naar top
Menu
Logo Print
30/05/2018 - DIMITRI VAN MOERKERCKE

11 stappen naar BEURSSUCCES

Auteur en beurscoach Angélique Monballieu wijst de weg naar succesvolle beursdeelname

Angélique Monballieu is beurscoach. Ze helpt bedrijven die problemen hebben met hun beursdeelname. Op 8 juni brengt ze hierover een boek uit, genaamd 'BEURSSUCCES: 77 tips om met verstand van beurzen je doelen te bereiken'. Wij lichten voor jou alvast de 11 belangrijkste stappen toe.
Dimitri Van Moerkercke

boek beurssuccesBESTEL HIER JOUW BEURSSUCCES BOEK
Wie nu bestelt via RendEvenement kan GRATIS het werkboek downloaden dat bij het boek hoort en kan ook een GRATIS beursdate van 20 minuten aanvragen. Alle info hiervoor zit ingesloten bij het boek.
Kostprijs boek is 27,5 euro inclusief btw en verzendkosten in België en Nederland. 144 pagina's.

Beursorganisatoren die meerdere exemplaren willen bestellen, mogen Angélique steeds persoonlijk contacteren op 0496/23.80.65 of angelique@beurscoach.be.

Waarom deelnemen aan een beurs?

Beursdeelnames zijn duur en het succes ervan is niet gegarandeerd. De maatschappij evolueert echter razendsnel en net daarom is het belangrijk als bedrijf om op de hoogte te blijven van de evoluties. Het is bovendien ook heel belangrijk voor zakenmensen om elkaar te zien en te ontmoeten. Bij een beursdeelname ontmoet je je klanten & prospects, maar je kan ook de markt en de concurrenten perfect aanvoelen. Elkaar face-to-face zien kan ook helpen om in te schatten of je gesprekspartner een valabele businesspartner kan worden. Zoiets kan je alleen maar aanvoelen op menselijke evenementen, niet online!

Waarom deze beurshandleiding?

Angelique Monballieu
Angélique Monballieu: “Ik vond dat het tijd werd om zo'n boekje te schrijven omdat ik merkte dat heel veel ondernemers niet weten waarom ze aan een beurs moeten deelnemen of zelfs welke beurs ze moeten kiezen, en als ze er toch aanwezig zijn hun deelname verkeerd aanpakken"

Beursdeelnames zouden dan ook een evidentie moeten zijn voor elk bedrijf! Dat zijn ze helaas niet, vermits het resultaat ervan niet in de sterren geschreven staat. Angélique kan daarbij helpen. Het naslagwerk dat we in dit artikel toelichten, is in begrijpbare taal geschreven en overloopt elke stap, vanaf het moment dat je intern beslist hebt om deel te nemen tot en met de evaluatie. Beursdeelnames zijn inderdaad duur, maar als je ze serieus aanpakt zal je er zeker iets uit halen.

Nog veel ontwetendheid
Angélique heeft jarenlange ervaring als communicatieverantwoordelijke, teamleidster tijdens beursdeelnames en is sinds een 20-tal jaar lid van diverse beursadviesraden. Sinds 2003 is ze zelfstandige en organiseerde ze de beurzen voor Van Hoecke/Blum en sinds twee jaar legt ze zich toe als beursconsultant en -organisator voor diverse bedrijven en als verbindingspersoon tussen beursorganisatoren en ondernemers. “Ik vond dat het tijd werd om zo'n boekje te schrijven omdat ik merkte dat heel veel ondernemers niet weten waarom ze aan een beurs moeten deelnemen of zelfs welke beurs ze moeten kiezen, en als ze er toch aanwezig zijn hun deelname verkeerd aanpakken." Een beurs is een verlengstuk van de marketing-communicatiemix, ze maakt er deel van uit. “Pas als je vanaf dat standpunt vertrekt, ben je de goede weg ingeslagen", vertelt ze daarover.

