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07/02/2018 - TOM D'HALLUIN

COMMENT CHOISIR LE BON FOURNISSEUR ÉVÉNEMENTIEL?

“Le choix le moins cher n'est pas toujours le bon"

Jacques HanquetQuels sont les principaux critères dans le choix d'un fournisseur en audiovisuel, restauration, décoration, tentes, électricités, …? La confiance sur la base de collaborations précédentes? Le prix? La qualité? La situation financière du partenaire? Bien sûr, il y a plusieurs facteurs qui entrent en compte, mais il y a quand même certaines choses que vous ne devez pas perdre de vue en tant que client. Nous avons discuté avec Jacques Hanquet de BESA, the Belgian Event Suppliers Association. La principale conclusion? 'You pay peanuts, you get monkeys.' Autrement dit: celui qui veut payer moins cher, peut se retrouver avec de mauvaises surprises.

AUDIT FINANCIER

Cela doit être l'un de vos principaux critères: la santé financière de vos partenaires. Cela signifie que ce n'est pas la taille de l'entreprise qui est déterminante dans le choix du client. Le candidat n'a-t-il ni dettes fiscales, ni dettes sociales? Les clients effectuent régulièrement un audit financier, via Graydon, par exemple. On peut aussi appeler les références mentionnées sur le site web d'un partenaire potentiel.

FÉDÉRATION PROFESSIONNELLE

Une autre garantie de qualité est l'affiliation à une fédération professionnelle. Tous les membres de BESA ont une bonne santé financière et ont signé un Code of Conduct. Le fait qu'un fournisseur soit membre d'une fédération professionnelle, constitue certainement une valeur ajoutée. En effet, cette fédération veille à perfectionner régulièrement ses membres sur différents thèmes: sécurité, écologie, communication, …

FIABILITÉFournisseur AV

Un autre critère important est la fiabilité du partenaire. Soit le client lui fait confiance parce qu'il collabore avec lui depuis de longues années, soit il choisit un nouveau partenaire parce que des contacts de son réseau lui en ont dit du bien. Les fournisseurs doivent faire ce qu'ils promettent dans leur cahier des charges. Le client ne veut pas de mauvaises surprises par la suite. Une offre claire est très importante. Le client doit aussi comparer attentivement les offres des fournisseurs avant de faire son choix. Cela lui permet déjà de voir qui respecte toutes les règles de sécurité. Bien sûr, les fournisseurs doivent aussi être en ordre au niveau des assurances.

QUALITÉ-PRIX ET FLEXIBILITÉ

Beaucoup de clients sont disposés à payer le juste prix, mais en échange, ils veulent de la qualité. Plus que jamais, ce critère est traité par la suite lors du débriefing. Un fournisseur doit aussi être flexible. Il doit pouvoir effectuer des modifications de dernière minute (par exemple, un orateur supplémentaire à une table ronde nécessite, entre autres, un micro supplémentaire). Ces demandes de dernière minute sont fréquentes, ces dernières années. Les fournisseurs travaillent 'à la dernière minute' pour presque toutes les missions à cause des décisions tardives du client final, lesquelles réduisent sans cesse le temps de préparation des bureaux d'événements. Mais parfois, il est impossible de faire les choses correctement ou cela entraîne des risques pour le public (un mauvais montage à cause de la pression excessive, par exemple).

Sachez donc que la qualité a un prix. Une entreprise dans le secteur audiovisuel qui investit beaucoup dans la sécurité, doit payer environ 20.000 euros par an rien qu'en contrôles et en formations (VCA, par exemple). Ce coût doit être récupéré quelque part. C'est pourquoi le fournisseur le moins cher n'est pas toujours le meilleur ou en ordre avec la sécurité. Il est donc toujours intéressant d'essayer de voir chez les partenaires potentiels plus chers, ce qui justifie la différence de prix. Les bureaux d'événements doivent le communiquer à leur client. Si celui-ci choisit quand même le fournisseur le moins cher, c'est lui le responsable.

Fournisseur AnimationMOTIVATION

Un contrôle de qualité signifie parfois une certaine empathie. Les fournisseurs doivent comprendre quels sont les objectifs du client. A quelle vitesse réagit-il à une Request For Proposal? Cette vitesse de réaction en dit long sur sa motivation. Beaucoup de clients aiment recevoir une première réaction dans les 24 heures. Celle-ci ne doit pas comporter tous les détails de la proposition: une confirmation que la demande a bien été reçue, suffit.

UN SEUL CONTACT ET DE LA TRANSPARENCE

Il y a encore d'autres critères qui sont importants, mais peut-être pas déterminants. Un client aime avoir un seul interlocuteur qui s'occupe de tout aussi bien avant que pendant et après l'événement. Et il déteste les fournisseurs qui ne sont pas transparents. Une communication ouverte est indispensable. Par exemple, lorsqu'on apporte des modifications au cahier des charges, les prix doivent être adaptés immédiatement. Si un problème se produit, le fournisseur doit immédiatement le signaler. De son côté, ce dernier attend du bureau ou du client final des meetings réguliers pour pouvoir donner sa vision/son point de vue sur l'événement. En effet, les techniciens voient parfois des problèmes ou des solutions que d'autres ne voient pas.

UN BON LIEN

Dans la relation avec un fournisseur, vous construisez un lien. Si ce lien est bon, ce fournisseur peut devenir un partenaire pour des années. Sinon, la collaboration s'arrête immédiatement. Même si le fournisseur répond à tous les critères, il peut arriver que le client ne se sente pas à l'aise avec lui sur le plan personnel. Alors, parfois, le client ne lui adresse même plus de demande de proposition. Il donne alors leur chance à de jeunes entreprises. Mais en général, il le fait pour de plus petits événements. Cela permet à ces nouvelles entreprises de montrer ce dont elles sont capables. Ensuite, on peut éventuellement faire appel à elles plus tard pour de plus gros événements.
L'avantage d'une relation longue durée est que le fournisseur comprend ce qui est exprimé à demi-mots, et connaît les restrictions financières du client. Une offre sur le papier est une chose, mais avoir confiance en une collaboration en est une autre. Les deux doivent être bonnes. Cela signifie aussi que ce n'est pas toujours l'offre la moins chère qui l'emporte.

Vidéo Event & Communication Days 2017 - Jacques Hanquet parle de la minute 1.30
 

En savoir plus sur l'édition 2018: http://www.ecdays.be/fr/