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SPORT ET CULTURE POUR DES RENCONTRES UNIQUES

Les gens parlent des evenements qu'ils ont apprecies

Les événements culturels et sportifs sont des occasions idéales pour inviter ses connaissances. Le fait de partager la tension, l'émerveillement et l'émotion garantit des souvenirs inoubliables. A condition toutefois que tout ait été réglé comme du papier à musique.

VIP E3 HarelbekeL'INTERET DES INVITES

L'expression sur les accords signés 'entre la poire et le fromage' correspond tout à fait à ce concept, puisque l'ambiance détendue d'un événement offre l'occasion unique de réseauter. L'organisation d'un événementd'entreprise tout préparé est réglée comme du papier à musique, afin que le client et ses hôtes puissent profiter de l'instant et communiquer. Le point fort de ce concept, c'est d'inviter des personnes à un événement qui incarne leur centre d'intérêt, afin de toucher le client sur le plan émotionnel. L'invité apprécie ainsi considérablement l'intention de son hôte et ne manque pas de le récompenser. De plus, il n'est pas rare que les conjoints et enfants soient également invités, afin de ne pas empiéter sur la vie privée du principal intéressé. Le partenaire a,en effet, souvent un impact favorable sur la décision. Les formules d'accueil peuvent également s'appliquer à vos propres collaborateurs qui se sentent ainsi appréciés pour leurs performances. Organiser des événements en dehors du contexte de travail donne une image positive de l'entreprise.

Le service de traiteur est très important

POSSIBILITES ILLIMITEES

Un événement d'accueil peut porter sur tout type d'activité. Les possibilités sont illimitées. Elles ne sont pas liées à une région ou à un pays. En Belgique, beaucoup d'entreprises se retrouvent autour d'un match de foot ou d'une course cycliste. Parmi les plus recherchés, on retrouve les matches de Chelsea FC, du FC Barcelona, tous les matches de la coupedu monde et du championnat d'Europe, les courses cyclistes flamandes, les tournois de Grand de Chelem, la coupe du monde de gymnastique, etc. Certains événements plus originaux sont aussi utilisés comme activité d'accueil, comme la Waregem Koerse. Il y a également les événements participatifs: les événements sportifsde participation, comme l'Antwerp 10 Miles, auquel env. 2.500 VIP prennent part, en plus de10.000 travailleurs en entreprise. Pour les concerts, il existe plusieurs salles qui permettent d'organiser une activité. Il suffit pour cela de connaître les goûts et les intérêts des invités (rock, musique commerciale, dance, etc.) pour les inviter à l'événement qui leur correspond le mieux. L'exemple type d'un événement passe-partout est Night Of The Proms, une valeur sûre depuis maintenant 30 ans dans les activités d'accueil.

NOUVELLES TENDANCES

Les événements sportifs et culturels sont les plus exploités, mais on observe aussi de nouvelles tendances. Les Fêtes de la Bière allemande, une dégustation de Whisky Single Malt ou un Dinner In The Sky. 

VIP FC Barcelona

DIFFERENTES FORMULES

Toutes les attentes du client peuvent être comblées, à condition qu'elles respectent le sportif et le musiciens. Demander une activité meet-and-greet avec une personnalité qui deux minutes plus tard doit monter sur le terrain pour la coupe du monde, est naturellement exclu, puisque le sportif a besoin d'une préparation. Le nombre de personnes que l'on peut inviter à l'occasion d'un match de foot, n'est pas comparable avec d'autres événements sportifs, car plusieurs stades par semaine sont complètement remplis. Chaque stade peut accueillir environ 300 à 400 VIP. Les concerts sont naturellement moins fréquents. Il y a également les comédies musicales, les opéras, les ballets, …Il est de plus en plus difficiled'attirer les clients avec une chouette rencontre. L'offre est très variée, mais de nos jours, la tendance est plutôt aux week-ends en famille. Autrefois, on invitait 100 personnes à un concert ouà un match de foot et tout le monde venait, tous étaient contents d'être invités. Aujourd'hui, il faut diversifier les événements: dix clients apprécient le cyclisme, vingt autres préféreront un spectacle du Cirque du Soleil, d'autres encore cuisiner avec un chef étoilé, …

BUDGET

En Belgique, il faut compterpour ces activités entre 150 et 300 euros par client (parking, dîner, place pour l'événement, accès au bar), et entre 450et 850 euros par clientà l'étranger, selon le nombrede nuits, le vol, le voyageen Eurostar, …

POINTS D'ATTENTION

Aucun coût surprise

L'offre doit être complète, depuis la signalisation du parking VIP au nettoyage des tables. La formule doit couvrir tous les frais, pour ne pas vous réserver de mauvaises surprises. Il n'est pas concevable que les clients profitent d'un service irréprochable toute la soirée avant de se voir réclamer le paiementde leurs consommations en finde soirée. Les clients doiventen avoir pour leur argent.

Ne rien laisser au hasard

L'organisateur de votre événement ne peut pas décider de l'issue sportive de la rencontre, de la qualité de l'acoustique ou de l'enthousiasme de la star choisie. Par contre, il gère les invitations, le parking, la sympathie des hôtesses, la bonne gestion de vestiaires etdu repas, la qualité du repas etle service au bar.

Tout le monde y gagne

Les gens ont vécu une expérience dont ils parleront beaucoup et qu'ils n'oublieront jamais grâce à ceux qui étaient avec eux lors de cet événement. L'artiste ou le sportif profite également de cette publicité. Une situation qui profiteà tous. ?

VIP Concert

CONSEILS

Aspect géographique: gardez bien à l'esprit que votre invitation empiète sur la sphère privée de vos invités. Tenez donc compte de l'aspect géographique. Si votre entreprise est active à Bruges et que vos clients habitent au Luxembourg, organisez votre événement au Luxembourg.

Préférence des invités: tenez compte des préférences de vos invités. Ce n'est pas parce que vous êtes un fan inconditionnel d'un chanteur de variété que tout le monde l'est.

Différentiation: différenciez les groupes-cibles (hommes, femmes, spécialistes en IT, …) et essayez de diversifier l'offre. Proposez aux bonnes personnes le bon événement. Jeunes parents: invitez ce groupe-cible avec des enfants à une comédie musicale. Les jeunes parents préfèrent sortir avec leurs enfants.

N'oubliez pas les partenaires: il y a toujours un compagnon ou une compagne. L'invitation doit aussi le ou la concerner. Naturellement, cela augmente le budget et réduit le nombre d'invités.