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DES EVENEMENTS EN EXTERIEUR POUR UN EFFET DE SURPRISE GARANTI!

La pluie n’est pas une excuse!

Qui dit événement d’entreprise, dit trop souvent une immense salle bien trop remplie. Une réception, une fête du personnel ou un anniversaire en plein air auront toujours nettement plus de charme et vous permettront de créer un effet de surprise. Toute la difficulté consiste à gérer les cordons de la bourse et à prévoir un scénario pour chaque situation météo. Naturellement, il est important de bien communiquer aussi avec les invités.

Thxville van De Schorre

POURQUOI UN EVENEMENT EN EXTERIEUR?

Alexander Coumnas du bureau Smile: “Pour la liberté. Si vous ne choisissez pas une infrastructure existante, à vous d’aménager, en extérieur en principe, l’espace que vous voulez où vous voulez pour votre événement. C’est chouette pour nous, mais aussi pour le client. Il peut demander ce qu’il veut sans devoir tenir compte des restrictions imposées par les salles. Ensuite: pour la nature, pour la ‘magie du plein air’. Si vous ne trouvez pas une salle qui vous convient, à vous de créer un effet de surprise. D’un coup, un village apparaît à un endroit où il n’y avait qu’un bois et où vous auriez juste pensé à laisser votre voiture le temps d’une promenade …”

Annelies Elsermans d’Organic-Concept: “Je rejoins Alexander: the sky is the limit. Vous êtes libre de choisir parmi les endroits les plus uniques, en plein cœur de la nature. En Belgique, il existe des endroits merveilleux: des parcs incroyables, des prairies, même des vignobles romantiques, … Et puis tous les espaces à l’esprit si particulier que l’on re­trouve dans le jardin d’un château hanté ou dans un grand domaine de loisirs. Vous êtes libre de modeler l’espace choisi pour créer votre ambiance. Les invités peuvent se délecter de l’air frais et profiter du soleil. Sans oublier: lorsqu’une entreprise fête un événement, elle peut aussi le faire sur son propre site.”

Kathleen Vandendriessche de De Schorre: “Notre domaine De Schorre s’y prête idéalement, avec toute cette verdure, les prairies et les étangs. Les organisateurs privilégient un événement en extérieur pour l’air frais et l’énergie que les collaborateurs et les clients vont y dégager.”

Donald Goedheid de Communicart event safety: “Comme Annelies vient de le dire, une entreprise choisit souvent un événement en ex­térieur, lorsqu’elle peut le faire non loin de ses bâtiments. C’est toujours bien pratique.“

De grootste uitdagingen zijn het weer en logistieke aspecten zoals stroom en water, sanitair, een keuken …
Les principaux défis sont la météo et l’organisation logistique, comme l’eau, l’électricité, les sanitaires, …

PRINCIPAUX DEFIS

Kathleen: “Le plus dur est de gérer les coûts. Car vous devez imaginer des scénarios différents en fonction des conditions météo. Va-t-il pleuvoir, y aura-t-il du vent ou fera-t-il très chaud? Et le matériel doit également convenir. S’il a plu les dernières semaines avant l’événement, le terrain devra être préparé. Nous avons résolu ce problème en coulant un enrobé sur nos différents sites. Et nous proposons un grand espace couvert dans le domaine. Grâce à notre chapiteau fixe, vous serez toujours au sec, même en plein nature et en profitant d’une bonne bouffée d’air frais.”

Alexander: “Je pense, comme Kathleen, tout de suite à l’aspect logistique et à la météo. Pour un événement outdoor, on sait en tant qu’organisateur qu’on démarre sans rien du tout à notre disposition. Tout devra être amené, transporté et monté sur place, pour ensuite être démonté et à nouveau transporté à la fin de l’événement ou du meeting. Cela demande une organisation très pointilleuse et beaucoup de travail. La météo imprévisible est aussi un problème. La semaine qui précède l’événement surtout, c’est extrêmement tendu. Vous avez pensé à plusieurs scénarios, mais juste avant l’événement, les prévisions se con­crétisent. On passe en revue tous les éléments de l’événement et on adapte le planning.”