Mogelijkheden nog te weinig benut
Veel exposanten twijfelen aan deelname omdat de verwachte Return on Investment niet zeker is. “In feite zijn beursdeelnames meetbaar als je vooraf je doelen bepaalt", weerlegt Angélique. “De hele sector is aanwezig op een beurs, dus waarom zou jij dan ontbreken? Ik ben ervan overtuigd dat de meeste exposanten nog te weinig de mogelijkheden van een beurs exploiteren. Niet elke beursdeelname moet uitmonden in financiële winst, er kunnen ook andere beursdoelstellingen geformuleerd worden (imago, naamsbekendheid, networking,…). Het succes van een deelname staat of valt met een goede voorbereiding." En dit boek helpt daarbij.

Het boek: de BEURSSUCCES-methode

Angélique bundelt in haar boek 11 stappen en 77 tips samen (7 tips per stap) die van jouw deelname een succes kunnen maken. Veel van deze tips zijn ook bruikbaar in je marketingstrategie, zelfs als je niet deelneemt aan een beurs. De voorbereiding begin je idealiter 9 maand op voorhand, 6 maand voor de beurs mag je een paar versnellingen hoger schakelen. Neem dus zeker je tijd, stel niet uit. Dit laatste wordt nog te veel gedaan omdat een beurs niet gezien wordt als een dagelijks onderdeel van de marketing-communicatiemix.

Stap 1: Beurs kiezen
De juiste beurs kiezen lijkt logisch, maar is dat verre van. Kies de verkeerde en het zal hoogstwaarschijnlijk je laatste deelname zijn. Een beurs is voor jou pas de juiste beurs als je er de juiste doelgroep ontmoet en je er je producten kunt tonen aan jouw (potentiële) klanten. Kies je de juiste beurs, dan ontmoet je de juiste leads, en die leads worden later misschien wel klanten. Weet welke potentiële klanten je wilt ontmoeten, waar ze wonen en welke taal ze spreken, zodat je weet of je moet deelnemen aan een regionale, nationale of internationale beurs. Weet ook welke bezoekers naar een bepaalde beurs gaan: klanten, eindgebruikers, ambassadeurs voor je product of dienst (bv. architecten), pers,… . Ideaal is om vooraf zelf, alleen of met een collega, een paar beurzen te bezoeken en er de sfeer op te snuiven. En waarom gooi je het eens niet over een andere boeg? Ga niet zoals iedereen steeds op dezelfde beurs staan, maar doe eens iets anders.

Stap 2: Eigen beursteam samenstellen
Het beursteam bereidt je deelname voor en stel je direct na de inschrijving samen. Het is belangrijk dat iedereen in jouw bedrijf op de hoogte is wie in dat team zit. Denk na over de verschillende functies voor elk lid van je beurs- én je standteam (niet noodzakelijk dezelfde mensen). Reserveteamleden zorgen voor zekerheid. Kunnen externen jouw team versterken? Stel een beurs- en een standverantwoordelijke aan (opnieuw niet noodzakelijk dezelfde persoon). Een beursteam bestaat het best ook uit sales- en marketingpersoneel, kortweg SMARKETING. Betrek ook je opbouwteam direct bij de voorbereiding, want zij bekijken de beurs op een andere manier. En vergeet de beursorganisator niet. Zijn contactpersoon (of contactpersonen) is jouw aanspreekpunt(en).

Stap 3: Uitkiezen doelgroepen, doelstellingen en doelen
Standteams weten soms niet waarom je deelneemt aan een beurs en wat de doelen zijn. Het is belangrijk dat je weet wie je wilt spreken en welk doel je wilt bereiken. Stel vooraf je doelgroepen, doelstellingen en doelen op. Zo kan jouw standteam ook beter zijn werk uitvoeren. Doelstellingen hoeven niet altijd in harde valuta uitgedrukt te worden. Het verhogen van de zichtbaarheid of je onderneming in de markt zetten, kunnen ook een doelstelling zijn. Die doelstellingen zet je dan om in SMART-doelen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Voorbeeld: verzamel 500 nieuwe contacten. Afhankelijk van je standoppervlakte, het aantal beursdagen en de openingsuren, je ervaring met de beurs en het aantal personen in het standteam is dit haalbaar of niet.

