L'ENDROIT D'UN EVENEMENT DETERMINE SON SUCCES

Les dix critères les plus importants pour choisir un bon site d'evenement

L'élément le plus important dans l'organisation pratique d'un événement est le choix du site. Si le site choisi ne correspond pas au message que vous voulez communiquer aux invités, toute l'énergie que vous avez investie dans la création, le contenu et le timing sera irrémédiablement perdue. Nous allons passer en revue pour vous les dix critères de choix les plus importants.

1. L'EFFET 'WAOUH'

Avec le personnel d'accueil, le site est le facteur le plus important pour la première impression que votre événement donne aux visiteurs. Choisissez un endroit où les gens se sentent bien immédiatement ou alors un endroit qui en met plein la vue (si cela correspond à ce que vous voulez communiquer). L'ambiance et le site doivent correspondre parfaitement avec vos objectifs.

2. DISPONIBILITÉ

Avec ce critère, il y a deux scénarios. Celui qui organise un événement annuel à un moment fixe a intérêt à s'y prendre très tôt pour dénicher des sites avec un effet 'waouh'. En revanche, celui qui craque vraiment pour un endroit peut dans un premier temps choisir la date de l'événement en fonction des moments où cet endroit de rêve est disponible.

3. CAPACITE

Même si un site est beau, cela n'a guère de sens de faire venir cent invités à un endroit pouvant en accueillir mille. A moins que celui-ci ne puisse être divisé en plusieurs salles, mieux vaut choisir un espace qui donne l'impression d'être 'plein' (mais pas trop non plus). Tenez compte de plusieurs paramètres. Comptez 1 m²/personne pour une réception, 2 m²/personne pour un dîner assis, 1,5 m²/ personne pour un walking-dinner. Voyez aussi si les éléments fixes (comptoir, scène, série de piliers ...) ne faussent pas votre calcul. Il reste à voir combien d'espace supplémentaire par personne sera nécessaire dans le cadre de la distanciation sociale. Dès qu'il y aura des normes concrètes pour les événements, nous les compléterons ici.

4. ACCÈS

Si le public est très concentré dans une certaine région, il est évident que vous choisirez un site dans le coin. Si ce n'est pas le cas, l'idéal est de choisir un endroit ayant une situation stratégique: soit une situation centrale, soit un endroit à proximité d'un axe routier.

5. PRIX

Plus un site répond aux critères précédents (et à d'autres), plus son prix sera élevé. Toutefois, ne manquez pas de comparer au préalable le prix de suffisamment d'endroits. Voyez ce que comprend ce prix (le loyer, la restauration, la technique, le personnel, etc.) et établissez une comparaison correcte.

6. CAPACITES LOGISTIQUES

Un beau site sans capacités logistiques entraîne forcément des problèmes. Voyez si le parking est assez grand, s'il y a des entrées séparées pour les livraisons et si la cuisine est assez grande pour préparer le nombre de repas requis. Méfiez-vous quand on vous annonce un parking gratuit. Parfois, ce parking n'est pas la propriété du site, et le coût peut alors s'envoler. Et cela, vous ne le savez pas toujours à l'avance. Ou alors, le parking n'est pas surveillé.

7. EQUIPEMENTS

Voyez quels sont les équipements présents sur place et ceux que vous devez louer. Pour les équipements présents, il est important de voir quelles sont les possibilités techniques pour l'audiovisuel et ce dont vous devez tenir compte si vous voulez travailler avec du matériel supplémentaire. Celui qui choisit un événement de plusieurs jours ou en soirée doit aussi examiner les possibilités d'hébergement. Vous retrouvez facilement sur Internet toutes les informations propres à un site avec les spécifications techniques des salles de réunion. Vous pouvez notamment consulter le site www.cvent.com. Largeur, hauteur, m², wi-fi gratuit ou non ...Attention toutefois si on vous annonce le wi-fi gratuit. Parfois, l'accès est limité à dix personnes, et non trois-cent. Parfois, les gens s'intéressent moins à l'événement quand il y a un accès wi-fi gratuit. Chacun s'occupe de ses affaires privées, sans prêter attention au sujet de l'événement.

8. FOURNISSEURS EXCLUSIFS

Beaucoup d'endroits présentent la restauration interne comme un atout supplémentaire, même si les organisateurs trouvent souvent ennuyeux de ne pas pouvoir faire appel à leur traiteur préféré. Quand on est obligé de travailler avec le traiteur de la maison, mieux vaut faire plusieurs repas d'essai au préalable. Voyez si d'autres fournisseurs sont liés au site.

9. PERSONNEL

Vérifiez si le personnel d'un site est compétent et faites votre propre briefing. Tout le monde doit savoir ce qu'il a à faire et quel message vous voulez communiquer avec l'événement.

10. SECURITE

Demandez les certificats nécessaires et contrôlez-les vous-même. La sécurité incendie est une priorité mais pensez aussi à la surveillance (des parkings, par ex.), aux sorties de secours ...