naar top
Menu
Logo Print
01/11/2017 - DIMITRI VAN MOERKERCKE

IEDEREEN ZOEKT DE NAALD IN DE HOOIBERG

Eventorganisatoren over hun manier van werken bij zoektocht naar een eventlocatie

Hoe maken eventbureaus de keuze uit het grote aanbod aan venues, hotels en locaties? Hoe gaan zij te werk? Met welke criteria houden ze rekening en welke trends en evoluties vallen hun op? Wij hadden een gesprek met Alexandre Velleuer van VO Communication, Michel Van Camp van New Balls Please en Isabelle De Schryver van The Oval Office.

KEUZECRITERIA

Hoe vindt u als bureau de meest geschikte locatie voor uw klant?

160px

Alexandre: “De keuze van een venue hangt van diverse criteria af die bepaald worden op basis van de briefing van de klant en het concept dat wij hebben uitgetekend. Veel zaken spelen een rol: locatie, grootte, parking, maar evenzeer de look-and-feel en de geschiedenis van de locatie. We houden daarnaast ook rekening met wat een venue onderneemt op het vlak van ecologie en duurzaam ondernemen. De belangrijkste keuzecriteria hangen af van de vraag van de klant. Voor de ene is de praktische kant doorslaggevend (makkelijk bereikbaar of niet, av-materiaal aanwezig?), voor de andere speelt originaliteit een doorslaggevende rol. Desondanks gaan wij toch meer op zoek naar een locatie die net dat tikkeltje anders is, aangezien die een visuele impact op de genodigden kan hebben en heel wat te vertellen heeft."

160px

Michel: “Eerst en vooral moet je te weten komen welk type locatie je klant verkiest. Daarvoor moet je weten wat het evenement precies inhoudt! Gaat het hier om een congres, een teambuilding, een productpresentatie? Zal het evenement vooral binnen of buiten plaatsvinden? Moeten er hotelkamers worden voorzien? Hoe belangrijk is de bereikbaarheid? Eenmaal je de gewenste regio kent, kan je je focussen op de beschikbare locaties. Daarbij kijk je in een interne of externe database en op basis van de prijzen en de beschikbaarheid maak je een shortlist. Is er vaste catering, vaste techniek aanwezig? Hoe origineel en uniek is de locatie? Is ze proper, multifunctioneel? Beschikt de locatie over alle nodige vergunningen?"

160px

Isabelle: “Wij stimuleren onze eigen medewerkers ook om research te doen, om locaties te leren kennen. Zo breid je je interne kennis en database verder uit. Daarnaast is uiteraard de briefing van de klant primordiaal. Soms doen we ook een beroep op echte location hunters, die voor ons op zoek gaan naar uitzonderlijke, unieke locaties."

Wat verwacht u van kandidaat-locaties?

Isabelle: “Flexibiliteit is héél belangrijk. Er zijn niet veel locaties die toestaan dat je reeds vóór 8 uur 's morgens begint op te bouwen. Zls ik ter plaatse ga kijken, soms zelfs samen met de klant, is het belangrijk dat de siteverantwoordelijke zich niet moeit. Sommigen beginnen dan immers hun eigen visie door te duwen, en dat is ongepast. Té veel locaties hangen ook vast aan een traiteur. De prijs wordt hierdoor duurder en de flexibiliteit van het agentschap wordt serieus ingeperkt."

Alexandre: “Ze moeten inderdaad flexibel zijn, zo duurzaam mogelijk, en een attractief budget aanbieden. Het is voor ons een voordeel dat ze op het vlak van catering of av-materiaal niet exclusief met één partner samenwerken. Zo kunnen bureaus meer creatieve voorstellen aan hun klant voorleggen."

Michel: “We verwachten dat de verantwoordelijken ter plekke professioneel zijn, perfecte service aanbieden en de gemaakte afspraken en beloften nakomen. De locatie moet een match vormen, ze moeten meedenken met het concept en voldoende flexibel zijn."

PROBLEMEN EN TRENDS

Wat zijn de belangrijkste problemen en hoe lost u die op?

