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13/05/2019 - DIMITRI VAN MOERKERCKE

LES EVENEMENTS DU PERSONNEL SONT DE RETOUR

DESORMAIS, ILS SONT AUSSI UTILISES COMME UNE FORME DE COMMUNICATION LIVE

Entre 2009, l'année qui a suivi la crise financière, et 2013, les événements du personnel sont les premiers à être passés à la trappe, surtout parmi les PME. Comme ils sont considérés comme une sorte de cadeau pour le personnel, la direction estimait qu'ils n'étaient pas forcément nécessaires.Les entreprises qui ont continué à organiser ces événements - surtout des multinationales - l'ont fait d'une manière différente. Cette nouvelle approche est restée et aujourd'hui, les événements du personnel sont de retour dans les PME.

Perfect+ Event Productions

Les événements du personnel sont une motivation pour le personnel, un remerciement, mais aussi une forme de communication en direct
- Photo: Perfect+ Event Productions

INTERLOCUTEURS

RendEvenement a discuté de cette évolution avec: Cederique Saubain de The Outsider Coast, John Verstuyft de Perfect+ Event Productions, Steve Roose d'Event Mosaic, Bert Knuts d'Event Masters, Annemie Braes de Cum Laude Events, Geert Debusschere d'Ecco La Luna et Cobus Van Gheluwe de Funkey.

 

En ajoutant un élément ludique, vous créez une meilleure expérience – Photo: Ecco La Luna
En ajoutant un élément ludique, vous créez une meilleure expérience – Photo: Ecco La Luna

OBJECTIFS

Motiver le Personnel

Créer des liens au sein du personnelLes événements du personnel sont une motivation pour le personnel, un remerciement, mais aussi une forme de communication en direct. Ils doivent donc s'inscrire dans la communication interne menée par l'entreprise. Les entreprises organisent aussi ce genre d'événement pour motiver leurs employés. En tant qu'organisation, elles montrent ainsi qu'elles apprécient l'engagement de leur personnel. En effet, vous pouvez être sûr que le lundi qui suit la fête du personnel, chacun reprendra le travail avec enthousiasme, motivé par l'événement. De plus, c'est aussi une façon de présenter la culture de l'entreprise aux collaborateurs et aux futurs collaborateurs. Ces liens jouent également un rôle crucial dans les multinationales, où les employés sont souvent cantonnés à leur propre environnement, dans leur propre service. L'événement du personnel est alors le moyen idéal de mettre vos employés en contact avec d'autres services. Une belle fête de fin d'année renforce également votre lien avec vos employés, qui sont les premiers ambassadeurs de votre entreprise.

On note dans les teambuildings un glissement vers une interaction plus sociale – Photo: Event Masters
On note dans les teambuildings un glissement vers une interaction plus sociale – Photo: Event Masters

Informer le personnel

Un événement est aussi un puissant outil de communication car il réunit tout le personnel au même endroit, au même moment. Tous les employés reçoivent alors le message en même temps. C'est à l'agence événementielle de s'assurer que le message passe bien. Ainsi, vous créez une réelle valeur ajoutée et parlez efficacement à tous vos employés. Le contenu est roi!

Dans le cadre d'un plan pluriannuel

Cependant, de nombreuses entreprises ont encore besoin d'être encadrées. De quel type d'événement ont-elles besoin: un teambuilding ou une journée familiale, une formation interne ou une fête de fin d'année? Les agences événementielles doivent les aider à cet égard et les encourager à réfléchir à un plan pluriannuel, comprenant différents types d'événements.Les événements du personnel peuvent également être utilisés comme teambuilding. L'objectif est alors d'offrir aux participants une journée amusante et relaxante loin de l'environnement de travail quotidien. En associant au teambuilding un élément actif, vous assurez une meilleure expérience et une activité physique saine. Un teambuilding permet à vos collaborateurs d'apprendre à se connaître d'une manière différente et stimule l'esprit et la dynamique de groupe. Il arrive régulièrement qu'un teambuilding soit organisé pendant ou après une réunion. Les participants peuvent alors se détendre et prendre un bol d'air frais après l'effort. Mais les teambuildings doivent également tenir compte des valeurs de l'entreprise.