Jan Verheyen de l’OVAM: “Les défis logistiques doivent être pris très au sérieux, et ce sans oublier les prescriptions environnementales. L’OVAM a proposé une check-list pour événements (www.groeneventscan.be). C’est une sorte d’audit environnemental pour les événements. Les organisateurs peuvent le remplir avant et après leur événement. Ils peuvent ainsi comparer leurs efforts par rapport à ceux consentis lors d’événement précédents, ou par rapport à ceux de leurs collègues.”

CONSEILS

Donald: “Lors du choix du chapiteau, privilégiez toujours un modèle conforme à la norme européenne relative aux ‘structures temporaires – tentes – sécurité’ (NBN EN13782). Lors du devis, faites ajouter en annexe le descriptif technique du chapiteau. De cette façon, vous pourrez voir sa résistance maximale au vent. Dès que le chapiteau est monté, faites réaliser une inspection indépendante par un bureau externe de contrôle technique (Vinçotte, BTV, ACEG, OCB, etc). Cela permettra de savoir si des caractéristiques locales mettent à mal la résistance maximale au vent. En cas de grand vent, de pluie ou de tempête, le chapiteau sert d’abri aux visiteurs qui s’y réfugient. Il doit donc être absolument fiable.”

Annelies: “Soyez bien préparé et prévoyez l’organisation de votre événement bien assez tôt. Le matériel disponible pour de nombreux événements est réservé pendant l’été.”

Kathleen: “Si vous avez choisi votre site sur Internet ou dans une brochure, pensez certainement à prospecter avec l’œil d’un visiteur. Prenez un maximum de photos.”

Alexander: “Ne craignez pas la pluie, mais veillez à y être préparé. La pluie laisse souvent un sentiment positif: une espèce de solidarité se développe au sein des participants, lorsque tout le monde se retrouve à l’intérieur. Si vous avez veillé à ce que les participants n’aient pas froid, à ce qu’ils soient au sec et à ce qu’ils aient à boire et à manger, vous êtes certainement en bonne voie pour un événement réussi sur tous les plans.”

ELEMENTS ANNEXES

Donald: “En tant que coordinateur de sécurité, la première chose qui me vient à l’esprit: c’est une bonne assurance pour les structures tem­poraires, comme les chapiteaux. En Belgique, nous avons un ‘plan d’action mauvais temps’. En cas d’événement en extérieur, vous devez vous charger de tout amener et de tout ali­menter s’il n’y a rien sur place: l’eau, le gaz, l’électricité et la fermeture éventuelle du site.”

Annelies: “En effet, sans oublier les infrastructures sanitaires. Vous ne devez pas forcément prévoir des urinoirs ou des toilettes de festival classiques. Le camion-toilette est une alternative plus confortable. En Belgique, le chauffage est un must. Et puis, il y aussi la cuisine et tout ce dont elle a besoin. Organic-Concept dispose de tentes séparées pouvant être aménagées en cuisines. Outre les autres chapiteaux de luxe, il existe toutes sortes de formats, ainsi que des solutions sur mesure.”

Alexander: “A peu près tout ce qui peut vous passer par la tête. D’abord, les grandes lignes en matière de logistique, comme les arrivées d’eau, d’électricité, de gaz, les sanitaires, un ou plusieurs chapiteaux, un espace de stockage pour le matériel, etc. Vous devez aussi veiller à ce que les fournisseurs puissent facilement circuler, à ce qu’il y ait des sentiers pour les visiteurs et un parking, si nécessaire. Il y a aussi une batterie de petit matériel à prévoir, car vous ne risquez pas de trouver une poubelle ou une brosse à proximité.”

Kathleen: “L’avantage de notre domaine, c’est que nous avons l’électricité, l’eau et tout le reste à disposition. Ce qui n’a pas encore été dit, c’est qu’il faut aussi prévoir une bonne signalisation routière.”

