naar top
Menu
Logo Print

OUTDOOR EVENTS ZORGEN VOOR VERRASSINGSEFFECT

Het regenweer kan geen excuus zijn

Als we een bedrijfsevent voor de geest halen, denken we te vaak aan een grote, goedgevulde zaal. Een receptie, personeelsfeest of jubileumfeest in openlucht heeft echter een bepaalde charme en bovendien creëer je een verrassingseffect. De grootste uitdagingen zitten in het onder controle houden van de kosten en het uitwerken van scenario's voor alle weersomstandigheden. Uiteraard moeten de gasten ook goed gebrieft worden.

Thxville van De Schorre

WAAROM KIEZEN VOOR OUTDOOR?

Alexander Coumnas van eventbureau Smile: “In de eerste plaats voor de vrijheid. Als je niet voor een bestaande accommodatie kiest, bouw je in principe een outdoor event waar je wil en je bouwt wat je wil. En dat is niet alleen fijn voor ons, maar ook voor de opdrachtgever. Hij kan vragen wat hij wil omdat hij geen rekening moet houden met de beperkingen van een locatie. Ten tweede: voor de natuur, voor de 'magie van buiten'. Als je niet voor een bestaande locatie kiest, creëer je een verrassingseffect. Plots zie je een op maat gemaakt dorpje op een plaats waar in een bos waar je normaal je auto achterlaat voor een wandeling …"

Annelies Elsermans van Organic-Concept: “Ik treed Alexander bij: the sky is the limit. Je kan de meest unieke locaties ter wereld kiezen, midden in de natuur. Ook in België zijn er pareltjes van locaties: prachtige parken, velden, zelfs romantische wijngaarden … En dan heb je natuurlijk de plekken die in een sprookjesachtige kasteeltuin of een uitgestrekt recreatiedomein liggen. Je hebt inderdaad de vrijheid om het volledige kader vorm én sfeer te geven. En de genodigden genieten van de heerlijke buitenlucht en het zonlicht. Ook niet onbelangrijk: als een bedrijf iets viert, kan het dat dikwijls op zijn eigen terrein doen."

Kathleen Vandendriessche van De Schorre: “Ons domein De Schorre leent zich hier perfect toe met al dat groen, de weiden en de vijvers. Organisatoren kiezen voor een outdoor event voor de frisse buitenlucht en de energie die medewerkers en klanten er opdoen."

Donald Goedheid van Communicart event safety: “Zoals Annelies zegt, kiest een bedrijf dikwijls voor een outdoor event omdat het kan in de buurt van zijn gebouwen. Toch altijd handig.“

De grootste uitdagingen zijn het weer en logistieke aspecten zoals stroom en water, sanitair, een keuken …
De grootste uitdagingen zijn het weer en logistieke aspecten zoals stroom en water, sanitair, een keuken …

GROOTSTE UITDAGINGEN

Kathleen: “Volgens mij het onder controle houden van de kosten. Want je moet scenario's uitwerken en alles voorzien voor alle weersomstandigheden. Zal het regenen, winderig zijn of extreem heet? En je moet heel wat materiaal laten aanrukken. Als het de weken voor het event hard geregend heeft, moet je het terrein nog voorbereiden. Wij hebben dit probleem opgelost door onze evenementenlocaties te verharden. En we hebben een grote, overdekte evenementenlocatie in het domein. Dankzij de vaste tentstructuur zit je droog en toch in de natuur en frisse lucht."

Alexander: “Ik denk, net als Kathleen, direct aan het logistieke plaatje en het weer. Bij een outdoor event gaan we er als organisator van uit dat er ter plaatse helemaal niets voorhanden is. Alles moet ergens opgehaald worden, getransporteerd en ter plaatse gemonteerd, om het na het feest of de meeting te demonteren en opnieuw weg te brengen. Dat vergt een heuse planning en heel wat werk.