 

Un événement du personnel est idéal pour amener vos employés à entrer en contact avec d'autres services – Photo: Event Mosaic
Un événement du personnel est idéal pour amener vos employés à entrer en contact avec d'autres services – Photo: Event Mosaic

INTERACTION SOCIALE ET AMBIANCE INFORMELLE

Alors qu'autrefois (avant 2008), le divertissement jouait un rôle central, aujourd'hui l'accent est mis sur un fil conducteur et un concept fort. L'objectif ou les objectifs de l'entreprise doivent émerger au moyen d'un concept fort et d'une élaboration concrète. Restauration, animation, lieu, invitation ... tout doit s'inscrire dans cet ensemble. Aujourd'hui, un événement fait aussi de plus en plus partie du mix marketing. Les entreprises y voient un moyen de se différencier. Depuis peu, on note dans les teambuildings un glissement vers plus d'interaction sociale. 

On demande de plus en plus une implication du personnel dans la préparation en tant que comité d'organisation par exemple – Photo: The Outsider
On demande de plus en plus une implication du personnel dans la préparation en tant que comité d'organisation par exemple – Photo: The Outsider

L'idée? S'affranchir du numérique et faire en sorte que les gens communiquent davantage entre eux. On crée ainsi une occasion de stimuler l'empathie, ce qui a un impact positif sur l'esprit de groupe. Le concept de teambuilding pur passe un peu plus à l'arrière-plan. La collaboration est encore importante lors d'un teambuilding, mais elle n'est plus l'élément central.
Ce qui compte de plus en plus dans le programme, c'est d'amuser et de faire rire les participants tout en les amenant à collaborer de manière inconsciente. Cela fait également ressortir davantage la personnalité de l'employé.

 

IMPLIQUER LE PERSONNEL DANS L'ORGANISATION

On demande de plus en plus souvent que le personnel soit impliqué dans la préparation, en tant que comité d'organisation par exemple, ou en tant que groupe ou DJ pendant l'événement proprement dit. Cherchez les talents au sein de votre personnel et exploitez-les activement! Indépendamment de ça, les nouvelles tendances et technologies jouent toujours un rôle majeur. En tant que gestionnaire d'événements, vous devez toujours être au courant des nouveaux développements et des nouvelles tendances. Les technologies telles que la réalité augmentée (AR) et la réalité virtuelle (VR) attirent et sont souvent demandées lors des briefings car elles parlent à l'imagination. Cependant, si elles n'apportent rien au concept, l'agence recherchera d'autres nouveautés plus adaptées. Lors des teambuildings, on choisit soit de travailler en compétition mutuelle, soit de travailler ensemble vers un même objectif. Ce choix dépend de l'objectif du teambuilding.

 

 On va plus souvent inviter le partenaire également – Photo: Cum Laude Events
 On va plus souvent inviter le partenaire également – Photo: Cum Laude Events

INVITES EXTERNES

Ces dernières années, les entreprises veulent davantage mettre en évidence la famille dans son ensemble. En effet, l'équilibre entre le travail et la vie personnelle reste un point important en ces temps qui changent rapidement. C'est pourquoi on invite souvent le partenaire voire toute la famille lors des journées familiales. Les clients de l'entreprise sont également impliqués dans les lancements de produits. Parfois, on choisit aussi d'organiser des événements en duo au même endroit: une journée pour le personnel et une autre pour les clients. Si une fête est prévue, le personnel et les clients peuvent être impliqués dans un même événement. Si cet événement ressemble davantage à une réunion, on met des accents différents au niveau du contenu. Les divers groupes cibles (personnel/clients/intervenants) sont alors invités à des réunions distinctes, ce qui permet de mettre l'accent sur différents aspects. La décoration, la restauration ... restent identiques (p.ex. le matin pour la presse, l'après-midi/le soir pour les clients et le lendemain, p.ex. le samedi, pour le personnel).