QUI DOIT ETRE INFORME?

Annelies: “La ville ou la commune. En concertation avec eux, le site doit être validé par des entreprises spécialisées.”

Kathleen: “En fonction de l’ampleur de l’événement et du nombre de participants, il faut absolument commencer par prendre contact avec des services de sécurité. Si vous prévoyez que votre événement aura un impact important sur la mobilité, vous devrez prendre les mesures nécessaires. Il y a aussi le principe de bon voisinage à respecter. Donc, prévenir les voisins ne fera pas de tort non plus.”

Alexander: “La commune, la police et les voisins. Et s’il s’agit d’une production vraiment grande ou plus complexe, les pompiers doivent aussi être informés.”

Donald: “Si votre événement se tient sur un terrain privé, vous ne devez prévenir personne en principe. Sauf s’il risque d’y avoir des nuisances (bruits, circulation, …). Si votre événement est prévu dans un domaine public, vous devrez suivre la procédure de validation d’un événement imposée par la ville/ commune en question. Cette procédure a pour but d’avertir toutes les instances concernées et d’émettre les demandes de permis.”

Als je ervoor gezorgd hebt dat je gasten het warm kunnen hebben, dat ze op een droge plek kunnen staan en lekker eten en drinken hebben, zit je goed
Si vous avez veillé à ce que les participants n’aient pas froid, à ce qu’ils soient au sec et à ce qu’ils aient à boire et à manger, vous êtes dans le bon

BRIEFING DES INVITES

Jan: “Je pense aussi à cela dans le cadre de ma fonction: les conférences de presse sur l’assainissement du sol et sur les visites de chantier. Pensez bien à les prévenir s’il est nécessaire de porter des bottes.”

Alexander: “Cela dépend de l’événement que vous organisez, et de votre approche. En théorie, la plupart des événements en extérieur peuvent être prévus pour que les invités ne doivent pas porter l’un ou l’autre accessoire. Si vous vous êtes chargé du parking et que les invités ont accès à un espace ou un chapiteau chauffé par le biais de sentiers en revêtement dur, tout comme pour les événements indoor, il n’y aura pas de différence. Si la mise en place ou l’événement le nécessite, communiquez auprès des participants la nécessité de porter de grosses chaussures, des vêtements chauds ou imperméables, etc.”

Annelies: “L’entreprise doit évidemment transmettre des directives claires à ses invités quant à l’accessibilité du site, au stationnement, au programme, au dress code, etc. Mais c’est aussi le cas pour un événement en intérieur.”

Kathleen: “Je pense surtout aux infos relatives au dress code et aux accessoires de base.”

Re-usables mogen niet ontbreken op een ecologisch verantwoord event
Pensez aux matériels réutilisables pour soutenir une organisation responsable sur le plan écologique

RESPECTER L'ENVIRONNEMENT

Alexander: “Nous veillons à ce que l’impact sur la nature soit aussi réduit que possible. Nous laissons le site aussi propre que lorsque nous l’avons trouvé, par exemple. S’il y a toutefois des dégâts, nous faisons intervenir des experts en jardins pour tout remettre en l’état. L’évacuation de l’eau, des sanitaires et d’autres choses encore peuvent polluer le sol, il faut donc tout récupérer et purifier. Lors d’un événement en pleine nature, il est très important de s’accorder avec les instances locales responsables de la gestion de l’environnement afin d’estimer l’impact des activités ou du groupe sur la faune et la flore.”

Kathleen: “Nous prévoyons toujours les installations nécessaires pour limiter au minimum l’impact du montage et du démontage du site. Les prairies sont couvertes de dalles pour que l’on puisse rouler sans tout retourner, si nécessaire. Nous proposons nos conseils dans le cadre des principes d’entreprise durable. Et avant, pendant et après l’événement, nous réagissons au plus vite pour gérer la collecte des déchets.”

Jan: “Un conseil: travaillez avec l’Eventscan de l’OVAM: groeneventscan.be.“