Daarnaast vormt het wisselende weer dus een uitdaging. Vooral in de laatste week voor het event wordt het spannend. Je hebt wel verschillende weerscenario's uitgewerkt, maar pas vlak voor het event zijn de voorspellingen concreter. We overlopen weer alle onderdelen van het event en passen de planning aan."

Jan Verheyen van OVAM: “Natuurlijk zijn de uitdagingen op logistiek vlak niet te onderschatten, al mogen we de milieu-inspanningen niet vergeten. De OVAM heeft een eventscan uitgewerkt (www.groeneventscan.be). Het is een soort milieuaudit voor evenementen. Organisatoren kunnen die voor en na het event invullen. Zo benchmarken ze met hun eigen, eerder geleverde inspanningen of die van collega's."

TIPS

Donald: “Kies voor een tent altijd voor een structuur die voldoet aan de Europese norm voor 'tijdelijke structuren - tenten - safety' (NBN EN13782). Laat bij de offerte het technische bouwboek van de tent als bijlage toevoegen. Hierin zie je bijvoorbeeld wat de maximale windkracht is waartegen de tent bestand is. Eenmaal de tent opgesteld is, laat je een onafhankelijke inspectie uitvoeren door een Extern bureau voor technische controle (Vinçotte, BTV, ACEG, OCB enzovoort). Dat kijkt onder meer na of er lokale invloeden zijn die de maximale windbelasting negatief beïnvloeden. Een tent is bij wind, regen of storm een toevluchtsoord waar de bezoekers schuilen. Het moet dus een veilig toevluchtsoord zijn."

Annelies: “Wees goed voorbereid en start ruim op voorhand met het plannen van je evenement. Het beschikbare materiaal is al voor veel evenementen tijdens de zomermaanden gereserveerd."

Kathleen: “Als je op basis van een website of brochure een eerste keuze van locatie hebt gemaakt, moet je ze nog goed prospecteren met de bril van een bezoeker. Neem zeker voldoende foto's."

Alexander: “Vrees niet voor regen, maar bereid je erop voor. Regen zorgt dikwijls net voor een positieve beleving: er ontstaat een soort van samenhorigheid onder de gasten wanneer iedereen zich samen naar binnen rept. Als je er goed voor gezorgd hebt dat je gasten het warm kunnen hebben, dat ze op een droge plek kunnen staan en lekker eten en te drinken hebben, zit je in pole-position om een uitstekend evenement neer te zetten."

EXTRA VOORZIENINGEN

Donald: “Als veiligheidscoördinator is het eerste wat in mij opkomt: een aangepaste verzekering voor de tijdelijke structuren, zoals tenten. Want in België heb je toch het best een 'slechtweeractieplan'. Bij een outdoor event moet je natuurlijk alles aanvoeren en opstellen als er niets ter plaatse is: water, gas, elektriciteit, en je moet het terrein misschien afsluiten."

Annelies: “Inderdaad, en sanitaire voorzieningen natuurlijk. Je hoeft niet per se voor de typische urinoirs of festivaltoiletten te kiezen. De toiletwagen is een comfortabeler alternatief. Verwarming is hier in België meestal een must. En dan is er de keuken met alles wat erbij hoort. Organic-Concept heeft aparte tenten die volledig als keuken kunnen worden ingericht. Naast de andere en luxueuze tenten in erg uiteenlopende én op maat gemaakte formaten."

Alexander: “Ongeveer alles wat je kan bedenken. In de eerste plaats natuurlijk de grote logistieke lijnen, zoals stroom- en watervoorzieningen, sanitair, een tent of tenten, een keukenruimte, een stockeerruimte voor al het materiaal enzovoort. Verder moet je zorgen dat alle toeleveranciers makkelijk aan- en afrijden, dat er paden zijn voor de bezoekers en dat er een parking wordt aangelegd, indien nodig. Verder is er een heleboel klein materiaal dat je maar beter meeneemt, want een vuilblik of borstel riskeer je in de wijde omgeving niet te vinden."

Kathleen: “Het voordeel van ons domein is dat elektriciteit, water en al de rest ter plaatse zijn. Wat nog niet genoemd werd, is een duidelijke tijdelijke bewegwijzering."