 

TEAMBUILDINGS PLUS COURTS

Le timing des événements destinés au personnel ou aux clients est resté plus ou moins le même. Il s'agit surtout d'événements en soirée. Maintenant, ils se terminent généralement vers 1 h du matin, contre 2 à 3 h autrefois. En revanche, on note une nette tendance aux teambuildings plus courts. Alors qu'autrefois, on consacrait facilement une demi-journée ou une journée complète à un teambuilding, on constate aujourd'hui que de plus en plus de programmes ne prennent que 2 heures maximum. Cependant, ils sont souvent associés à une réunion. La pré-expérience et la post-expérience sont devenues très importantes. Cela permet d'étaler l'événement sur une plus longue période et d'augmenter l'implication de vos employés. On constate également que le délai entre l'invitation et l'inscription est devenu beaucoup plus court.

Aimeriez-vous participer à la plus grande événement du personnel du pays avec d'autres entreprises? C'est possible à Funkey Ville! - Photo: Funkey
Aimeriez-vous participer à la plus grande événement du personnel du pays avec d'autres entreprises? C'est possible à Funkey Ville! - Photo: Funkey

INTERIEUR OU EXTERIEUR?

Cette question dépend toujours du type d'événement du personnel que vous organisez. Si vous voulez un événement en mode 'party', choisissez l'intérieur. En été, il est indispensable de disposer d'un espace extérieur pour l'apéritif ou d'un bar lounge. Si vous organisez une journée familiale, mieux vaut chercher un endroit à l'extérieur. Mais prévoyez une salle intérieure (ou une tente) pour un moment commun (discours, restauration ...). En Belgique, il est toujours important d'avoir un 'plan B' en cas de mauvais temps. L'extérieur entraîne un peu plus de défis logistiques mais l'ambiance est complètement différente. Les entreprises cherchent de plus en plus des lieux uniques qui correspondent au concept et au fil rouge de l'événement ainsi qu'à l'objectif qu'elles veulent atteindre. Dans ce cas, l'intérieur ou l'extérieur ne joue pas vraiment, à l'exception de la période de l'année.

 

ET APRES?

En été, il est indispensable d'avoir une zone extérieure - Photo: Tsjaka
En été, il est indispensable d'avoir une zone extérieure - Photo: Tsjaka

Le suivi d'un événement est très important. Cependant, le résultat d'un événement n'est pas facile à mesurer. Mais au moyen d'un outil d'enquête, par exemple, l'agence interroge ensuite les participants à l'événement et le client à propos de leurs expériences. Elle emporte toujours le résultat au débriefing qui suit l'événement afin de discuter avec le client des points qui peuvent être améliorés mais aussi des points positifs. Ainsi, vous avez toujours un bon aperçu. De plus en plus d'applications sont utilisées pendant les événements et celles-ci sont également très utiles pour un bon suivi. L'événement suivant sera donc basé non seulement sur les points positifs mais aussi sur les points négatifs. Il est régulièrement rappelé au client qu'il doit veiller à un processus de suivi efficace. Le contenu que vous obtenez le jour de l'événement peut être utilisé pendant longtemps. De plus, le lien fort que vous avez créé lors de l'événement continuera de résonner longtemps auprès de votre personnel. Il est important de perpétuer les 'bonnes ondes' et le message principal après le jour de l'événement.Les souvenirs distribués à la sortie sont toujours sympas. Il peut s'agir de matériel photographique sur des cadeaux pour les participants, d'un trophée, de vidéos sur le site web de l'entreprise ou sur les réseaux sociaux.