naar top
Menu
Logo Print

levi partyUITBLINKEN MET BIJZONDERE INRICHTING

Goede communicatie broodnodig voor puik werk verhuurbedrijf

Bedrijven gespecialiseerd in verhuurmaterialen werken meestal nauw samen met cateraars of eventbureaus. Ze hebben daardoor weinig contact met de eindklant. Hoe belangrijk de taak van een verhuurbedrijf is, wordt nogal eens onderschat. Het doet namelijk méér dan meubilair en technische installaties leveren. Om alles feilloos te laten werken op de locatie, is een oprechte communicatie vereist tussen opdrachtgever en verhuurbedrijven. Als laatstgenoemden er willen uitspringen, volgen ze best de trends via interieurbeurzen en kopen ze regelmatig trendy materiaal aan. De opdrachtgever wordt steeds veeleisender: flexibiliteit tot de laatste minuut is een normale zaak.

EEN VERHUURBEDRIJF UITKIEZEN

Opdrachtgever is meestal niet eindklant

U organiseerde als bedrijf al events voor uw klanten of uw personeel, maar met het verhuurbedrijf van het materiaal had u geen rechtstreeks contact? Dat kan. Het is doorgaans de eventcateraar, de traiteur, de locatie en het evenementenbureau die het verhuurbedrijf uitkiezen. Beide partijen regelen dan alles onder mekaar. Die cateringbedrijven, locaties en eventorganisatoren hebben hun vaste contacten. Ze vragen wel een offerte aan bij meerdere bedrijven waarvan ze denken dat zij kunnen tegemoet komen aan de specifieke vraag. Als ze al eens een nieuw verhuurbedrijf zoeken, vinden ze dat via Google of Instagram.

Hoe kan je uniek zijn met je event?

Een bedrijf organiseert niet noodzakelijk op regelmatige basis een event. En áls hij dat doet, wil hij toch telkens een andere uitstraling. Zeker als weer dezelfde doelgroep uitgenodigd wordt. De belevenis is alles. En daarom is het cruciaal dat trendy meubilair wordt gehuurd en dat het verhuurbedrijf items aanbiedt die niemand anders heeft. En dat de decorateur van dienst met degelijk basismateriaal de juiste sfeer schept. Elk detail telt. Want de eindeklant zal vol lof zijn bij het zien van kleine dingen die hij nog nergens anders zag.

Serviezen van cateraar

party rent

Er zijn verhuurbedrijven die alles, van a tot z, in de aanbieding hebben. Ook het klein materiaal zoals de serviezen. Het vaatwerk wordt soms geselecteerd in functie van het andere materiaal, als het al eens iets mag kosten. Bij decoratief gedekte tafels en chique stoelen hoort een bijzonder servies. Doorsnee glaswerk, bestek en porcelein daarentegen komt dikwijls samen met de catering.

Gesmeerde samenwerking

Moodboards

Verhuurbedrijven signaleren dat er steeds meer van hen gevraagd wordt bij het opstellen van een offerte. De opdrachtgever speelt ze tegen veel concullega's uit ('shoppen'), dus is de kans doorgaans klein dat ze het halen. Bij de offerte moeten dikwijls al moodboards en plannen zitten. Dat is vooral het geval als de eindklant daarom vraagt natuurlijk.

Interventieteam

Het is van groot belang dat beide partijen goede afspraken maken. Bijvoorbeeld: is er een permanente aanwezigheid nodig van het verhuurbedrijf op het event zelf? Als er veel elektrisch materiaal in gebruik is, best wel. Een technisch probleem moet direct opgelost worden. Of volstaat het dat een 'interventieteam' stand-by staat? Veel verhuurbedrijven garanderen een permanentie van 24/24 uur om direct te kunnen uitrukken voor gelijk welke complicatie. Van het verhuurbedrijf verwacht de opdrachtgever een steeds verdergaande flexibele ingesteldheid. Hij wil echt tot op het laatste moment wijzigingen kunnen doorgeven in de bestelling.

Welke elementen zijn bepalend voor een volledige offerte?

Offertes vergelijken

Om een gedetailleerde offerte te kunnen opmaken, geeft de opdrachtgever aan het verhuurbedrijf in de eerste plaats door welk materiaal de eindklant verkiest. Cateraars en eventkantoren weten precies welke elementen een verhuurbedrijf nodig heeft voor een eerste aanvraag. Offertes van verschillende kandidaten zijn niet altijd een-op-een te vergelijken omdat ze niet allemaal identiek hetzelfde materiaal verhuren. Het spreekt voor zich dat de huurprijs van klassiekers als een wit bord en een plooibare tafel wél goed te vergelijken zijn. Meestal is die prijs zelfs overal dezelfde. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor luidsprekers en microfoons.