WIE MOET ER OP DE HOOGTE ZIJN?

Annelies: “De stad of gemeente. En in samenspraak met hen moeten de gebruikte installaties goedgekeurd worden door gespecialiseerde firma's."

Kathleen: “Afhankelijk van de schaalgrootte en het aantal verwachte bezoekers is een voorafgaand overleg met veiligheidsdiensten een must. Als het event een uitzonderlijke impact zal hebben op de mobiliteit, moeten op dat vlak de nodige maatregelen genomen worden. Vanzelfsprekend is er ook nog zoiets als goed nabuurschap. Dus de buren even verwittigen kan zeker geen kwaad."

Alexander: “Gemeente, politie en buren. En als het om een grotere of complexere productie gaat, ook de brandweer."

Donald: “Als je event op een privéterrein plaatsvindt, hoef je in principe niemand te verwittigen. Tenzij er mogelijk overlast kan zijn voor de omgeving (geluid, verkeersdruk …). Is je event op een openbaar domein, dan moet je altijd de evenementenmeldingsprocedure volgen van de stad/gemeente in kwestie. Via deze procedure worden alle diensten op de hoogte gebracht en kan er een vergunning afgeleverd worden."

Als je ervoor gezorgd hebt dat je gasten het warm kunnen hebben, dat ze op een droge plek kunnen staan en lekker eten en drinken hebben, zit je goed
Als je ervoor gezorgd hebt dat je gasten het warm kunnen hebben, dat ze op een droge plek kunnen staan en lekker eten en drinken hebben, zit je goed

BRIEFING GASTEN

Jan: “Uit hoofde van mijn functie denk ik nu aan persmomenten over bodemsaneringen en werfbezoeken. Dan moet je duidelijk meegeven of ze bijvoorbeeld laarzen moeten meebrengen."

Alexander: “Dit hangt in grote mate af van het event dat je organiseert en hoe je het hebt aangepakt. In theorie kan je de meeste outdoor events zo opbouwen dat gasten niets speciaals moeten aantrekken. Als je ook voor parking hebt gezorgd en de genodigden via verharde vloeren naar een verwarmde tent of ruimte kunnen gaan, net zoals bij een indoor event, is er niet echt een verschil. Als het opzet of het event er echter om vraagt, geef je mee dat de gasten aangepaste schoenen, warme en waterdichte kledij moeten aantrekken."

Annelies: “Het bedrijf moet natuurlijk duidelijke richtlijnen kunnen meegeven aan zijn gasten in verband met de bereikbaarheid van de locatie, de parkeermogelijkheden, het programma, de dresscode enzovoort. Maar dat is bij een indoor event niet anders."

Kathleen: “Ik denk ook vooral aan informatie over de gewenste kledij en over de aanwezige basisvoorzieningen."

Re-usables mogen niet ontbreken op een ecologisch verantwoord event
Re-usables mogen niet ontbreken op een ecologisch verantwoord event

HOE OMGEVING RESPECTEREN?

Alexander: “We houden de impact op de natuur zo klein mogelijk. Een terrein netjes achterlaten in de staat waarin we het hebben ontvangen, bijvoorbeeld. Als er toch schade is, schakelen we tuinexperts in om alles te herstellen. Afvoer van water en sanitair en andere zaken die de grond kunnen bevuilen, moet je goed opvangen of zuiveren.

Bij een event in een natuurgebied is het erg belangrijk om het af te stemmen met de beheersinstanties om de impact van de activiteit of de groep op de fauna en flora juist in te schatten."

Kathleen: “We calculeren altijd de nodige voorzieningen in om de impact van opbouw en afbraak tot een minimum te herleiden. Grasvelden worden bedekt met rijplaten, indien nodig. We verstrekken advies in verband met duurzaam organiseren. En voor, tijdens en na het event spelen we kort op de bal wat het inzamelen van afval betreft."

Jan: “Ook hier één advies: gebruik de OVAM Eventscan: groeneventscan.be.