Stap 4: Reeks producten/diensten kiezen
Een leek moet meteen kunnen zien welke producten of diensten jij aanbiedt. Als dat niet duidelijk is, schiet je stand zijn doel voorbij. Wat je ook toont, alles hangt af van je doelen. Ga je verkopen of niet? Of alleen nieuwe producten introduceren? Als je wilt verkopen, is het mengen van bestaande en nieuwe producten een optie (herkenning). Bezoekers willen echter ook innovaties zien. Zorg er daarom voor dat je je nieuwe producten doet opvallen (extra belichting, aparte plaats in de stand,…). Probeer zo veel mogelijk de 7 zintuigen in jouw presentaties te integreren (zien, horen, ruiken voelen en proeven + twee extra: bewegen, laat bezoekers zien hoe bv. jouw machines werken, en balanceren, zorg voor evenwicht tussen bv. kleur en vorm, belichting, decoratie).

Stap 5: Standplan creatief invullen
De beurs waar je naartoe gaat, de vorige edities, alles speelt een rol bij het ontwerpen van je stand. Wie zijn de bezoekers? Hoe is de sfeer? Daarnaast is het budget dat je voor de beurs voorziet zeker niet onbelangrijk. Maak een onderscheid tussen materiaal dat je meerdere keren kunt gebruiken (bv. wanden, vloer, barmeubel, banner, roll-up, beelden, documentatie,…) en eenmalige kosten. De eerste keer dat je aan een beurs deelneemt, is een all-in standpakket zeker het overwegen waard. Als je deelneemt aan meerdere beurzen per jaar, dan is kopen zeker een optie. Voor het uitwerken van de stand is het belangrijk dat je de beursvoorschriften kent van de locatie en de beursorganisatie.

Stap 6: Strakke planning en logistiek
De meeste bedrijven vinden het moeilijk om vroeg met de voorbereiding te starten. De beurs lijkt nog ver weg. Ze houden echter geen rekening met de levertijden op diverse materialen. Ook de standenbouwer is tevreden als je tijdig contact opneemt voor een eerste briefing. Hoe sneller je start, hoe rustiger alles kan verlopen. Plan op vaste momenten meetings in en laat de dagelijkse beslommeringen van jouw bedrijf niet tussenbeide komen. Plan nauwkeurig elke opbouw- en demontagedag alsook het transport, vervoer en de opslag. Daarom is het ook belangrijk een beurs te zien als een deel van jouw marketingmix, niet als het 5de wiel aan de wagen. Ook bij het kiezen van de juiste beurs (stap 1) is timing belangrijk. Niet alleen voor de opvolging, maar ook om rekening te houden met productlanceringen, leverbaarheid van nieuwe producten, beschikbaarheid van teams, het maken van nieuwe brochures, plannen van advertenties, enzovoort.

Stap 7: Uitnodigen en communiceren
Vaak is het eerste contact op de beurs het gevolg van een uitnodiging van jou, de beursorganisator of een andere exposant. Of bezoekers lezen in een vaktijdschrift dat er een beurs is, netwerken met collega's, zien een advertentie of horen een radio- of tv-spot. Nodig persoonlijk uit en communiceer over de beurs en jouw stand. De beursorganisator nodigt bezoekers uit op de beurs. Maar dat wil niet zeggen dat deze ook op jouw stand komen. Als er veel mensen bij jouw stand staan, lokt dat andere bezoekers. Vertrek met een correcte database of pas deze aan. Benader ook de pers, want zij zorgt voor gratis reclame. En vergeet de sociale media niet.
Elke beursorganisatie vermeldt bovendien de exposanten op haar website, in een beurscatalogus, bij de infopunten, enzovoort. Vaak ontbreekt hier informatie, omdat deze niet altijd goed wordt ingevuld of gecontroleerd. Zorg dus dat alle info klopt. Vergeet ook je eigen medewerkers niet in te lichten (interne communicatie). De binnendienst krijgt vaak als eerste bezoekers van de beurs aan de lijn.

