naar top
Menu
Logo Print
13/05/2019 - DIMITRI VAN MOERKERCKE

PERSONEELSEVENTS TERUG OP DE AGENDA

WORDEN NU OOK INGEZET ALS VORM VAN LIVECOMMUNICATIE

Personeelsevenementen waren tussen 2009, het jaar na de financiële crisis, en 2013 de eerste types evenementen die sneuvelden, zeker bij kmo's. Aangezien ze als een soort cadeau voor het personeel worden beschouwd, waren ze volgens het management ook niet steeds noodzakelijk en dus waren het de eerste types die geschrapt werden. De bedrijven die deze events wel nog organiseerden, vooral dan multinationals, deden dat anders dan vroeger. Die veranderde klemtoon is gebleven en ondertussen staan deze events ook bij kmo's terug op de agenda.

Perfect+ Event Productions
Personeelsevenementen zijn een motivatie voor het personeel, een bedanking, maar ook een vorm van livecommunicatie.
- Foto: Perfect+ Event Productions

 

 GESPREKSPARTNERS

RendEvenement sprak over deze evolutie met: Cederique Saubain van The Outsider Coast, John Verstuyft van Perfect+ Event Productions, Steve Roose van Event Mosaic, Bert Knuts van Event Masters, Annemie Braes van Cum Laude Events, Geert Debusschere van Ecco La Luna en Cobus Van Gheluwe van Funkey.

 

Door een ludiek element toe te voegen, zorg je ook voor een betere beleving – Foto: Ecco La Luna
Door een ludiek element toe te voegen, zorg je ook voor een betere beleving – Foto: Ecco La Luna

DOELSTELLINGEN BEDRIJF

Personeel motiveren

Personeelsevenementen zijn een motivatie voor het personeel, een bedanking, maar ook een vorm van livecommunicatie. Dus ze moeten passen in de lijn van de interne communicatie die het bedrijf op dat moment voert. Bedrijven organiseren personeelsevents ook om hun medewerkers te motiveren. Het laat als organisatie zien dat je de inzet van je personeel waardeert. Je kan ervan uitgaan dat iedereen de maandag na het personeelsfeest weer met enthousiasme aan het werk gaat. Het event motiveert hen. Bovendien is het ook een manier om de bedrijfscultuur te tonen aan medewerkers én toekomstige werknemers.

Personeel verbinden

Ook bij multinationals speelt verbinding een enorm grote rol. Daar blijf je als werknemer vaak in je eigen omgeving en binnen je eigen departement. Het personeelsevenement is dan de ideale manier om je werknemers in contact te laten komen met andere afdelingen. Een leuk eindejaarsfeest versterkt ook de band met je personeel, toch wel de eerste ambassadeurs van je bedrijf.

Bij teambuildings valt sinds kort de verschuiving naar meer sociale interactie op – Foto: Event Masters
Bij teambuildings valt sinds kort de verschuiving naar meer sociale interactie op – Foto: Event Masters

Personeel informeren

Een event is bovendien een krachtige communicatietool. Het is een moment waarop al het personeel in dezelfde kamer is, op dezelfde moment. Zo krijgt elke werknemer op een gelijktijdig moment de boodschap mee. Aan het eventbureau om ervoor te zorgen dat de boodschap goed en duidelijk overkomt. Zo creëer je echt waarde en praat je op een effectieve manier met al je medewerkers. Content is king!

Onderdeel van meerjarenplan

Veel bedrijven moeten echter nog steeds begeleid worden. Aan welk type evenement hebben ze nu nood? Een teambuilding of een familiedag? Een interne opleiding of een eindejaarsfeest? Eventbureaus moeten hen daarbij helpen en hen aanzetten tot het nadenken over een meerjarenplan. Verschillende types evenementen vormen daar dan een onderdeel van. Personeelsevenementen kunnen ook als teambuilding ingevuld worden. Het doel is dan voornamelijk om de deelnemers een leuke en ontspannende dag te bezorgen, weg van de dagdagelijkse werkomgeving. Door een actief element aan de teambuilding te koppelen, zorg je ook voor een betere beleving en wat gezonde lichaamsbeweging. Een teambuilding zorgt ervoor dat je personeel elkaar op een andere manier leert kennen en wakkert de groepssfeer en dynamiek aan. Een teambuilding wordt ook geregeld tijdens of na een meeting georganiseerd. De deelnemers kunnen dan even ontspannen, eens uitwaaien na de inspanning. Maar ook teambuildings moeten rekening houden met de waarden van het bedrijf.

