naar top
Menu
Logo Print
01/10/2018 - CHARLOTTE DE NOOSE

BASISPRINCIPES VOOR GESLAAGDE CATERING OP UW EVENT

Speciale diëten en vegetarische schotels als standaard

Een bedrijf of eventbureau kiest niet zomaar een cateraar. Er moet duidelijk een gevoel zijn van wederzijds vertrouwen. Als beide partijen goed communiceren en exact definiëren wat de verwachtingen zijn, is de basis er voor een geslaagde catering. Een gedetailleerde briefing maakt een precieze offerte mogelijk. Als voornaamste trends zien de cateringservices het feit dat ze steeds meer rekening moeten houden met verschillende diëten en dat klanten tegenwoordig graag opteren voor het foodtruckprincipe: kleine, verschillende gerechten in kommetjes. En er is een duidelijke focus op gezond, groen en lokaal.

Eventcatering

NODIG VOOR PRIJSAANVRAAG

Welke informatie heeft de cateringservice nodig om een correcte offerte op te maken?

  • aantal genodigden, soort publiek (wegenwerkers eten en drinken misschien liever andere zaken dan secretaresses)
  • doel van het evenement, planning van de dag of avond, welke beleving beoogt men, is er een thema
  • type catering: bespreking van mogelijke menu's en type dinner (walking, zittend, buffet enzovoort)
  • de locatie: als die niet gekend is voor de cateraar, verkiest die al eens de locatie te bezoeken, voor het opstellen van een offerte: welk materiaal is er aanwezig voor het keukenpersoneel, welk servies + dient cateraar ander materiaal mee te brengen, zoals stoelen en tafels?

 

WELKE CATERAAR KIEZEN?

Als we kijken naar het profiel van Belgische cateraars, zien we toch wel grote verschillen. Er zijn er die verkiezen om met weinig personeel te werken. Die hebben dan vaak niet méér dan een chef-kok en wat hulpkoks. Zij zijn ideaal voor kleinere feesten. Voor bedrijfsevents - die meestal veel genodigden tellen - worden er grote traiteurdiensten en cateringbedrijven ingeschakeld. Hoe worden zij gekozen?

Bedrijf zoekt cateraar

De eerste reden van een bedrijf om voor een bepaalde cateraar te kiezen, is zeker niet de offerte. Want meestal weet het bedrijf goed wat het wil, en stelt het zelf een budget voorop. Bedrijven die al events organiseerden, kloppen doorgaans aan bij de gekende cateraar. En ze maken reclame bij collega's van andere bedrijven. Een genodigde die op een event onder de indruk is van de kwaliteit van de cateraar, doet dikwijls later op hem een beroep. Want elk geslaagd evenement leidt tot een nieuw. Als een bedrijf eerst de locatie of het eventbureau kiest, zijn dié het dikwijls die een cateraar aanbevelen.

Eventcatering

Cateraar zoekt bedrijf

De cateringbedrijven gaan ook zelf actief op zoek naar potentiële klanten. Op events spreken ze meerdere mensen van het organiserende bedrijf en andere genodigden aan, en via nieuwsbrieven en de website, Instagram en Facebook komen ze in contact met potentiële klanten. En de Google zoekmachine doet ook haar werk.

Offerte dan toch doorslaggevend

Een bedrijf wil op zijn evenement een bepaalde sfeer. De cateraar die het meest flexibel, innovatief en praktisch lijkt om die in te vullen, krijgt meestal de voorkeur bij de bedrijven die nog geen vertrouwen hebben opgebouwd met een cateraar. Maar net zo vaak is het de prijs die de doorslag geeft. Meestal worden er meerdere offertes opgevraagd, met het gevaar dat appelen met peren vergeleken worden. Elke cateraar stelt zijn offerte op een andere manier op, de ene al meer gedetailleerd dan de andere. De posten (materiaal, eten, drank enzovoort) van verschillende bedrijven kun je meestal niet zomaar vergelijken.

160 GRAM VLEES EN 3 LITER WATER

Waste beperken

Er is haast geen enkel cateringbedrijf dat met vaste standaarden werkt wat de grammage van het voedsel en het aantal glazen drank betreft. Dat hangt zeer nauw samen met het soort event, de gekozen formule (walking, zittend …), het tijdstip van de dag, het type gasten, hun verwachting, de doelstelling van het organiserende bedrijf en het type gerecht. Pas als die elementen gekend zijn, worden de grammages bepaald. Het is ook de enige manier om waste te beperken en er tegelijkertijd voor te zorgen dat iedereen voldaan is.