Alexandre: “Het meest voorkomende probleem is bereikbaarheid: mobiliteit, openbaar vervoer en parking. Een locatie mag nog zo aantrekkelijk zijn, deze zaken kunnen haar kansen om gekozen te worden serieus hypothekeren. Om dit euvel zo goed mogelijk op te lossen, vragen wij telkens een mobiliteitsplan dat aangepast is aan het aantal verwachte genodigden, hun transportkeuze, vanwaar zij vertrekken en hun verwachte uur van aankomst. Die informatie delen wij dan op een site waar men zich voor het evenement kan inschrijven. Wij leggen daar dan ook de nadruk op de mogelijkheden via trein, tram, bus, metro, shuttlediensten en zo meer."

Isabelle: “Ik sluit mij daar volledig bij aan. Locaties in België hebben over het algemeen weinig parkeermogelijkheden en ze hebben er bovendien weinig aandacht voor. Het resultaat hiervan is dat je op termijn altijd in dezelfde vijver vist."

Welke trends/evoluties vallen u de voorbije jaren op?

Michel: “Meer en meer bieden locaties een all-inprogramma aan. Vaste service, een stuk decor, vaste techniek, vaste catering … Een evolutie is ook dat klanten vooraf al een locatie gekozen hebben. En deze dus mee opgenomen wordt in de briefing naar het bureau. Prijstechnisch opteren meer en meer klanten ook om het event in eigen gebouwen of op eigen terreinen te laten plaatsvinden. Daarbij moeten ze natuurlijk begrijpen dat deze gebouwen of terreinen niet geconcipieerd zijn als evenementenlocatie en dus extra logistieke kosten met zich meebrengen."

Alexandre: “Opvallend de voorbije jaren zijn 'kortstondige' locaties: venues die nooit bedoeld zijn als eventlocatie maar wel zo worden gebruikt, pop-ups … Iedereen wil wel die écht unieke venue vinden, die locatie die eigenlijk niet meer bezocht mag worden. Om aan deze vraag te beantwoorden, moeten we soms wel eens onze stoute schoenen aantrekken. Wie niet waagt, niet wint. Om een echt buitengewone locatie te vinden, moet je wel wat volhardend zijn. Verder valt mij op dat de voorbije jaren de focus meer op veiligheid komt te liggen. Op dat vlak hinkt België wel nog wat achterop in vergelijking met bijvoorbeeld Duitsland, Italië of de Scandinavische landen. Maar ook bij ons wordt elk aspect meer en meer gecontroleerd door de overheid en evolueert de veiligheidswetgeving. Veiligheidsstudies over bereikbaarheid, stabiliteit, elektriciteit … zijn noodzakelijk. Langs de aanbodzijde heeft zich een markante evolutie voorgedaan. Net zoals je je huis tijdelijk kan verhuren voor toeristen, kan je vandaag ook je huis, atelier of magazijn verhuren als eventvenue. Er bestaat zelfs een website voor, www.onehousestand.be, de AirBNB van de eventlocaties. Het aanbod werd plots enorm uitgebreid, waardoor de concurrentie is toegenomen. Die evolutie biedt bureaus en hun klanten veel nieuwe kansen."

Hoe belangrijk is het ecologische verhaal nog?

Alexandre: “Voor ons is dit nog enorm belangrijk. Locaties en andere suppliers die belang hechten aan duurzaamheid, zijn geprivilegieerde partners. Om het verschil te maken in een concurrentieel klimaat, moeten ze oog hebben voor hun energieverbruik, het materiaal dat ze gebruiken, en de duurzame oplossingen die ze voorstellen."

Michel: “Locaties worden zich ook steeds meer bewust van het groene, duurzame verhaal: meer led, meer afvalbeheer, groene stroom … Onze voorkeur zal in de toekomst zeker gaan naar locaties die zich milieubewust profileren."

Isabelle: “Het is wat dubbel, vind ik. Nog steeds hechten heel veel klanten en locaties het meeste belang aan de prijs, de parkeermogelijkheden en de bereikbaarheid. Ecologie komt pas daarna. Ondanks het feit dat we er bij de klant en de locaties wel de nadruk op leggen."