 

SOCIALE INTERACTIE EN INFORMELE SFEER CENTRAAL

Een personeelsevenement is de ideale manier om je werknemers in contact te laten komen met andere afdelingen – Foto: Event Mosaic
Een personeelsevenement is de ideale manier om je werknemers in contact te laten komen met andere afdelingen – Foto: Event Mosaic

Waar voordien amusement centraal stond (vóór 2008), wordt vandaag meer de nadruk gelegd op een rode draad en een sterk concept. De doelstelling(en) van het bedrijf moeten naar voren komen door middel van een sterk concept en een concrete uitwerking. Catering, animatie, locatie, uitnodiging … alles moet passen binnen dat geheel. Een evenement amakt vandaag de dag ook meer en meer deel uit van de marketingmix. Bedrijven zien dat nu als een manier om zich te differentiëren. Bij teambuildings valt sinds kort de verschuiving naar meer sociale interactie op.

Meer en meer wordt gevraagd om het eigen personeel te betrekken in de voorbereiding, als organisatiecomité bijvoorbeeld – Foto: The Outsider
Meer en meer wordt gevraagd om het eigen personeel te betrekken in de voorbereiding, als organisatiecomité bijvoorbeeld – Foto: The Outsider

Weg denken van het digitale en zorgen dat de mensen meer onderling communiceren. Zo creëer je een opportuniteit om meer empathie op te wekken wat de groepssfeer positief beïnvloedt. Het pure teambuildingconcept komt iets meer op de achtergrond te liggen. Samenwerken is tijdens een teambuilding zeker nog belangrijk, maar is niet meer het centrale deel van de uitstap. Amusement en lachende deelnemers, terwijl men onbewust aan het samenwerken is, vormt meer en meer het primaire stuk van een programma. Zo komt ook de persoonlijkheid van de werknemer meer op de voorgrond.

 

PERSONEEL ALS MEDE-ORGANISATOR

Meer en meer wordt gevraagd om het eigen personeel te betrekken in de voorbereiding, als organisatiecomité bijvoorbeeld of als band of dj tijdens het event zelf. Op zoek gaan naar de talenten van het eigen personeel en die ook actief inzetten! Los daarvan spelen ook nieuwe trends en technologieën nog steeds een grote rol. Als eventmanager moet je steeds op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen en trends. Technologieën zoals AR (Augmented Reality) en VR (Virtual Reality) spreken aan en worden bij briefings ook vaak gevraagd omdat ze tot de verbeelding spreken. Als ze echter niet bijdragen aan het concept, zal het bureau op zoek gaan naar andere nieuwigheden die wel perfect bij het concept passen.Bij teambuildings wordt voornamelijk gekozen om ofwel in een onderlinge competitie aan de slag te gaan, of eerder gezamenlijk naar een doel te werken. De keuze hiervan is afhankelijk van de gewenste doelstelling van de teambuilding.

 

EXTERNE GENODIGDEN

Men gaat vaker ook de partner mee uitnodigen – Foto: Cum Laude Events
Men gaat vaker ook de partner mee uitnodigen – Foto: Cum Laude Events

De laatste jaren willen bedrijven ook steeds meer het gezin in zijn totaliteit 'in the picture' zetten. De work-life balance blijft tenslotte een belangrijk punt in deze snel veranderende tijden. Daarom gaat men vaker ook de partner mee uitnodigen en bij familiedagen uiteraard het hele gezin. Bij productlanceringen worden ook de klanten van het bedrijf betrokken. Men kiest soms voor duo-events op dezelfde locatie. Er wordt daarbij een dag uitgetrokken voor het personeel, en de andere dag voor de klanten.
Als er een feest voorzien is, dan kan personeel én klanten in één event worden betrokken. Indien het eerder in de stijl van een meeting is, dan worden er inhoudelijk andere accenten gelegd, waardoor de verschillende doelgroepen (personeel/klanten/stakeholders) in aparte meetings worden gevraagd, waardoor er ander klemtonen gelegd kunnen worden. De aankleding, catering ... blijven dan wel hetzelfde (bv. ochtend voor pers, middag/avond voor klanten en dag nadien, bv. zaterdag, voor personeel).

