L'iNTELLIGENCE artificielle: une aubaine pour l'industrie événementielle?

"Ne vous laissez pas tromper: l'IA nous fait croire qu'elle est intelligente"

L'humanité avance tranquillement, mais l'évolution connaît parfois des intermèdes particulièrement rapides. Il en a été ainsi avec l'invention de l'agriculture, des siècles plus tard avec la révolution industrielle, plus tard encore avec la révolution de l'internet et celle des technologies de la communication. Et maintenant: voici l'IA, l'intelligence artificielle. Des possibilités vraiment infinies? Des attentes peut-être démesurées? Le fait est que l'IA peut certainement s'avérer utile dans le secteur de l'événementiel. Dans cet article, nous vous présentons brièvement ce que la Hogeschool Gent a réalisé au cours des deux dernières années. Meeting Professionals International (Belgium-Luxembourg Chapter) est également conscient des nombreuses possibilités.

AI4Events

Le projet AI4Events a développé une plateforme qui a été lancée le lundi 19 juin 2023. Un projet préparé pendant deux ans dans les murs de la Hogeschool Gent. L'événement de lancement a été organisé par HOGENT et Event Confederation. Pas moins de 145 parties intéressées étaient présentes, principalement des fournisseurs d'IA (start-ups) qui travaillent sur la technologie depuis plusieurs années.

"Avec AI4Events, nous voulons soutenir le secteur de l'événementiel dans la mise en œuvre de l'intelligence artificielle", explique la coordinatrice Katrien Meert, "afin que les événements puissent être organisés de manière plus rentable. Pour ce faire, nous proposons au secteur des outils gérables avec lesquels les entreprises peuvent démarrer elles-mêmes."

"Le projet a débouché sur une feuille de route claire sur une plateforme en ligne où, après une simple sélection, les organisations du secteur de l'événementiel peuvent voir quels outils pourraient leur convenir", ajoute sa collègue Karin Bruyr. "Sur la plateforme en ligne, nous créons également une communauté en libre accès où les entreprises du secteur peuvent entrer en contact les unes avec les autres, et qui sera maintenue en vie même après le projet. En outre, une offre de post-formation sera développée pour commencer à travailler efficacement avec l'IA."

"Une partie importante du projet est le développement d'un outil de gestion des absences", ajoute Katrien. "Grâce à cet outil, les organisateurs d'événements peuvent prévoir les éventuels défauts, ce qui leur permet de les anticiper dans le processus de planification."

L'intuition

Les outils collectés semblent parfois évidents, mais le secteur a encore du chemin à faire en termes de données et de numérisation, remarquent les chercheurs: "De nombreuses entreprises organisent un événement après l'autre sans beaucoup de systématicité dans, par exemple, le suivi des inscrits, l'efficacité de la restauration, etc. Dans le secteur de l'événementiel, de nombreuses décisions sont prises de manière ad hoc, sur la base d'une intuition plutôt que de données", précise Karin.

Recueillir des données, les analyser, les mettre à jour, cela représente un travail de titan dans lequel peu de gens sont prêts à se lancer dans le secteur. En ce qui concerne l'analyse des données, des mesures doivent être prises. La connaissance des préférences, des comportements et autres permet une plus grande prévisibilité, ce qui à son tour permet de réduire les risques et d'améliorer la personnalisation afin de répondre aux besoins et aux souhaits des participants. Il s'agit clairement d'un voyage qui ne s'arrêtera jamais. L'innovation et l'intégration de nouvelles technologies seront toujours un problème. Il s'agit d'être vigilant et de détecter les opportunités à temps.

B2B

"La feuille de route a été rendue aussi accessible que possible, avec un manuel, un ROI, un cas par outil", précise Katrien. "Les outils que nous avons répertoriés et que nous proposons sur la plateforme ne sont pas trop chers et sont principalement fabriqués en Belgique. Cela signifie que nous visons les nombreuses petites organisations dont les budgets sont plus limités. Notre groupe cible se composait principalement d'entreprises B2B, c'est-à-dire d'organisateurs de conférences, de séminaires, etc."

Un grand nombre d'outils de la plateforme existent depuis un certain temps, mais n'étaient pas connus de nombreuses sociétés d'événementiel. Certains parce qu'ils n'ont pas été conçus à l'origine pour le secteur de l'événementiel et qu'ils ont donc dû être adaptés. Si l'utilisation d'une application pour l'organisation de la restauration vous permet d'organiser plus efficacement, de réduire la nécessité d'avoir deux employés ou de réduire les excédents de nourriture, cela vous permettra d'économiser beaucoup d'argent. D'autres outils se concentrent sur l'appariement des participants ou la gestion des offres, entre autres.

une communauté active

L'objectif de la plateforme en ligne ne se limite pas à proposer des outils, mais vise également à créer une communauté où les entreprises du secteur peuvent se retrouver et qui perdurera même après la fin du projet. "Il ne s'agira pas d'un aperçu statique des outils", assure Katrien. "Les utilisateurs peuvent s'informer mutuellement sur la plateforme de leurs expériences avec certains outils, suggérer de nouveaux outils, etc."

En outre, un cours de perfectionnement est en cours d'élaboration pour s'initier efficacement à l'IA. Cela soulève immédiatement la question de savoir comment l'IA peut être intégrée dans le secteur de l'événementiel. Après tout, un outil de restauration ou de suivi des inscriptions n'est pas en soi de l'intelligence artificielle. "C'est exact", déclare Karin Bruyr. "Définir la frontière où commence l'IA est bien sûr difficile, mais dès qu'un système peut faire des prédictions basées sur des données collectées et traitées précédemment, vous avez affaire à l'IA. Plus un chatbot reçoit de questions et de réponses, plus les réponses deviennent sophistiquées, par exemple."