Enkele vuistregels

  • ontvangst koffie/thee: twee kopjes per persoon of een kopje en een frisdrank
  • eerste uur van evenement: drie consumpties per persoon
  • voorgerecht: 80 à 110 gram basisingrediënt (naast de 'bijingrediënten')
  • hoofdgerecht: 160 à 185 gram vlees of vis, 300 gram groenten en 300 gram bijgerecht (bijvoorbeeld aardappelen, rijst, pasta)
  • wijn tijdens diner: 1 glas per gang per persoon of een 1/2 fles wijn per maaltijd
  • 3 liter water per 8 tafelgenodigden
  • open bar na het diner (3 uur): 6 à 7 consumpties per persoon (dit is exclusief sterke drank)

SPECIALE DIËTEN

Op een event serveert men doorgaans niet één type gerecht per gang. En als dat toch de vraag is, is het al lang zo dat er afwijkingen nodig zijn. Steeds meer eigenlijk. Elke cateraar houdt daar tegenwoordig rekening mee: speciale diëten om redenen van allergie, om religieuze redenen, natriumarme, vetvrije, glutenvrije, lactosevrije of suikervrije gerechten, diëten om ethische redenen (vegetarische en veganistische) enzovoort. Hoe pakt een cateringbedrijf dat allemaal aan?

Speciale maaltijden voor religieuze motieven

Eventcatering

Diëten om gezondheids- of 'modieuze' redenen doen een bedrijf niet voor een bepaalde cateringservice kiezen. Specifieke gerechten en bereidingswijzen om religieuze redenen wél. Sommige cateraars zijn daarin gespecialiseerd en hebben de kennis en de juiste koks in huis. Want ook al heeft een 'gewoon' cateringbedrijf de nodige attesten voor bijvoorbeeld halalvoeding, dan nog wordt die daarvoor niet vertrouwd. In de overgrote meerderheid van de gevallen moet er echter niet voor alle genodigden gekookt worden in functie van een bepaalde religie. En dat kan elke andere cateraar aan: hij heeft wel een aangepast gerecht voor elk dieet.

Vegetarisme in opmars

Wat bedrijven steeds meer uitdrukkelijk vragen, is een vegetarisch alternatief voor een groot deel van de genodigden. Dat calculeren cateringbedrijven sowieso in.

Op het vlak van speciale diëten en allergieën overleggen ze op voorhand wél duidelijk met de klant. Want eens ter plekke kun je hiervoor nog weinig aanpassen.

Een goede planning en communicatie tussen de cateraar en de opdrachtgever, tussen de maître en de eventchef, zijn van cruciaal belang. Zodat later het juiste gerechtje bij de juiste gast terechtkomt.

DRIE MAN VOOR VIJFTIG

Aantal kelners en koks

Op de vraag hoeveel personeelsmedewerkers een cateringbedrijf meeneemt naar het event, is geen eenduidig antwoord te geven. Dat hangt in de eerste plaats af van de gekozen formule: zittend diner, walkingdinner met live-cooking, uitgebreide receptie? Het eerste doel is om iedereen snel te kunnen bedienen en op tijd te kunnen afruimen. Sommige cateringbedrijven hanteren de vuistregel van één medewerker per twaalf gasten. Onder medewerkers worden dan zowel zaalmedewerkers, maîtres en keukenpersoneel als logistieke medewerkers verstaan. Andere standaarden zijn: 3 man personeel voor 50 genodigden op een receptie, een kelner per 25 genodigden en een kok per 35 genodigden bij een buffet met showcooking. Voor een walkingdinner voor 70 personen met bijvoorbeeld drie standjes voorzie je 6 werknemers.

Afhankelijk van type event

Verder is niet enkel het type diner belangrijk of het aantal genodigden om te berekenen hoeveel personeel nodig is. Ook het soort publiek kan belangrijk zijn om een juiste inschatting te maken. Of het tijdstip: komen de gasten pas laat aan en hebben ze misschien kort voordien nog iets gegeten? Ook de locatie is een bepalende factor: ligt de keuken ver van de tafels? Of nog: wat is het precieze doel van het event? Zijn er speeches tussenin? Is er permanent een bar open of zijn de dranken beperkt tot de maaltijd? Een grondig gesprek met de klant vooraf voorkomt veel problemen.