 

KORTERE TEAMBUILDINGS

Timing voor personeels- of klantenevents zijn feitelijk min of meer dezelfde gebleven. We spreken dan vooral over avondevents. Die eindigen nu meestal rond 1u 's nachts, terwijl dit vroeger al gauw 2 à 3u was. Wat wel een duidelijke trend is, zijn kortere teambuildings. Waar vroeger voor een teambuilding al snel een halve of hele dag werd uitgetrokken, valt vandaag op dat meer en meer programma's maar maximaal 2 uurtjes in beslag nemen. Ze worden dan echter wel vaak gekoppeld aan een meeting. Voor- en nabeleving zijn wel enorm belangrijk geworden. Zo laat je het evenement leven over een langere periode en vergroot je de betrokkenheid bij je werknemers. Ook opvallend is dat de tijd tussen uitnodiging en inschrijving veel korter is geworden.

 

BINNEN OF BUITEN?

In- of outdoor is nog steeds afhankelijk van het type personeelsevent dat je organiseert. Wil je een feest met party, dan kies je natuurlijk indoor. Tijdens de zomer is het wel een must om ook een buitenzone te hebben voor de aperitief of een loungebar. Organiseer je een familiedag, dan ga je best op zoek naar een buitenlocatie. Voorzien wel een indoorzaal (of tent) voor een gemeenschappelijk moment (speech, catering …).
In België is het trouwens steeds belangrijk een 'backupplan' te hebben bij slecht weer. Outdoor vraagt iets meer logistieke uitdaging, maar de sfeer die je daar hebt, is toch geheel anders.
Bedrijven gaan ook steeds meer op zoek gaan naar unieke locaties die passen bij het concept en de rode draad van het event en van de doelstelling die ze willen bereiken. Daarin speelt in- of outdoor, uitgezonderd de periode van het jaar, eigenlijk geen rol.

 Samen met andere bedrijven het grootste personeelsfeest van het land beleven? Dat kan op Funkey Ville! – Foto: Funkey
 Samen met andere bedrijven het grootste personeelsfeest van het land beleven? Dat kan op Funkey Ville! – Foto: Funkey

 

NAZORG NIET VERGETEN

Tijdens de zomer is het wel een must om ook een buitenzone te hebben - Foto: Tsjaka
Tijdens de zomer is het wel een must om ook een buitenzone te hebben - Foto: Tsjaka

Nazorg bij een evenement is enorm belangrijk. Het resultaat van een evenement is echter niet makkelijk te meten. Maar door middel van bv. een surveytool ondervraagt het bureau nadien zowel de deelnemers aan het event als de klant over hun ervaringen. Dit nemen ze steeds mee naar de debriefing, die steevast volgt na afloop, om samen met de klant te bespreken waar het beter kan, maar ook waar de positieve punten lagen. Zo krijgt men steeds een goed beeld. Er worden tijdens evenementen ook meer en meer apps ingezet, en die zijn ook bijzonder handig bij een goede nazorg. Niet alleen de positieve maar ook de negatieve punten vormen eigenlijk de basis voor het volgende evenement. De klant wordt ook geregeld aangemaand om steeds voor een goed natraject te zorgen. De content die je krijgt op de dag van het evenement, kan je nog lang inzetten. Bovendien zal de sterke verbinding die je gecreëerd hebt op het event nog lang nazinderen bij je personeel. Het is belangrijk de 'good vibes' en de hoofdboodschap te laten voortleven na de dag van het event.Herinneringen die bij de uitgang worden uitgedeeld, zijn ook altijd leuk. Dit kan gaan van fotomateriaal over gifts voor alle deelnemers, een wisselbeker tot filmpjes op de bedrijfswebsite of sociale media-kanalen.