Stap 8: Creëer een getraind standteam
Het belang om jouw standteam te trainen, gaat niet alleen over kennis van je eigen producten, maar ook over sales en bewustwording van het reilen en zeilen op een stand. Stel jouw standteam samen uit diverse profielen (sales, technische ondersteuning, catering, binnendienst, inkoop, CEO, management, …) . Zorg ervoor dat alle leden de gepaste informatie krijgen en ook duidelijk weten welke taken ze hebben. Bepaal ook vooraf wat de beurskledij is. Als je nieuwe (innovatieve) producten of diensten wilt presenteren, zorg dan voor een (interne) productopleiding.

Stap 9: Check-up voor, tijdens en na
Twee tot vier weken voor de beurs beginnen alle puzzelstukjes in elkaar te vallen. Een checklist van alle aandachtspunten is hierbij onontbeerlijk. Zorg er steeds voor dat je stand er op elk moment vlekkeloos bij staat, alsof de beurs nog maar net is gestart. Zorg dat jouw team ook elke dag enthousiasme uitstraalt. Tijdens de beurs en na de demontage zorg je ervoor dat er zo weinig mogelijk beschadigingen zijn, maar ook dat alles een juiste plaats krijgt en je weet welke materialen er voor een volgende beurs beschikbaar zijn.

Stap 10: Evalueren beursdeelname
Deze stap wordt vaak overgeslagen maar is wel essentieel voor het verbeteren van je volgende deelname. Evalueren doe je ook niet alleen nadien. Vaak kan er al tijdens de beurs een evaluatie zijn, waardoor de volgende dagen beter kunnen zijn. Na de beurs is het van het grootste belang aandacht te schenken aan de positieve punten, maar ook aan de verbeterpunten. Evalueer samen met je beurs- en je standteam. De beursorganisator stuurt jou steeds een beursenquête, vul die zeker in want het is de basis voor het verbeteren van de beurs.

Stap 11: Succes = opvolgen leads
Dit is misschien wel de belangrijkste stap, en toch wordt ook deze vaak vergeten. Gebruik rapporten en visitekaartjes, jouw Excel-lijst en stuur bedankmails (maximaal 48 uur na het sluiten van de beurs). Het is het ideale moment om nieuwe klanten binnen te halen, direct of op termijn. Een afspraak maken gaat vlotter, want je brengt het beursbezoek als herinnering. Zorg voor een beurscode bij bestelling in de webshop, zodat de extra verkopen naar aanleiding van de beurs meetbaar zijn. Niet elke bezoeker wordt direct klant. Soms gaan er dagen tot zelfs jaren overheen. Maar vraag eens aan een nieuwe klant waar hij of zij jou voor het eerst heeft gezien. Opvolgen kun je op verschillende manieren doen: mails sturen (specifiek over het bezoek tijdens de beurs), telefonisch contact, bezoek plannen in jouw bedrijf of bij de klant, documentatie bezorgen, offerte bezorgen, bestelling versturen, technische informatie bezorgen, … . Eén van de meeste vergeten doelgroepen bij het opvolgen van de contacten, is de pers. Als jij hen niet vergeet, vergeten zij jou niet in hun verslag.
Sales op een beurs wil iedereen, maar deze blijft vaak uit. Toch is een beurs vaak de eerste schakel van het salesproces, soms zelfs onbewust. Vaak is het de start om je te volgen en om jouw producten beter te leren kennen, zelfs zonder dat jij het al weet.