Les absences

Dans le cadre du projet de recherche lui-même, un prototype d'outil de détection des absences a été mis au point. Un modèle de prédiction de l'IA a été développé sur la base de l'emplacement (urbain ou rural), de la présence de transports publics et/ou d'un parking, du type d'événement, de la température du jour, du caractère payant ou non de l'événement, de l'envoi ou non d'un rappel, et de divers autres facteurs. Ce modèle permet aux organisateurs d'événements de prévoir le nombre d'absences, ce qui leur permet de l'anticiper dans le processus de planification.

Une prévision adéquate implique de disposer d'un grand nombre de données. En effet, plus les données traitées sont nombreuses, plus les prévisions sont fiables. Et c'est parfois là que le bât blesse: "Il faut souvent creuser et creuser encore pour pouvoir collecter des données", constatent les chercheurs. "Même les données anonymes sont difficiles à obtenir, ce qui s'explique en partie par le fait qu'il n'existe pas encore dans le secteur une culture dans laquelle la gestion et la politique des données sont enracinées."

Meeting Professionals International (MPI)

MPI est également aux prises avec l'IA. L'association a organisé un séminaire en ligne pour ses membres sur le sujet le 13 juin, sous l'intitulé pour le moins évocateur 'Revolutionise Your B2B Events with Generative AI' (Révolutionnez vos événements B2B avec l'IA générative). Selon le modérateur et conférencier international Kai Troll, la question n'est pas de savoir si nous utiliserons l'IA, mais comment et avec quelle intensité. "Parce qu'elle existe déjà. Plus encore, ChatGPT est tellement 2021, pour utiliser le langage des jeunes, que la nouvelle version est déjà en train d'arriver. Et l'évolution est plus rapide que nous ne le pensons tous", a-t-il rapidement averti son auditoire.

Comment fonctionne l'IA?

Thorben Grosser, d'EventMobi, a expliqué comment l'IA est devenue intelligente. "Une abondante collection de textes dans une base de données est utilisée pour permettre l'apprentissage automatique. Une invite est alors rédigée et la machine apprend des modèles grâce au retour d'information de l'utilisateur. Nous donnons à la machine des informations, en lui indiquant s'il s'agit de la bonne issue (oui) ou de la mauvaise (non). De cette manière, la machine peut apprendre des modèles". (Spoiler alert: les quatre phrases ci-dessus ont été écrites par l'IA.)

En résumé: plus les données sont nombreuses et correctes, plus les résultats sont corrects. "Ne vous y trompez pas", a averti Thorben, "l'IA est déjà utilisée pour rédiger des textes d'événements, pour les réseaux sociaux, des idées de sessions, des textes promotionnels, etc.". Ce faisant, il a fait référence à eventmarketer.ai, un logiciel qu'il a écrit lui-même en utilisant OpenAI comme toile de fond.

IA = modèle d'apprentissage automatique

"Il ne s'agit pas d'un processus créatif", poursuit Thorben. "La machine reconnaît des modèles et fait une meilleure estimation dans les gigantesques archives pour donner la bonne réponse à votre question. Après tout, une machine ne comprend que les chiffres et les lettres, pas le langage. Le principe n'est pas si différent de la façon dont les enfants apprennent les choses."

• Ce que l'IA sait faire
  – Résumer de grandes quantités d'informations: des centaines de pages en quelques secondes
  – Détecter des modèles
  – Imiter (mais pas comprendre) le langage: l'IA fait semblant de très bien comprendre le langage. Tant que le résultat a un sens, c'est bon.
  Utile pour les professionnels de l'événementiel:
  – Rédiger des textes pour des supports marketing
  – Rédiger des réponses à des courriels
  – Aider à trouver des idées pour des événements et des sessions: Comment puis-je me rendre à l'événement? Le logiciel s'intéresse à des choses qui existent déjà.
  – Aider à découvrir les attractions locales
  – Créer des images de stock libres de droits (l'IA génère des images)
  – Trouver des sites: n'oubliez pas d'indiquer le nombre de personnes qui doivent pouvoir entrer (le mieux est de vérifier par la suite)
• Ce que l'IA ne sait pas (encore) faire
  – Comprendre réellement l'information
  – Traiter des informations complexes
  – Garantir la fiabilité des données: ce qui est écrit est-il vrai ou non? Vous pouvez même indiquer une source qui n'existe pas; l'IA ne peut pas le confirmer. En tant qu'utilisateur, vous devez absolument le vérifier.
  – Préjugés: par exemple, nous vivons dans un monde en ligne dominé par l'Occident, où les Noirs, les femmes, etc. sont moins représentés. Conséquence: l'IA pensera que ces groupes sont moins importants et ne les prendra pas en compte.

En résumé, plus vos données sont bonnes, meilleur sera le résultat. "La machine ne fait que prétendre être intelligente. Vous devez l'aider. Fournissez-lui le contexte, vos objectifs, vos tâches, les étapes à suivre, etc. Et surtout: l'IA, ou du moins ChatGPT, ne se soucie pas des erreurs linguistiques. Vérifiez donc vos textes.

"Faites également attention lorsque vous écrivez des textes avec ce logiciel. Car ceux qui l'utilisent déjà reconnaîtront de loin les textes rédigés par l'IA. Surtout si vous travaillez sur une tâche professionnelle, cela peut nuire à votre carrière. Ne vous fiez jamais à 100% à ces modèles. D'un autre côté, il arrive que l'on manque d'inspiration et l'IA est alors d'une aide précieuse."

Enfin, Thorben de déjà rêver à l'avenir. "Et si nous pouvions combiner la robotique et l'IA? L'humanité pourrait alors aller particulièrement loin ..."
À suivre sans aucun doute.