naar top
Menu
Logo Print
07/02/2018 - TOM D'HALLUIN

HOE KIES JE DE JUISTE EVENT SUPPLIER?

De goedkoopste keuze is niet altijd de juiste

Jacques Hanquet van BESA

Wat zijn de belangrijkste criteria bij de keuze van een supplier in AV, catering, decoratie, tenten, elektriciteit,… ? Vertrouwen op basis van eerdere samenwerkingen? Prijs? Kwaliteit? De financiële situatie van de partner? Meerdere factoren spelen uiteraard een rol, maar er zijn toch enkele zaken die u als klant niet uit het oog mag verliezen.Wij hadden hiervoor een gesprek met Jacques Hanquet van BESA, the Belgian Event Suppliers Association. “You pay peanuts, you get monkeys", is de belangrijkste conclusie. Of anders gezegd: wie minder wil betalen, kan voor onaangename verrassingen komen te staan.

FINANCIËLE DOORLICHTING

Dit moet één van uw belangrijkste criteria zijn, partners moeten financieel gezond zijn. Dat betekent meteen dat niet de grootte van het bedrijf de doorslag vormt bij de keuze van de klant. Zijn er geen fiscale of sociale schulden? Klanten maken geregeld een financiële doorlichting, via graydon bijvoorbeeld. Referenties op de website van een potentiële partner worden geregeld ook gebeld.

BEROEPSFEDERATIE

wat ook een garantie biedt op kwaliteit, is het lidmaatschap van een beroepsfederatie. bij besa zijn de leden één voor één financieel gezond en ze hebben een code of conduct ondertekend. het is zeker een meerwaarde als een leverancier lid is van een beroepsfederatie. die zorgt er op regelmatige tijdstippen voor dat haar leden bijgeschoold worden in diverse thema's: veiligheid, ecologie, communicatie, … .

Eventsupplier Animatie

BETROUWBAARHEID

Een ander belangrijk criterium is de betrouwbaarheid van de partner. Ofwel vertrouwt de klant zijn partner omdat er al een jarenlange samenwerking bestaat, ofwel wordt een nieuwe partner gekozen omdat contacten uit het eigen netwerk van de klant er positief over vertellen. Suppliers moeten doen wat ze beloven in hun lastenboek. De klant wil achteraf geen verrassingen. Een duidelijke offerte die hem achteraf niet voor verrassingen stelt, is enorm belangrijk. De klant moet ook van zijn kant de offertes van de suppliers goed vergelijken, voordat hij zijn keuze maakt. Daarin is bijvoorbeeld al te zien wie alle veiligheidsregels volgt. Uiteraard moeten suppliers ook in orde zijn met de verzekeringen.

PRIJS-KWALITEIT EN FLEXIBILITEIT

Veel klanten willen zeker nog de juiste prijs betalen, maar er moet ook kwaliteit tegenover staan. Meer dan ooit wordt dit criterium achteraf behandeld bij de nabespreking.
Een toeleverancier moet ook flexibel zijn. Hij moet last minute (bijvoorbeeld een extra spreker bij een rondetafel) wijzigingen kunnen doorvoeren (een extra spreker betekent onder andere ook een extra micro). Dergelijke last minute requests door de klant gebeuren de laatste jaren voortdurend. Suppliers werken quasi bij elke opdracht 'à la dernière minute'. De oorzaak ligt uiteraard bij de late beslissingen van de eindklant, waardoor ook eventbureaus minder en minder voorbereidingstijd hebben. Soms is het dan echter onmogelijk om een correcte job af te maken of ontstaan er risico's voor het publiek (slecht monteerwerk onder te veel drukte bijvoorbeeld). Houd er dus rekening mee dat je voor kwaliteit betaalt. Een bedrijf in de AV-sector dat zwaar investeert in veiligheid, is alleen al aan keuringen en opleidingen (VCA bijvoorbeeld) mogelijk zo'n 20.000 euro per jaar kwijt. Dat moet ergens gerecupereerd worden. De goedkoopste leverancier is daarom niet altijd de beste of in orde met veiligheid. Het is dus altijd interessant om bij duurdere potentiële partners te achterhalen waarom ze duurder zijn. Eventbureaus moeten dit aan hun klant meedelen. Als hij dan toch voor de goedkoopste keuze gaat, ligt de verantwoordelijkheid bij hem.

Eventsupplier AudiovisueelMOTIVATIE

Kwaliteitscontrole betekent soms ook inlevingsvermogen. Suppliers moeten begrijpen wat de objectieven van de klant zijn? Hoe snel reageert hij op een Request For Proposal? Die snelheid van reactie zegt veel over zijn motivatie. Veel klanten ontvangen het liefst binnen de 24 uren toch een eerste reactie. Daarin moeten niet alle details van hun voorstel staan, een bevestiging dat ze de aanvraag goed hebben ontvangen is voldoende.

EÉN CONTACT EN TRANSPARANT

Enkele randcriteria zijn eveneens van belang, maar misschien niet doorslaggevend. Een klant wil graag één persoon die het contact regelt van A tot Z, zowel voor, tijdens als na het evenement. En hij walgt van suppliers die niet transparant zijn. Open communicatie is een must. Als er bijvoorbeeld wijzigingen worden aangebracht aan het lastenboek, dan moeten de prijzen meteen worden aangepast. Is er iets misgelopen, moet de supplier dat meteen ook zeggen. Van zijn kant verwacht die laatste van het bureau of de eindklant regelmatige meetings om zijn visie/invalshoek op het event te kunnen geven. Technici zien immers soms problemen of oplossingen die anderen niet zien.

GOEDE BAND

In de relatie met een supplier bouw je een band op. Is die goed, dan kan hij een partner voor jaren zijn. Is die niet goed, dan stopt het meteen. Ook als hij aan alle criteria voldoet, kan het soms zijn dat de klant zich niet goed voelt in de persoonlijke relatie. Dit betekent dat er soms zelfs geen RFP's worden uitgeschreven. Kleinere, nieuwe bedrijven krijgen wel een kans, maar dan meestal voor kleinere events. Daar kunnen ze tonen wat ze in hun mars hebben, om dan later eventueel de grotere events binnen te halen. Die langdurige relatie geeft de klant ook het voordeel dat een supplier soms aan een half woord genoeg heeft en dat hij de financiële beperkingen kent. Een offerte op papier is 1, maar vertrouwen hebben in de samenwerking is 2.
Beiden moeten in orde zijn. Dit betekent dus ook dat de goedkoopste offerte niet altijd wint.

Video Event & Communication Days - Jacques Hanquet komt aan het woord vanaf minuut 1.30

Meer info over de editie in 2018: http://www.ecdays.be/nl/