Technische fiche per gerecht

Minstens één persoon van de zaalploeg kan de meest courante vragen met betrekking tot ingrediënten en allergieën beantwoorden. Als hij het niet precies weet, haalt hij er de chef-kok of een souschef bij. Die krijgen voor elk gerecht een specifieke, gedetailleerde fiche mee. Daarop staan, behalve de ingrediënten, alle allergenen vermeld.

GRAAG MEER VOOR MINDER GELD

Andere prijzen dan restaurants

Wat verschuift er de laatste jaren zoal? Zijn er een aantal trends zichtbaar in eventcatering? De professionals uit de sector zijn het er allemaal over eens: ze worden gevraagd evenveel of meer te bieden tegen dezelfde prijzen van vroeger. Klanten vragen ook méér dan dat hun budget toelaat. Niet makkelijk als men weet dat de prijszetting van de restaurantsector - lees: de gestegen prijzen - (nog) niet doorgesijpeld is in de eventcatering. Hier blijven de prijsniveaus lijden onder de crisis van 2008 en de voedselschandalen van 2015-2016. Organisatoren verwachten voor eenzelfde prijs meer beleving dan vroeger.

Foodtrucks

Andere trends: pure smaken krijgen meer aandacht en genodigden willen af en toe ook wel 'meekoken'. Er is geregeld vraag naar kleinere buffetstanden met heel diverse voedingswaren (principe foodtruck en streetfood), geserveerd in individuele porties in bowls. Zuivere themafeesten nemen stilaan in belang af.

Duurzaam

De focus op gezond, groen en lokaal is zeer duidelijk. Sommige cateringbedrijven schuiven chef-koks naar voren die als bijna bekende BV's bewijzen hun steentje bij te dragen aan een duurzame wereld. Heel wat cateringbedrijven werken al sinds jaar en dag met zo weinig mogelijk wegwerpmaterialen en voeren geen petflessen of blikjes aan. Afval wordt sowieso gescheiden, zowel in de ateliers als op de events zelf.

BTW RECUPEREERBAAR

Er is al sinds jaar en dag discussie over de btw-aftrek op catering (f&b) die geserveerd wordt tijdens promotionele events. In 2005 nam het Hof van Cassatie hier een positief standpunt in.

Ook bevestigde het Hof nog eens die uitspraak in 2010 en in 2012: de btw is aftrekbaar indien aangetoond wordt dat de kosten van de catering kaderen binnen een event dat hoofdzakelijk tot doel heeft de verkoop van producten te bevorderen. Eind 2011 heeft de btw-administratie echter laten weten zich hier niet bij neer te leggen. De fiscus was daarbij van mening dat de aftrekuitsluiting met betrekking tot f&b 'op zich' staat, ondanks het publicitaire doel.

In 2015 heeft de fiscus zich eindelijk neergelegd bij het arrest van het Hof van Cassatie. Ze aanvaarden daarbij dat de cateringkosten vallen onder de categorie 'publiciteitskosten'. Wel moet worden aangetoond dat de gedane kosten werden gemaakt voor het publicitaire evenement, en moet de cateraar een btw-conforme factuur voor zijn diensten kunnen voorleggen.

Commercieel event

Kan het organiserende bedrijf de btw van het deel 'food en beverage' (f&b) recupereren? Ja. De cateringkosten vallen onder publiciteitskosten als de band met een 'publicitair evenement' aangetoond kan worden en er een btw-conforme factuur is. Onder 'publicitair evenement' wordt verstaan: een evenement met als doel een meerverkoop te genereren. Er wordt een bepaald product in de kijker gezet en klanten en/of potentiële klanten zijn de genodigden.

Wat met een personeelsevent? Ook dan kan de btw op f&b gerecupereerd worden op voorwaarde dat alle personeel werd uitgenodigd.

Bewijsmateriaal

Het organiserende bedrijf wordt geadviseerd een volledig dossier bij te houden van het event. Hierin zit minstens vervat: de uitnodiging, de adressenlijst van diegenen aan wie de uitnodiging werd verstuurd, een aanwezigheidslijst en de cateringprestaties.

12% of 21% btw

65% van het bedrag voor f&b wordt gefactureerd met 12% btw, 35% met 21% btw. Dat is een afspraak tussen de btw-administratie en restaurants en eventcatering. Men gaat ervan uit dat 65% van de omzet uit food en aanverwanten bestaat (waarop een btw-tarief van 12% van toepassing is) en 35% uit drank (met een btw-tarief van 21%).

Alle tafelmateriaal (gedekte tafel, met inbegrip van tafels en stoelen) mag verrekend worden met 12%, omdat je zonder dat materiaal niet kunt eten.