verwacht ook een beamer en projectiescherm en 76% wil dat er een geluidsinstallatie aanwezig is. Ook technische assistentie is belangrijk voor 48% van de respondenten. Een tv-scherm is in 18% van de gevallen gevraagd. In mindere mate worden een laptop (10%), videoconferencingmogelijkheden (10%) en een smartboard (8%) verwacht.
Meest gezocht: meeting- en/of conferentiecentrum
Voor hun komende events is ruim de helft van de organisatoren (58%) op zoek een meeting- en/of conferentiecentrum. Plaatsen 2 en 3 worden ingevuld door hotel (29%) en feestzaal (27%). Opmerkelijk is dat 27% ook op zoek is naar een locatie met outdoormogelijkheden. Verder blijven industriële locaties populair (22%) en gaat 13% op zoek naar evenemententerreinen en schepen waarop events kunnen worden georganiseerd. Andere locaties die nog net boven de 10% scoren, zijn: kasteel/fort, loft/studio en strandclub. Net daaronder vinden we beursgebouw, restaurant en landhuis/villa, allemaal met 9%. Bioscoop (8%), schouwburg/theater (7%), sportlocatie (7%) en concertzaal (5%) blijven boven de 5%. Het rijtje wordt afgesloten met dieren- of pretpark (4%), kerk/klooster (4%), tent (3%), discotheek (2%) en winkel/showroom (2%).
