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levi partyEXCELLER AVEC UN AMÉNAGEMENT REMARQUABLE DE VOTRE ÉVÉNEMENT

Une bonne communication est indispensable pour un bon travail de l’entreprise de location

Les entreprises spécialisées dans la location de matériel travaillent généralement en étroite collaboration avec des traiteurs ou des agences événementielles. Par conséquent, ils ont peu de contacts avec le client final. L'importance de la tâche d'une entreprise de location est souvent sous-estimée. Elle ne se contente pas de fournir des meubles et des installations techniques. Pour que tout fonctionne parfaitement sur place, une communication sincère est nécessaire entre le client et les sociétés de location. Si ces derniers veulent se démarquer, il est préférable pour eux de suivre les tendances à travers les salons d’intérieur et d'acheter régulièrement du matériel à la mode. Le client est de plus en plus exigeant: la flexibilité jusqu'à la dernière minute est une chose normale.

CHOISIR UNE SOCIÉTÉ DE LOCATION

Le client n'est généralement pas le client final.

En tant qu'entreprise, vous organisiez déjà des événements pour vos clients ou votre personnel, mais vous n'étiez pas en contact direct avec l'entreprise de location de matériel? C'est possible. C'est généralement le traiteur événementiel, le traiteur, le site et l'agence événementielle qui choisissent la société de location. Les deux parties arrangeront alors tout sous le contrôle de l'autre. Les entreprises de restauration, les lieux et les organisateurs d'événements ont leurs contacts permanents. Toutefois, ils demandent un devis à plusieurs entreprises qui, selon eux, peuvent répondre à la demande spécifique. S'ils ont déjà cherché une nouvelle entreprise de location, ils la trouveront via Google ou Instagram.

Comment pouvez-vous être unique avec votre événement?

Une entreprise n'organise pas nécessairement un événement sur une base régulière. Et s'il fait ça, il veut toujours un look différent à chaque fois. Surtout lorsque le même groupe-cible est invité à nouveau. L'expérience est tout. Il est donc essentiel que les meubles tendance soient loués et que l'entreprise de location offre des articles que personne d'autre n'a. Et que le décorateur en service avec un matériau de base solide crée la bonne ambiance. Chaque détail compte. Car le client final sera plein d'éloges pour avoir vu des petites choses qu'il n'a jamais vues ailleurs.

Services du traiteur

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Il y a des compagnies de location qui offrent tout de A à Z. Aussi le petit matériel tel que la vaisselle. Les plats sont parfois choisis en fonction de l'autre matériau, si cela peut coûter quelque chose. Les tables décoratives et les chaises chic sont livrées avec une vaisselle spéciale. Les verres transversaux, les couverts et la porcelaine, en revanche, sont souvent associés à la restauration.

Collaboration réussie

Moodboards

Les sociétés de location signalent qu'on demande de plus en plus de choses d’elles lors de l'établissement d'une offre. Le client les monte contre beaucoup d'autres concullègues ('shopping'), de sorte qu'il y a généralement peu de chances qu'ils y parviennent. Le devis doit souvent être accompagné de moodboards et de plans. C'est particulièrement le cas si le client final le demande, bien sûr.

Equipe d'intervention

Il est très important que les deux parties concluent des accords solides. Par exemple, y a-t-il un besoin d'une présence permanente de l'entreprise de location à l'événement lui-même? S'il y a beaucoup d'équipement électrique en cours d'utilisation, oui. Un problème technique doit être résolu immédiatement. Ou suffit-il qu'une ‘équipe d'intervention’ soit en attente? De nombreuses sociétés de location garantissent une permanence 24 heures sur 24 afin de pouvoir se mettre en marche immédiatement pour toute complication. Le client s'attend à ce que l'entreprise de location adopte une attitude de plus en plus flexible. Il veut vraiment pouvoir transmettre les modifications de la commande jusqu'au dernier moment.

Quels sont les éléments qui déterminent une offre complète?