Informatie over toegankelijkheid

Een offerte dient ook rekening te houden met de installatiekosten. Daarvoor is een zicht nodig op de toegang tot de locatie, de bereikbaarheid (al dan niet met vrachtwagens/rijplaten tot aan een tent, enzovoort), de verdiepingen, lift of niet, de grootte van de lift, enzovoort. Bij een groot event op een speciale locatie gaat het verhuurbedrijf ter plaatse vooraleer aan de offerte te beginnen.

Hedendaagse tendenzen

Aanbod regelmatig vernieuwen

levi

Het meubilair en al het andere materiaal dat verhuurd wordt, moet meegaan met de tijd en wordt best regelmatig vernieuwd. Omdat de opdrachtgever-cateraar of -eventbureau tientallen events organiseert, wil hij niet telkens een 'copy-pastefeest' geven. De look-and- feel van het aanbod van het verhuurbedrijf is doorslaggevend. Geen makkelijke opdracht. Je moet niet alleen het overzicht kunnen bewaren in het magazijn, maar je moet er ook op toezien dat de aankopen niet te snel verouderen. De meeste verhuurbedrijven leggen een goede basis aan en zeggen niet zomaar 'ja' tegen de laatste modetrend. De feestarchitect of decorateur gebruikt zijn creativiteit om met die basis iets origineels te maken. Of een thema te creëren.

Interieurbeurzen bezoeken

Enkele verhuurbedrijven maken er een punt van de trends wel te volgen. Zo blijven ze innovatief en worden ze als trendsetter beschouwd. Ze bezoeken jaarlijks meerdere meubel- en interieurbeurzen in Europa en zelfs daarbuiten. Op basis van wat de voorspellingen zijn, proberen ze een juiste inschatting te maken en wordt al dan niet nieuw materiaal aangeschaft.

Natuurlijke materialen

femat

Was het voor een organisator vroeger belangrijk dat de meubels stapelbaar en afwasbaar waren en dat al het materiaal degelijk was, dan is de uitstraling ervan nu het belangrijkste kenmerk. Niet te verwonderen dat warme tinten en natuurlijke materialen zoals hout veel gekozen worden om een gezellige sfeer te scheppen. Want daar komt het nu op aan op een feest: een unieke beleving creëren, ook met de materiaalkeuze bijdragen tot een sfeer van verwondering. Het milieu mag dan wel een belangrijk aspect zijn, het is niet altijd zichtbaar in de materiaalkeuze. Herbruikbare bekers en afvalbakken om te sorteren zijn dan wél weer evident.

Vintage is in

Een stijl die het goed doet anno 2018, is er een die we kunnen omschrijven als 'bohemian chic', als de vintagestijl. Die vertaalt zich in ambachtelijk of ambachtelijk uitziend materiaal: hout, staal, marmer, glas, natuurlijke stoffen, vilt en goudkleurige elementen. De verdere aankleding gebeurt met planten en vooral met aangepast sfeerlicht.

Hoe krijg je een goede samenwerking opdrachtgever-verhuurbedrijf?

  • (opdrachtgever) zoveel mogelijk details al doorgeven voor de offerte
  • verwachtingen van het event zelf scherpstellen
  • (verhuurbedrijf) creatief uit de hoek komen in de voorbesprekingen
  • (verhuurbedrijf) trendy materiaal in huis hebben
  • bepalen of technici op het event onontbeerlijk/gewenst zijn
  • gedetailleerde offerte samen bespreken en uitleggen waarom bepaalde posten variabel zijn
  • (opdrachtgever) keuzes doorgeven zodra beslist is, zodat het materiaal voor dag x voor u gereserveerd wordt
  • (verhuurbedrijf) de locatie op voorhand grondig verkennen
  • (opdrachtgever) schade doorgeven aan het verhuurbedrijf voor afbraak / (verhuurbedrijf) melden schade aan opdrachtgever met foto's; om discussies naderhand uit te sluiten, want die zouden kunnen drukken op de goede verstandhouding

Met dank aan: Levi Party Rental - Femat - Party Rent