naar top
Menu
Logo Print

SPORT EN CULTUUR VOOR UNIEKE NETWERKING

Mensen beleven graag iets waarover ze niet uitgepraat raken

Sportieve en culturele events zijn de gelegenheid bij uitstek om relaties uit te nodigen. Het samen delen van spanning, verwondering en emotie zorgt voor een blijvende herinnering. Een voorwaarde is natuurlijk dat alles tot in de puntjes geregeld is.

INTERESSESFEER GASTEN

Het gezegde dat 'deals gesloten worden tussen pot en pint' is hier bijzonder toepasselijk omdat in de ongedwongen sfeer van een event een unieke netwerkomgeving ontstaat.

De organisatie van kant-en-klare bedrijfsevenementen is perfect voorbereid, zodat de klant samen met zijn gasten kan genieten en communiceren.

De kracht ligt in het feit dat mensen uitgenodigd worden op een event dat volledig in hun interessesfeer ligt, waardoor de gast emotioneel bevredigd wordt. Bovendien voelt men zich door de gastheer gewaardeerd en beloond. Daarnaast is er ook het aangename feit dat de partner en de kinderen regelmatig mee worden uitgenodigd, zodat er geen beslag gelegd wordt op de privétijd van de hoofdgenodigde. De partner heeft daarnaast vaak een gunstige invloed op het beslissingsproces.

Hospitalityarrangementen zijn echter ook prima toepasbaar voor de eigen medewerk(st)ers die zich op die manier gewaardeerd weten voor hun prestaties. Het uit de klassieke werkrelatie treden zorgt voor een positieve houding t.o.v. het bedrijf.

ONBEGRENSDE MOGELIJKHEDEN

Een hospitalityevent kan om het even wat zijn. De mogelijkheden zijn onbegrensd. Die zijn niet streek-, regio- of landgebonden. In België vereenzelvigen veel bedrijven zich met het voetbal- en wielergebeuren. Toppers zijn Chelsea FC, FC Barcelona, elk WK en EK, Vlaamse Wielerklassiekers, Grand Slams, WK Gym etc. Er zijn ook enkele buitenbeentjes zoals Waregem Koerse waarbij hospitality heel belangrijk is. Daarnaast zijn erde participatieve events: de doesportevents, zoals de Antwerp 10 Miles, waar ruim 2.500 vips effectief meelopen, naast ook nog eens ongeveer 10.000 bedrijfsmedewerkers. Voor concerten zijn er verschillende zalen die in beeld komen om een arrangement te boeken. Men moet natuurlijk de smaak en de interesse kennen van de gasten (rock, schlager, dance etc.) om hen op het geschikte event uit te nodigen. Typevoorbeeld van een evenement voor een breed publiek is de Night Of The Proms, al 29 jaar lang een vaste hospitalitywaarde.In 2004-2005 was Robbie Williams een hype, vandaag is dat Jay-Z. De normen en waarden blijven echter dezelfde.

NIEUWE TRENDS

Sport- en culturele events vormen de boventoon, maar nu en dan zijn er nieuwe trends. Zoals de Duitse Bierfeesten, een Single Malt Whiskyproeverij of Dinner In The Sky. Bij dit laatste genieten 22 gasten en een sterrenchef van een gastronomische ervaring, hoog in de Brusselse hemel, met een uniek uitzicht op de hoofdstad en haar omgeving.

MOGELIJKE TYPES ARRANGEMENTEN

Aan alle verzoeken van de klant kan worden voldaan, op voorwaarde dat deze getuigen van respect voor de sporter of de muzikant.

Een meet-and-greet vragen met iemand die twee minuten later het WK speelt of optreedt, is natuurlijk totaal uitgesloten, omdat de performer zich moet voorbereiden.

Het aantal mensen dat op voetbalwedstrijden wordt uitgenodigd is niet te vergelijken met andere sporttakken, omdat er negen stadions zijn die elke week gevuld worden. In elk stadionis plaats voor ongeveer 300à 400 vips. Concerten zijn er natuurlijk minder, want The Rolling Stones komen maximaal een keer om de vijf jaar. Daarnaast zijn er echter musicals, opera's, ballet …

Het wordt echter steeds moeilijker voor een bedrijf om klanten te teasen met een leuk iets om op uit te nodigen.

Het aanbod is zo uitgebreid en er is de trend dat men het weekend het liefst in huiselijke kring doorbrengt.Vroeger nodigde men honderd mensen uit op een concert of voor een voetbalwedstrijd en die kwamen allemaal, blij om erbij te zijn. Nu dient men veeleer te diversifiëren: die tien klanten houden van wielrennen, twintig anderen gaan graag naar een voorstelling van Cirque du Soleil, sommige mensen willen koken met een sterrenchef …

BUDGET

Voor een event in België mag men rekenen op een budget van 150 tot 300 euro per klant (parking, diner, plaats op het evenement, open bar achteraf), 450 tot 850 euro per klant in het buitenland, afhankelijk van het aantal overnachtingen, de vlucht, Eurostar …

AANDACHTSPUNTEN

Geen verborgen kosten

Het pakket moet volledig zijn en begint met de signalisatie naar de vipparking tot het netjes houden en afruimen van de tafels. Het arrangement moet echt all-in zijn, zonder verborgen extra kosten. Het kan niet dat gasten gans de avond in de watten worden gelegd en plots voor hun laatste drankje moeten betalen. Klanten moeten value for money krijgen.

Niets aan het toeval overlaten

Het sportieve succes, de heldere akoestiek of het enthousiasme van de entertainer heeft de hospitality-agent niet in de hand. Wat het eventbureau wel in de hand heeft, zijn zaken zoals de uitnodiging, de parking, de vriendelijkheid van hostessen, het vlotte verloop van vestiaire naar tafel, een goede catering en fijne open bar.

Win-win

Mensen hebben iets beleefd waarover ze niet uitgepraat raken en wat ze zullen nooit vergeten dankzij hen die er op dat heuglijke event bij waren. Op zijn beurt wordt ook de sporter of artiest er financieel beter van.Een win-winsituatie voor alle partijen.

TIPS

Geografisch aspect: wees er goed van bewust dat u uw gasten in hun vrije tijd uitnodigt. Hou daarom rekening met het geografische aspect. Als uw bedrijf in Brugge actief is, en al uw klanten wonen in Luxemburg, organiseer het hospitalityevent dan in Luxemburg,

Voorkeur gasten: hou rekening met de parameters van de gasten. Omdat u zelf een hevige fan van een bepaalde schlagerzanger bent, wil dat niet zeggen dat iedereen dat is.

Differentieer: hou rekening met de doelgroep (mannen, vrouwen, IT'ers …) en probeer te diversifiëren. Vraag de juiste mensen op het gepaste event. Jonge ouders: nodig een bepaalde doelgroep met kinderen eens uit op een musical. Jonge ouders gaan graag samen met de kinderen uit.

Partners niet vergeten: er is altijd een partner. Laat die niet alleen thuiszitten, maar nodig die mee uit. Natuurlijk verhoogt dan het budget, verminder daarom het aantal genodigden.