Comparer les offres

Afin de pouvoir établir une offre détaillée, le client doit d'abord informer le loueur du matériel choisi par le client final. Les traiteurs et les bureaux événementiels savent exactement de quels éléments une entreprise de location a besoin pour une première demande. Les offres de différents candidats ne peuvent pas toujours être comparées individuellement, parce qu'ils ne louent pas tous le même matériel de la même manière. Il va sans dire que le prix de location de classiques tels qu'une assiette blanche et une table pliante sont très similaires. Habituellement, le prix est le même partout. Il en va de même, par exemple, pour les haut-parleurs et les microphones.

Informations sur l'accessibilité

Une offre doit également tenir compte des coûts d'installation. Cela nécessite une vue sur l'entrée au site, l'accessibilité (avec ou sans camions/plaques de roulage jusqu’à une tente, etc.), les étages, ascenseur ou non, la taille de l'ascenseur, etc. Dans le cas d'un événement majeur dans un lieu spécial, le loueur se rend sur place avant de commencer l’offre.

Tendances contemporaines

Renouveler régulièrement l'offre

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Le mobilier et tous les autres équipements loués doivent suivre le rythme de l'époque et doivent être renouvelés régulièrement. Parce que le traiteur ou l'agence événementielle du client organise des dizaines d'événements, il ne veut pas donner à chaque fois une ‘fête copier-coller’. Le look-and-feel de l'offre du loueur est déterminant. Ce n'est pas une tâche facile. Non seulement vous devez être en mesure de suivre la situation dans l'entrepôt, mais vous devez également vous assurer que les achats ne vieillissent pas trop rapidement. La plupart des sociétés de location créent une bonne base et ne se contentent pas de dire ‘oui’ aux dernières tendances de la mode. L'architecte ou le décorateur de la fête utilise sa créativité pour créer quelque chose d'original sur cette base. Ou pour créer un thème.

Visiter les salons d’intérieur

Quelques loueurs se font un point d'honneur de suivre les tendances. De cette façon, ils restent innovants et sont considérés comme des précurseurs de tendances. Chaque année, ils visitent plusieurs salons du meuble et de l'intérieur en Europe et même au-delà. En se basant sur les prévisions, ils essaient de faire une estimation correcte et de savoir si de nouveaux matériaux sont achetés ou non.

Matériaux naturels

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S'il était important pour un organisateur que les meubles soient empilables et lavables, et que tous les matériaux soient solides, alors son apparence est maintenant la caractéristique la plus importante. Il n'est pas surprenant de constater que les tons chauds et les matériaux naturels comme le bois sont souvent choisis pour créer une atmosphère chaleureuse. Parce que c'est de cela qu'il s'agit lors d'une fête: créer une expérience unique, même avec le choix des matériaux, contribuant à une atmosphère d'émerveillement. L'environnement peut être un aspect important, mais il n'est pas toujours visible dans le choix des matériaux. Les gobelets réutilisables et les conteneurs à déchets pour le triage sont cependant évidents.

Le vintage est branché

Un style qui se porte bien en 2018, c'est un style que l'on peut qualifier de 'bohemian chic', comme le style vintage. Cela se traduit par des matériaux traditionnels ou artisanaux: bois, acier, marbre, verre, matières naturelles, feutre et éléments de couleur or. La décoration se fait avec des plantes et surtout avec une lumière d'ambiance adaptée.

Comment obtenir une bonne collaboration entre le client et le loueur?

  • (client) transmettre autant de détails que possible pour l'offre.
  • Concentrer les attentes de l'événement lui-même
  • (société de location) pour être créatif dans les discussions préliminaires
  • (société de location) avoir de l'équipement à la mode dans la maison
  • déterminer si les techniciens présents à l'événement sont indispensables/souhaités
  • discuter ensemble de l'offre détaillé et expliquer pourquoi certains postes sont variables.
  • (client) transmettre le choix dès qu'une décision a été prise, afin que le matériel vous soit réservé pour la journée x.
  • (société de location) explorer minutieusement le site au préalable.
  • (client) transmettre les dommages à la société de location pour démolition/ (société de location) signaler les dommages au client avec des photos; exclure les discussions après coup, car celles-ci pourraient compromettre la bonne entente.

Merci à: Levi Party Rental - Femat - Party Rent