naar top
Menu
Logo Print

OP ZOEK NAAR LOCATIES MET MEERWAARDE

Meeting- en congresbureaus over trends bij locatiekeuze

Wie beter dan de verantwoordelijken bij meeting- en congresbureaus kan inschatten wat meeting- en eventplanners nu effectief verwachten en eisen van locatiehouders? Het aanbod aan locaties is immers bijzonder groot. Wie het bos niet meer door de bomen ziet, wordt meestal al een eind op weg geholpen door zo'n bureau. De toerismekantoren voor het zakelijk en B2B-toerisme, zeg maar. Opvallend is dat heel veel conclusies stroken met de resultaten van onze Locatie Barometer.

eventlocaties

4 HOOFDVRAGEN

We legden de bureaus de volgende vragen voor:

  • Wat zijn de belangrijke selectiecriteria en -eisen van de aanvragers?
  • Zijn er bij die aanvragen trends te detecteren op het vlak van type locaties?
  • Wat verwacht u als congresbureau van uw leden/de locaties?
  • Welke trends ziet u in de toekomst langs aanbodzijde?

Veel antwoorden kwamen overeen. Vandaar dat we in dit artikel niet elk bureau apart aan het woord laten. U leest een samenvatting van de belangrijkste conclusies. Ze kunnen opgesplitst worden in een bundel praktische en een bundel emotionele eisen.

PRAKTISCHE EISEN

Bereikbaarheid

RendEvenement polste via de Locatie Barometer bij organisatoren naar wat zij van locaties verwachten. Een van de belangrijkste conclusies uit die online-enquête is dat organisatoren de bereikbaarheid van een locatie héél belangrijk vinden, gevolgd door parkeergelegenheid en uitstraling. Dat is ook de vaststelling van de ondervraagde bureaus en helemaal niet te verwonderen. In een land waar je quasi dagelijks stilstaat in het verkeer, is het gemak en de rust waarmee je deelnemers de eventlocatie bereiken bijzonder doorslaggevend geworden.

Dat bevestigen alle gesprekspartners. Is de locatie niet makkelijk te bereiken, dan zal men op zoek gaan naar overnachtingsmogelijkheden in de buurt. Men wil in dat geval dan ook alle deelnemers het liefst onderbrengen in eenzelfde hotel. Of men gaat op zoek naar locaties dichtbij openbaar vervoer indien files niet vermeden kunnen worden.

Parking

Daarnaast vinden meeting- en eventplanners (bij voorkeur gratis) parking ook bijzonder belangrijk. Locaties die geen eigen parking hebben en dus afhangen van (betalende) openbare parkings in de buurt, beschikken maar best over heel veel andere goede troefkaarten (topcatering, uitmuntende AV-apparatuur, opvangcapaciteit).

Opsplitsbaar

Flexibiliteit blijft belangrijk! Hoe meer mogelijkheden qua opdeelbaarheid van de locatie en verandering van opstelling, hoe beter. De capaciteit van de locatie en de mogelijkheid om in breakoutrooms de groep even op te splitsen, zullen altijd belangrijke keuzecriteria blijven. Opvallend is het stijgend aantal aanvragen voor locaties waar meer dan 100 deelnemers kunnen worden opgevangen en waar dan ook meteen breakoutrooms aanwezig zijn voor de organisatie van bijvoorbeeld workshops.

EMOTIONELE EISEN

eventlocaties

Daglicht

Afhankelijk van de regio worden uiteraard soms ook andere zaken verwacht van locaties. Wie aan zee vergadert, wil graag een venue 'met zicht op zee'. Veel daglicht is ook belangrijk. Men zit niet graag meer in een donkere kamer.

Meerwaarde

Klanten zoeken steeds vaker special venues op, niet de standaard vergaderruimte of meetingroom in een hotel, maar werkelijk venues met een meerwaarde. Wat bedoelt men daarmee? Een meerwaarde van een locatie betekent eigenlijk dat die locatie door haar architectuur, ligging, cateringaanbod, service… meehelpt aan het succes van een meeting of een event. Veel hoteluitbaters hebben dit ondertussen ook begrepen en hebben de transitie van hun eigen (donkere) zalen navenant ingezet. Neem nu bijvoorbeeld het Carlton President Utrecht dat recent haar vergaderzalen volledig heeft heringericht. Alle ruimtes zijn er voorzien van allerlei soorten meubilair zoals intieme zitjes om te brainstormen, statafels, tafels met barkrukken en loungebanken.

Beleving

Geen typische vergaderzalen die je in elk hotel terugvindt, zeg maar. Veel locaties hebben opgemerkt dat klanten inderdaad steeds vaker iets 'specialer' zoeken en daardoor proberen ze ook zelf een meerwaarde te bieden: aparte ontspanningsruimtes voor seminariegasten, veel vernieuwingen doorvoeren, het hotel een heel andere insteek geven. Een mooi voorbeeld in eigen land is het Upstairs Hotel in het centrum van Oostende, een stukje New York aan zee waar de beleving centraal staat.

En het is net die beleving die voor een intellectuele boost moet zorgen. Het modewoord vandaag is 'flexplek', speciaal ingerichte hoekjes die door hun inkleding en architectuur, door hun uitstraling voor een creatieve impuls bij de bezoeker zorgen.

Catering

eventlocaties

Heel belangrijk in de 'beleving' is ook de catering, liefst bestaande uit lokale ingrediënten. In het cateringaanbod spelen duurzaamheid en ecologie vaker een doorslaggevende rol, hoewel beide factoren minder beslissend zijn dan bijvoorbeeld de bereikbaarheid van de locatie. Opvallend in dit verhaal is de alsmaar stijgende vraag naar healthy food & drinks, originele coffeebreaks,… Maar ook de verhouding prijs/kwaliteit moet nog steeds kloppen, want de klant kent de prijzen.

Origineel

Eveneens opvallend is de toenemende vraag naar originele meetinglocaties. De klant heeft het zo niet meer voor de standaard opstelling. Men gaat meer en meer op zoek naar het kleinschalige en het gezellige (gastvrije), weg van alles, in het groen. Men wil een discrete locatie omdat men dikwijls ook eens op afzondering gaat. Atypische locaties zoals lofts, special venues, erfgoedlocaties zijn bijzonder in trek. Stadsbesturen hebben dit begrepen. Het aanbod in (ook kleinere) steden breidt gestaag uit. Heel wat panden krijgen een nieuwe bestemming. In de toekomst zullen er nog meer onverwachte meetinglocaties en -concepten ontstaan, op niet voor de hand liggende plekken en met originele formules.

PARTNERSHIPS

eventlocaties

Los van de eigen aanpassingen om aan de nieuwe eisen van de klant te voldoen, zijn locaties in de voorbije jaren ook meer en meer partnerships aangegaan met lokale teambuildingbureaus of eventkantoren. Dat doen beide partijen om samen sterker voor de dag te komen. En dus een streepje voor te hebben in de beslissingsfase van de klant. Die vindt het immers ook belangrijk dat er na de inspanning ook een moment van ontspanning volgt. Dankzij zo'n partnership kunnen de locatiehouders dit intern organiseren. Kan dit niet intern geregeld worden, dan kiezen de klanten vaak locaties waar vlakbij een teambuilding georganiseerd kan worden.

Volgende meeting- en congresbureaus werkten mee aan dit artikel:

  • MeetinGent & Oost-Vlaanderen
  • Meet in Oostende
  • Meeting Kempen
  • Meet in Mechelen
  • MeetinGenk
  • VisitFlanders Convention Bureau
  • Antwerp Convention Bureau
  • Meeting in Brugge Congresbureau